Schulungen zum Energiemanagement nach ISO 50001
Mit einem Energiemanagementsystem (EnMS) ist untrennbar die Kompetenz und Schulung der Mitarbeiter verbunden. Denn die DIN EN ISO 50001 fordert Schulungen, die Mitarbeiter dazu befähigen, den Energieverbrauch im Unternehmen positiv zu beeinflussen. Außerdem sollen Mitarbeiter ein auf Energie bezogenes Bewusstsein erlangen, um das Energiemanagementsystem aktiv umzusetzen. Wie aber lassen sich diese Normforderungen genau umsetzen? Was ist bei der Planung und Durchführung einer Schulung im Energiemanagement zu beachten? Mehr dazu lesen Sie in diesem Beitrag.
Mitarbeiter, die im Energiemanagementsystem und beim Energieverbrauch eine wichtige Rolle spielen, müssen rund um das Energiemanagement kompetent und fit sein. Sind sie es nicht, so braucht es eine Schulung rund ums Energiemanagement, die nicht vorhandene Fähigkeiten vermittelt. Mit diesen beiden Forderungen formuliert die ISO 50001 in ihren Abschnitten 7.1 und 7.2 „Kompetenz und Bewusstsein“ eigentlich eine Selbstverständlichkeit.
Wer sich hier aber um die konkrete Umsetzung kümmern darf, für den bringt diese Selbstverständlichkeit eine ganze Reihe von Fragen mit sich. Angefangen von den Mitarbeitern, die zu schulen sind, über die Inhalte bis hin zur korrekten Nachweisführung gibt es einiges zu beachten.
Dieser Beitrag beantwortet deshalb zentrale Fragen rund um Schulungen im Energiemanagement und gibt hilfreiche Tipps für deren Planung und Organisation an die Hand.
So führen Sie die Bedarfsanalyse zur Schulung Energiemanagement durch
Jede Schulung im Energiemanagement startet mit einer Bedarfsanalyse. Es ist sinnvoll, die Ergebnisse dieser Bedarfsanalyse jährlich in einem Arbeitsdokument festzuhalten.
Ergebnis der Bedarfsanalyse ist:
- Wer ist zu schulen?
- Was ist zu schulen?
- Wie oft ist zu schulen?
Wer ist zu schulen?
Eine Forderung der DIN EN ISO 50001 besteht darin, dass jeder, der einen wesentlichen Einfluss auf den Energieverbrauch hat, qualifiziert sein und es auch bleiben muss.
Wenn Sie also die wesentlichen Energieeinsatzbereiche kennen, können Sie auch die Personenkreise zuordnen, die hier Einfluss ausüben – auf diese sollten Sie Ihre Schulungen besonders fokussieren.
Zu diesen Mitarbeitern zählen meist:
- Verantwortliche für die Bereiche
- in diesen Abteilungen arbeitende Personen (intern/extern)
- für diese Abteilungen planende Personen (intern/extern)
- für diesen Bereich zuständige Einkäufer (intern/extern)
Viele schreiben in aller Regel dem Vorgesetzten den größten Einfluss auf die energiebezogenen Leistungen in einer Abteilung zu. Das ist nicht immer korrekt. Zum Beispiel beeinflusst der Anlagenführer einer großen verketteten Produktionsanlage die Energieeffizienz seiner Anlage oft wesentlich. Auch die Gruppe der Produktionsplaner gehört ggf. entsprechend geschult. Denn planen diese ihre Produktionsstruktur sehr inhomogen, verschlechtern sich ihre Energiekennzahlen durch häufige Umstellvorgänge und Leerlaufphasen.
Wichtige Personenkreise finden Sie in den folgenden Positionen:
- mittleres Management
- Rechnungswesen und Controlling
- Produktionsplanung
- technische Planung
- Personal
- Beschaffung
Denken Sie daran, auch ggf. externe Kräfte in Ihre Überlegungen einzubeziehen.
Tipp: Betroffene Personenkreise in einer Tabelle erfassen
Die betroffenen Personenkreise können Sie übersichtlich in einer Tabelle oder einer Datenbank erfassen. Das hat den Vorteil, dass die Daten leicht von einem Schulungszyklus in den nächsten zu transferieren sind. Hier beschreiben Sie die Stelle sowie die aktuellen und benötigten Kompetenzen. Wichtig ist hier auch eine kurze Beschreibung der Möglichkeiten, wie ein bestimmter Personenkreis auf die Verbesserung der energiebezogenen Leistung hinwirken kann. Anhand beispielsweise eines Ishikawa-Diagramms erkennen Sie sofort die wesentlichen Einflussmöglichkeiten.
