Energiemanagementbeauftragte: Darum sind und bleiben Sie wichtig

Der Energiemanagementbeauftragte war in der DIN EN ISO 50001:2011 der Verantwortliche für die Pflege und den Betrieb des Energiemanagementsystems. Die DIN EN ISO 50001:2018 fordert nun nicht mehr ausdrücklich einen Energiemanagementbeauftragten. Stattdessen trägt die Norm der obersten Leitung die Bildung eines Energieteams auf. Das ist an sich eine wesentliche Änderung von alter zu neuer Normanforderung – oder? Lesen Sie, warum Sie die Rolle trotzdem besetzen sollten und wie Sie diese ohne großen Aufwand an die ISO 50001:2018 anpassen.

Jedes Unternehmen steht nun vor der Aufgabe, zu entscheiden, ob es seine seit Langem etablierte Struktur von Grund auf erneuern oder beibehalten möchte. Dass kein Energiemanagementbeauftragter mehr ernannt werden muss, schließt nämlich nicht aus, dass das Unternehmen sich dennoch für die Besetzung oder Schaffung einer solchen Position entscheiden kann. Unseres Erachtens bleibt der Energiemanagementbeauftragte wichtig. Im Folgenden erklären wir, warum.

Wir empfehlen, Energiemanagementbeauftragte weiterhin beizubehalten

Im Grunde übernimmt das Energieteam laut ISO 50001:2018 viele der Funktionen, die nach alter Norm der Energiemanagementbeauftragte innehatte. Die neue Norm legt folgende Aufgaben in die Hände des Energieteams:

• Aufbau, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung des EnMS
• Betrieb des EnMS im Sinne der Norm
• Einführung von Aktionsplänen zur fortlaufenden Verbesserung der energiebezogenen Leistungen
• Festlegen von Kriterien und Verfahren, die für das Sicherstellen einer wirksamen Funktion und Steuerung des EnMS erforderlich sind

Das Energieteam muss also viele verschiedene Aufgaben erledigen, z.B. Projekte planen, überwachen, verbessern und regelmäßig an die Geschäftsleitung berichten. Aus der Erfahrung von Projektarbeit wird es dabei meist als sinnvoll angesehen, weiterhin einen Energiemanagementbeauftragten als Koordinator und zentrale Ansprechperson zu ernennen. Außerdem haben sich in den meisten Unternehmen bereits funktionierende Strukturen etabliert und die Beauftragten haben sich in ihre Rolle eingefunden.

Beispiel: Energiemanagementbeauftragte als Teamleiter

Für die Beibehaltung spricht auch die umfangreiche Literatur, die sich mit der Frage beschäftigt, wie Teams am besten funktionieren können. Der gemeinsame Konsens lautet: „Ein Team funktioniert umso besser, je eindeutiger die Aufgaben und Regeln für das Team sind.“ Wenn aber „Team“ nur noch steht für „Toll, ein anderer macht‘s (hoffentlich)!“, kann das Team Projektziele nicht sicher erreichen. Deshalb ist es hilfreich, weiterhin einen Teamleiter zu haben.

Beispiel: Energiemanagementbeauftragte als zentrale Ansprechpartner in der Kommunikation

Normkapitel 5.3. fordert, dass die oberste Leitung in geplanten Zeiträumen informiert werden muss. Es ist effektiver und einfacher, wenn in einem ersten Schritt nur eine Person der obersten Leitung Bericht erstattet. Bei weiterem Wissensbedarf können dann die entsprechenden Experten aus dem Team hinzugezogen werden.

Passen Sie die Rolle des EnMB an die ISO 50001:2018 an

Die neue Norm ändert die stellenbezogene Zuordnung der verschiedenen Aufgaben. Sollte dies bei der Systemumstellung neu geregelt werden, so müssen Sie an dieser Stelle die Aufgabenorganisation ändern. Dies ist letztendlich nicht nur zu postulieren, sondern dann auch in entsprechenden Dokumenten wie z.B. im Organigramm zu dokumentieren.

Einfacher ist es an dieser Stelle, Aufgaben, Befugnisse und Ressourcen des Energiemanagementbeauftragten zu erweitern sowie das Energieteam in die entsprechende prozessuale Beschreibung des Managementsystems aufzunehmen. Durch den Verweis auf den Energiemanagementbeauftragten und seine Rolle als Teamleiter wird eine aufwendige Dokumentenänderung umgangen – und dennoch entspricht dieses Vorgehen dann der Norm von 2018.

Anforderungen an den Energiemanagementbeauftragten

Die Durchsetzungsfähigkeit und der Betrieb des Managementsystems sind zwar abhängig von der Durchsetzungskraft der Geschäftsführung, diese kann aber nicht immer um Unterstützung gebeten werden. Wichtig ist also vor allem die Fähigkeit des Energiemanagementbeauftragten, andere zu motivieren und von der Mitarbeit zu überzeugen.

Damit ist Verhandlungsgeschick eine der wesentlichen Fähigkeiten. Auch eine gute Einbettung in die „informelle Struktur“ des Unternehmens ist wichtig.

Ein Energiemanagementbeauftragter sollte außerdem über weitreichende Kenntnisse im Bereich Energie verfügen, z.B. durch eine energietechnische Ausbildung oder ein naturwissenschaftliches Studium. Um im „Management“-Bereich fit zu werden und es zu bleiben, braucht es eine Schulung zum Energiemanagementbeauftragten mit regelmäßiger Auffrischung.

Fazit: Energiemanagementbeauftragte bleiben wichtig

Leitung braucht sicher nicht immer unbedingt einen Titel. Aber auf alle Fälle verbessert die Benennung eines Verantwortlichen – sei es für einen Aufgabenbereich oder für ein Team – die Sichtbarkeit für alle anderen im Unternehmen und vermeidet unnötige Diskussionen.

Aus der eigenen Erfahrung des Autors hat sich allein schon wegen der großen Vielfalt der Aufgaben die Beibehaltung des Beauftragten im Bereich der Energiemanagementsysteme, aber auch in anderen Managementsystemen durchgesetzt. Die Ursachen hierfür sind relativ einfach zu identifizieren:

• Die Beauftragten sind mittlerweile hinreichend qualifiziert.
• Die Energieteams sind inzwischen gut eingeführt und eingearbeitet.
• Die wesentliche Aufgabe, die Funktionalität des Managementsystems zu überwachen, ist bereits durch Prozesse festgelegt.