Anfrage beim Lieferanten liefert Infos für den Einkäufer
Wickelt der Einkäufer nicht gerade Routinegeschäfte mit Dauerlieferanten ab oder bestellt aufgrund von Rahmenverträgen, ist er auf weitere Informationen über den Lieferanten angewiesen. Erst danach sollte er Aufträge erteilen, Bestelltexte verfassen oder Verträge abschließen. Ein Weg, entscheidungserhebliche Auskünfte zu erhalten, ist die Anfrage beim Lieferanten. Was ist dabei zu beachten?
Anfrage beim Lieferanten: Der Besteller braucht vorab Informationen
Aufgabe der Einkäufer ist es, die Versorgung des Unternehmens optimal zu sichern. Dazu brauchen sie Informationen. Manche erhalten sie im eigenen Unternehmen – zum Beispiel die technischen Anforderungen an das Produkt, das sie bestellen sollen.
Über Preise, Spezifikationen, die Lieferbereitschaft, Lieferkonditionen, Sicherheiten oder Referenzen geben die Lieferanten Auskunft. Dafür startet der Einkäufer seine jeweilige Anfrage.
Was tun gegen Änderungen?
Was aber nutzen die besten Informationen, wenn sie sich wieder ändern können. So kann eine Ware inzwischen teurer geworden sein, wenn sich der Besteller mit dem Auftrag zu viel Zeit gelassen hat.
Abhilfe bringt hier ein verbindliches Angebot. Meist möchten die Lieferanten Angebote und Auskünfte aber nur unter Vorbehalt abgeben, damit keine verbindliche einseitige Vertragserklärung vorliegt.
Als Besteller sollten Sie dem Lieferanten daher klar machen, dass Sie Zeit brauchen, um das Angebot zu prüfen und dass Sie unbedingt ein verbindliches Angebot mit entsprechender Bindefrist benötigen.
Formulierungsbeispiel
„Bitte berücksichtigen Sie eine Bindefrist für das Angebot bis zum … (Datum). Sollten Sie diese Anforderungen nicht erfüllen, kann Ihr Angebot zurückgewiesen werden.“
Ausschreibung
Der Begriff kommt aus dem Vergaberecht, vor allem dem Baurecht. Meist wird die Ausschreibung angewendet, wenn ein größerer Kreis von Anbietern / ein Markt erreicht werden soll.
In der Regel verwendet jeder Anbieter die vom Ausschreibenden vorgefertigten, vereinheitlichten Unterlagen und gibt auf dieser Grundlage ein verbindliches Angebot ab. So lassen sich die Angebote leicht vergleichen.
Durch die ausdrückliche Aufforderung, eventuell auch Änderungsvorschläge (Nebenangebote) abzugeben, werden gleichzeitig alternative Lösungen abgefragt.
Ein Tipp zum Schluss
Weil mündliche Erklärungen am Telefon oder im persönlichen Gespräch meist schwer zu beweisen sind, sollten sie schriftlich fixiert werden!
Mehr zum Thema „Anfrage“ finden Sie im Rechtshandbuch für die Einkaufspraxis. Dieses gibt es als Loseblattwerk oder online.