Was ist zu schulen?
Unabhängig von spezifischen Personenkreisen muss jeder, der im und für ein Unternehmen arbeitet,
- wissen, dass es im Unternehmen ein EnMS gibt,
- sich der Energiepolitik bewusst sein: Alle betroffenen Personen müssen außerdem Zugang zur Energiepolitik haben. Hier hat sich ein entsprechender Aushang bewährt.
- wissen, wie er im Rahmen seiner Möglichkeiten zum Erfolg des Energiemanagementsystems beitragen
- sich im Klaren darüber sein, welche Folgen es hat, wenn die Ansprüche des EnMS nicht erfüllt
Es ist ebenfalls sehr nützlich, wenn die Mitarbeiter über die Größenordnung einer möglichen finanziellen Einsparung durch den Betrieb eines solchen Systems informiert sind, sodass sie dessen Wert für die Unternehmensentwicklung auch erkennen können.
Wie oft ist zu schulen?
Die ISO 50001:2018 macht keine konkrete Vorgabe über Art und Umfang einer Energiemanagement Schulung. Sie legt in Kapitel 7.1 nur fest, dass ein Unternehmen die nötigen Ressourcen bereitstellen muss, die sicherstellen, dass alle erforderlichen Mitarbeiter für ihre Funktion im EnMS hinreichend befähigt sind.
Wie Qualifizierungslücken erkennen?
Der Begriff Kompetenz, den die ISO 50001:2018 benutzt, zielt auf die
- Erfahrung,
- Ausbildung,
- Fertigkeiten und
- Schulungen
eines Mitarbeiters ab. Berücksichtigen Sie diese vier Aspekte bei der Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs.
Greifen Sie auf Fragebögen oder Befragungen zurück, um zu verstehen, welche Personengruppe welchen Kenntnisstand hat. Aber drängen Sie Mitarbeiter nicht in eine Prüfungssituation hinein.
Vorgesetzte als Informationsquelle über den Kenntnisstand von Mitarbeitern sind nützlich, aber nicht immer objektiv. Die Projektion eigenen Wissens und die Erwartungshaltung an die eigenen Mitarbeiter lässt das Wissen einer Gruppe oft größer erscheinen, als es tatsächlich ist.
Hilfreich kann es auch sein, bei regelmäßigen abteilungsinternen Besprechungen den Einfluss auf das EnMS zu diskutieren. So werden sich die Mitarbeiter des Themas bewusster oder sehen ggf. selbst, wo sie ihre Kenntnisse erweitern müssten.
Bedarfsanalyse im Überblick
Die folgende Abbildung zeigt einen Überblick über den Ablauf der Bedarfsanalyse sowie die verschiedenen Möglichkeiten, Qualifizierungsbedarf festzustellen.
Energiemanagement Schulung planen und beauftragen
Voraussetzung für die Durchführung einer Schulung: Sie müssen jemanden damit beauftragen. Egal ob intern oder extern, diese Beauftragung sollte, ähnlich wie eine technische Anfrage, vollständig und detailliert erfolgen.
Zur Auftragsklärung gehören diese Punkte:
- Wer vermittelt das Wissen?
- Welche Ziele sollen erreicht werden?
- Wer nimmt an der Schulung teil?
- Was ist der Inhalt der Schulung?
- Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Wer vermittelt das Wissen?
Der Erfolg einer Schulungsmaßnahme hängt sehr von demjenigen ab, der die Rolle des Trainers übernimmt. Lehnen ihn die Schulungsteilnehmer in seiner Person, seiner sozialen Kompetenz oder seinem Fachwissen ab? Das gefährdet den Schulungserfolg.
Welche Ziele sollen erreicht werden?
Das Ziel einer Schulung im Energiemanagement kann sehr unterschiedlich aussehen. Beginnend bei der einfachen Bewusstmachung von Informationen bis hin zur umfangreichen Vermittlung von Fachwissen: Wichtig ist, dass vor der Planung der Schulung das Ziel feststeht
Wer nimmt an der Schulung teil?
