Was Sie über die Schriftform im Einkauf wissen müssen

Die üblichen Verträge des Einkäufers mit Lieferanten und Dienstleistern kommen grundsätzlich formfrei zustande, egal wie hoch der Auftragswert ist. Entscheidend ist, dass die Willenserklärungen von den dafür berechtigten Personen abgegeben wurden. Was aber ist zu beachten, wenn Gesetz oder Vertragsparteien die Schriftform vorsehen?

Einsatzgebiete der Schriftform im Einkauf

Die Schriftform ist entweder durch das Gesetz oder durch Vereinbarung vorgegeben. Die gesetzliche Schriftform gilt, wenn die Vertragspartner davor bewahrt werden sollen, übereilt Verpflichtungen einzugehen – zum Beispiel beim Abschluss eines Grundstückkaufvertrags.

Nach § 126 Abs. 3 BGB kann in bestimmten Fällen die schriftliche durch die elektronische Form ersetzt werden. Wird die Schriftform nicht eingehalten, ist das Rechtsgeschäft nach § 125 BGB nichtig.

Interessant für den Einkäufer ist die vertraglich vereinbarte Schriftform.

Wichtige Rechtsprechung aus dem Baualltag

Fall 1: Schriftform für Mängelrüge

Die Vertragsparteien vereinbaren für die Mängelrüge die Schriftform. Der Besteller mailt sie ohne qualifizierte elektronische Signatur. Das OLG Jena hat in seinem Urteil vom 26.11.2015 (1 U 201/15) entschieden, dass eine „einfache“ E-Mail das Schriftformerfordernis nicht einhalte.

Fall 2: Schriftform für Kündigung eines Werkvertrags

Die Parteien eines Werkvertrags vereinbarten für die Kündigung die Schriftform. Der Auftraggeber setzte auf seinem Briefbogen die schriftliche Kündigung auf, unterzeichnete sie und scannte sie ein. Die eingescannte Kündigung hängte er seiner E-Mail an und verwies zusätzlich im E-Mail-Text auf sie. Nach dem Beschluss vom OLG Frankfurt vom 10.02.2015 (4 U 265/14) wurde hier die Schriftform beachtet.