Rechtskataster nach ISO 50001: So geht’s
Jedes Managementsystem macht in der Regel eine regelmäßige Bewertung erforderlich, ob die geltenden rechtlichen Verpflichtungen eingehalten werden. Diese Bewertung erfolgt zumeist in einem Rechtskataster, das die einschlägigen Vorschriften aufführt. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Rechtskataster nach ISO 50001 üblicherweise beinhaltet, worauf Sie bei dessen Erstellung und Pflege achten sollten und wie Sie das Rechtskataster aktuell halten.
Die erfolgreiche Zertifizierung eines Energiemanagementsystems im Unternehmen erfordert es, dass Sie sich mit zahlreichen rechtlichen Vorgaben auseinandersetzen. Die DIN EN ISO 50001:2018-12 (im Nachfolgenden als ISO 50001 bezeichnet) verpflichtet Unternehmen nämlich zu „Compliance“ mit geltenden rechtlichen Vorschriften – und das ist ohne ein Rechtskataster kaum möglich.
Zertifizierung nach ISO 50001 ohne Rechtskataster? Kaum vorstellbar!
Die DIN EN ISO 50001 fordert
- eine rechtskonforme Einführung und Aufrechterhaltung des Managementsystems ebenso wie
- die Einhaltung selbst gewählter Verpflichtungen.
Um beides zu gewährleisten, verlangt die Norm, dass das Unternehmen eine Systematik einführt, mit der es jederzeit überprüfen kann, ob es die rechtlichen Vorgaben auch einhält. Unternehmen müssen also dokumentieren, dass sie die Rechtsvorschriften erfüllen, und dies anhand konkreter Daten für die Außendarstellung aufbereiten.
Eine entsprechende Pflicht, das über ein Rechtskataster zu bewerkstelligen, sieht die ISO 50001 zwar nicht explizit vor. Will die Unternehmensleitung in Sachen Compliance und Zertifizierung jedoch „auf der sicheren Seite sein“, ist die Entscheidung für ein Rechtskataster sinnvoll und empfehlenswert. Denn ein Rechtskataster listet die gesamten unternehmerischen Pflichten nach ISO 50001 in geordneter und aktualisierter Form auf.
Tipp
Auch Unternehmen mit mehreren Managementsystemen führen am besten nur ein einziges, umfangreiches Rechtskataster. So hält sich der damit verbundene Aufwand in Grenzen.
Was ist ein Rechtskataster?
Der Begriff Rechtskataster beschreibt die Sammlung sämtlicher Rechtsanforderungen, die für ein Unternehmen relevant sind. Mit anderen Worten enthält ein Rechtskataster eine – idealerweise stets aktualisierte – Übersicht über alle für ein Unternehmen geltenden Gesetze, Richtlinien, Verordnungen, Normen, Verträge, Satzungen und sonstigen bindenden Verpflichtungen.
Ein sorgfältig geführtes und gepflegtes Rechtskataster ermöglicht es, die Einhaltung der Rechtsanforderungen zu bewerten, und es dokumentiert die Umsetzung.
Rechtskataster nach ISO 50001 erstellen
Ein Rechtskataster nach ISO 50001 zu erstellen ist mit hohem zeitlichen und personellen Aufwand verbunden, denn es gibt zahlreiche Rechtsvorschriften allein im Energiebereich. Die betrieblich relevanten unter ihnen müssen erfasst, regelmäßig auf ihre Aktualität hin überprüft und ggf. ausgetauscht oder ergänzt werden.
Hinzu kommt die Qualität der Gesetze: 50 % sind für den Laien schwer verständlich.
Deshalb wird die Erstellung und Pflege eines Rechtskatasters häufig auch an externe Dienstleister ausgelagert.
