Zeitmanagement im Logistikalltag: Tipps und Techniken

Entscheidende Fehler im Zeitmanagement passieren bei der Planung von Aufgaben und Abläufen. Der eigene Kalender wird über Wochen hinweg lückenlos verplant – obwohl es eigentlich gar nicht notwendig ist.

Der Teufelskreis beginnt: Fehlzeiten durch Krankheit sowie ungeplante oder spontan auftretende Aufgaben werden kurzfristig mit Überstunden kompensiert. Fehlende Regenerationszeiten senken mittelfristig Qualität und Quantität der Arbeitsleistung. Mit dem richtigen Zeitmanagement schaffen Sie Abhilfe.

Die ALPEN-Methode

• Schritt 1 Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren
• Schritt 2 Länge schätzen
• Schritt 3 Pufferzeit einplanen
• Schritt 4 Entscheidungen treffen (Aufgaben priorisieren)
• Schritt 5 Nachkontrolle

Der erste Schritt erfolgt häufig mittels einer einfachen To-do-Liste. Hier werden alle Aufgaben ohne eine bestimmte Reihenfolge erfasst. Danach wird die jeweilige Bearbeitungsdauer ermittelt. Achten Sie dabei auf realistische  Zeitspannen je Aufgabe und hinterlegen Sie diese mit Erledigungsfristen.

Im dritten Schritt werden bewusst Pufferzeiten eingeplant. In der Praxis hat sich bei Führungskräften hierzu die 60:40-Regel durchgesetzt. Demnach  werden niemals mehr als 60 Prozent der zur Verfügung stehenden wöchentlichen Arbeitszeit im Terminkalender verplant. 40 Prozent bleiben stets frei für Fehlzeiten oder plötzlich auftretende Erfordernisse. Auf diese Weise vermeiden Sie Dauerstress und gewährleisten ein gleichbleibendes Leistungsvermögen.

Im vierten Schritt wird entschieden, in welcher Reihenfolge die Aufgaben von wem übernommen werden.

Zur kontinuierlichen Verbesserung Ihres individuellen Zeitmanagements erfolgt im fünften Schritt die Nachkontrolle. Hier überprüfen Sie, inwieweit Sie Ihre Zeitplanung (Soll) auch tatsächlich umsetzen konnten (Ist). Abweichungen vom Soll zum Ist werden dabei analysiert und fließen als Erkenntnis mit in Ihre zukünftigen Planungsprozesse ein.

Das Eisenhower-Prinzip

Häufig scheitert ein erfolgreiches Zeitmanagement an fehlender Prioritätensetzung. In der Praxis hat sich hierzu eine vom früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower praktizierte Methode bewährt. Danach werden planbare  Aufgaben in „wichtig“ und „unwichtig“ eingeteilt. Entsprechend ihrer Dringlichkeit werden sie priorisiert. Wichtige Aufgaben werden immer von Ihnen persönlich erledigt – entweder sofort oder zu einem festgesetzten Termin. Unwichtige Aufgaben werden an kompetente Mitarbeiter delegiert oder nicht bearbeitet.

Durch die konsequente Anwendung des Eisenhower-Prinzips konzentrieren Sie sich stets auf das Wesentliche. Über die Einplanung von Pufferzeiten in Ihrem Terminkalender können Sie jederzeit auf wichtige Aufgaben (z. B. Krisen,  Personalengpässe, MDK-Prüfungen etc.) mit hoher Dringlichkeit kurzfristig oder spontan reagieren. Planbare  Aufgaben, die wichtig aber nicht dringlich sind, werden mit Zeitressourcen im Kalender hinterlegt und zur  Abarbeitung terminiert.

So gelingt die alltägliche Umsetzung

• Mit der Salami-Taktik teilen Sie komplexe Aufgaben in kleine Pakete! Das macht das anstehende Arbeitspensum  überschaubar und Fortschritte spürbar.
• Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern einmal täglich eine „stille Stunde“. In dieser Zeit gibt es keine Störungen oder  Unterbrechungen durch Telefonate oder persönliche Anfragen.
• Seien Sie nicht multitaskingfähig. Besser ist, Sie erledigen eine Aufgabe nach der anderen. Die gesteigerte Konzentration auf einzelne Aufgaben erhöht gleichzeitig die Effizienz und Effektivität der Abarbeitung.
• Seien Sie nicht ständig erreichbar! Technische Errungenschaften gewährleisten eine ständige Erreichbarkeit – zumeist  rund um die Uhr. Einerseits lauert hier die Gefahr, immer wieder aus Arbeitsabläufen herausgerissen zu werden.  Andererseits gibt es Führungskräfte, die auch nach Feierabend im wahrsten Sinne des Wortes nicht mehr abschalten  können.
• Ein Jour fixe zur Abstimmung in Projekten bzw. zur Führung von Mitarbeitern verringert Unterbrechungen und  bündelt Anfragen. Weiterhin erhöht es die Konzentration auf Ihre Mitarbeiter und deren Anliegen.Dies signalisiert   Wertschätzung und optimiert Abläufe und Prozesse.
• Ordnung muss sein! Hinterlassen Sie Ihren Schreibtisch niemals unaufgeräumt. Verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz so, als  ob Sie tags drauf für zwei Wochen in den Urlaub fahren. Organisieren Sie unerledigte Aufgaben mittels Wiedervorlage  der in einer sinnvollen Ablagesystematik. So können Sie beruhigt nach Hause gehen und die  Arbeitsbelastung hinter sich lassen.

Zeitfresser im Alltag finden

In Ihren Führungsalltag schleichen sich immer wieder – bemerkt oder unbemerkt – zeitintensive Tätigkeiten  ein. Die Ursachen dafür sind häufig unzureichende Organisationskompetenz, nicht Nein sagen können oder mangelndes Delegationsvermögen. Zur Bewusstseinsbildung über das eigene Zeitmanagement empfiehlt sich eine „Zeitfresseranalyse“.

Notieren Sie sich hierzu über einen repräsentativen Zeitraum hinweg (mindestens eine Woche lang) alle Aktivitäten  nach Inhalt und Dauer. Vermerken Sie ebenso jegliche Unterbrechung. Listen Sie insbesondere getätigte und  angenommene Anrufe auf sowie Frequenz und Intensität Ihrer E-Mail-Korrespondenz. Kategorisieren Sie am Ende des  Tages alle erfassten Aktivitäten gemäß dem Eisenhower-Prinzip nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Auf diese Weise  können Sie bereits zahlreiche Zeitfresser erkennen und eliminieren.

Weiterhin empfiehlt sich der Austausch mit  Kollegen und Führungskräften. Lernen Sie voneinander und entwickeln Sie gemeinsam praktikable Lösungen für ein optimales Zeitmanagement.