Die genaue Beschreibung der Schulungsteilnehmer ermöglicht dem Trainer, seine Methoden möglichst gut auf die Gruppe abzustimmen. Je nach Tätigkeits- und Bildungsniveau sind verschiedene Vorgehensweisen und Methoden angemessen, auch die Dauer einer Schulung und die individuelle Aufnahmefähigkeit variiert sehr stark. Je besser der Trainer es versteht, sich und die Ausgestaltung der Schulung auf die Teilnehmer abzustimmen, umso wahrscheinlicher ist der Schulungserfolg.
Was ist der Inhalt der Schulung?
Der Schulungsinhalt wird im Rahmen der Bedarfsanalyse bestimmt. Der Trainer ist verpflichtet, sich an die mit seinem Auftraggeber vereinbarten Inhalte zu halten. Dies bedeutet nicht, dass er nicht auf Fragen und ergänzende Themen eingehen soll, aber Zeit- und Themendisziplin stehen im Vordergrund.
Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Eine der wichtigsten Ressourcen des Trainers ist die zur Verfügung stehende Zeit, die er für die Schulung in Anspruch nehmen kann. Die Zeit und die Lehrgangsinhalte bestimmen sowohl die Schulungsmethode als auch die Detailtiefe der Schulung. Weiterhin gehören zu den Ressourcen Mittel wie Raum, PC, Beamer, Tafel, Flipchart.
Durchführung der Schulung zum Energiemanagement
Je nach Thema und Schulungsumfang kann es sinnvoll sein, den Teilnehmern vorbereitende Informationen an die Hand zu geben wie z.B. einen Fragenkatalog. So werden Diskussionen um offene Fragen zielorientierter und die Einbindung der Schulungsteilnehmer ist einfacher.
Während der Schulung helfen Flipcharts, Pinboards und ähnliche Hilfsmittel dabei, Aussagen von Schulungsteilnehmern verbindlicher zu gestalten. Das Niederschreiben von Fragen und Feststellungen hilft den meisten Menschen, sich auf die wesentlichen Punkte zu beschränken und diese auch klarer zu beschreiben.
Schulungen können auf verschiedene Arten abgehalten werden: Vom reinen Vortrag bis zur Übung oder Diskussion ist alles möglich. Die verschiedenen Schulungsmethoden beschreibt dieser Beitrag. Die Methodenwahl hängt sowohl von dem angestrebten Ziel als auch von den Teilnehmern ab.
Nach der Schulung sollten die Teilnehmer eine Unterlage erhalten, mit deren Hilfe sie die Schulungsinhalte wiederholen können.
Wie lassen sich Nachweise dokumentieren?
Die ISO 50001:2018 verlangt ausdrücklich, dass die Maßnahmen zur Ausbildung von Kompetenz und Bewusstsein dokumentiert sein müssen. In der Praxis bedeutet dies für Unternehmen, dass sie bei jeder Schulung zum Energiemanagement die folgenden Informationen dokumentieren müssen:
-
- Schulungsplan
- Verfahren zur Erstellung des Schulungsplans
- betroffene Personenkreise
- Formblätter im Schulungsbereich
- zeitliche Abfolge
- Schulungsinhalte und Schulungsunterlagen
- Schulungsnachweise
- Zeugnisse und Testate
- Verhandlungsunterlagen
- Gesprächsprotokolle
- Bestellungen
Natürlich können Unternehmen in einzelnen Unterlagen mehrere dieser Informationen unterbringen.
Ist ein Schulungsplan notwendig?
Im Energiemanagementsystem nach ISO 50001:2011 ging es überwiegend um die Aufbewahrung von Schulungsnachweisen u.Ä. Die ISO 50001:2018 fordert eine umfassendere Dokumentation der Kompetenz der Mitarbeiter. Ob sich hier weitere Schwierigkeiten im Bereich des Datenschutzes für die Betriebe ergeben, liegt letztendlich daran, wie das Unternehmen die Speicherung der Kompetenznachweise organisiert. Von einem direkten Schulungsplan ist zwar in der ISO 50001:2018 nicht mehr die Rede. Das heißt aber nicht, dass ein Schulungsplan nicht mehr erforderlich ist. Er eignet sich weiterhin hervorragend, um die Kompetenzbildung zu lenken und zu steuern.