Falls Sie in Ihrem Unternehmen die Erstellung und Pflege des Rechtskatasters ohne externe Hilfe bewerkstelligen, sollten Sie Folgendes beachten:
Vorschriften sichten und auswählen
- Sammeln Sie alle relevanten Rechtsanforderungen für Ihr Unternehmen und ordnen Sie diese nach Kategorien.
- Ermitteln Sie auch sonstige Verpflichtungen (Vereinbarungen mit Kunden, Absprachen mit Branchenverbänden etc.).
Inhalte und Struktur des Rechtskatasters
- Vermerken Sie
- Titel der Vorschrift inkl. gängiger Abkürzung
- Art der Vorschrift (Norm, Gesetz, Verordnung etc.)
- Herausgeber (EU, Bund, Kommune)
- letzte Änderung der Vorschrift
- relevante Paragrafen der Gesetze und Verordnungen
(Beschreiben Sie kurz die Inhalte und halten Sie fest, für was, wen und wo die Vorschrift im Unternehmen von Bedeutung ist.)
- Sichern Sie sich einen Zugang zum Originalwortlaut der Vorschrift und verweisen Sie im Rechtskataster darauf
- Geben Sie Verweise zu unternehmensinternen Dokumenten und Prozessen an, die die Einhaltung der Rechtsanforderung sicherstellen.
Überprüfung und Aktualisierung
- Bestimmen Sie die für die Einhaltung der Rechtsanforderungen verantwortlichen Stellen und Mitarbeiter.
- Bestimmen Sie eine geeignete Periode zur regelmäßigen Überprüfung und Pflege des Rechtskatasters.
- Bevor die erfassten Rechtsanforderungen auf relevante Aktualisierungen seit der letzten Überprüfung gecheckt werden, sollten Sie auch überprüfen, ob sich im Unternehmen viel geändert Dies dient der Sicherstellung, dass die bisher ermittelten relevanten Rechtsanforderungen immer noch vollständig sind.
Rechtskataster nach ISO 50001 pflegen
Wer ist im Betrieb für das Rechtskataster verantwortlich? Das sollten Sie unbedingt klären. Zu den zentralen Aufgaben dieser Person gehören unter anderem
- die Aktualität der eingepflegten Daten sicherzustellen,
- aktualisierte Inhalte gegenüber denjenigen zu kommunizieren, die davon betroffen sind, sowie
- die Prüfung und Aktualisierung des Rechtskatasters zu dokumentieren.
Dokumentation ist das A & O
Bei der Pflege des Rechtskatasters muss gewährleistet sein, dass die rechtlichen Anforderungen in regelmäßigen Abständen überprüft und aktualisiert werden. In diesem Kontext muss dokumentiert werden,
- wer die Überprüfung und Aktualisierung zu verantworten hat,
- wann die letzte Änderung durchgeführt wurde und
- wann die nächste Aktualisierung durchzuführen ist.
Darüber hinaus gilt es zu dokumentieren, auf welche Weise ein Betrieb gewährleistet, dass
- die Aktualität des Rechtskatasters sichergestellt ist,
- neue Anforderungen in das Rechtskataster aufgenommen werden und
- sämtliche Anforderungen den betroffenen Personen kommuniziert werden.
Unterstützung durch externe Dienstleister
Nicht nur aufgrund des hohen Aufwands, sondern auch wegen der Risiken bei Verstößen (Strafzahlungen, Unterbrechungen des Produktionsbetriebs) greifen viele Unternehmen auf Dienstleistungen wie den WEKA-Vorschriftendienst zurück.
Die Vorteile: Die Recherchearbeit entfällt, der Nutzer erhält Zugang zu einer aktuellen Rechtsdatenbank und wird automatisch, z.B. per E-Mail, über neue Gesetze und Gesetzesänderungen informiert. Natürlich bleibt der Betrieb in der Pflicht, diese umzusetzen. Voraussetzung dafür ist die Prüfung des jeweiligen Zusammenhangs zwischen Normänderung und konkreter betrieblicher Situation vor Ort.
