Facebook-Profile gehören nicht in die digitale Personalakte
Personalabteilungen nutzen zunehmend soziale Netzwerke, um neue Talente zu finden und um Mitarbeiter besser einschätzen zu können (Social Talent Management). Facebook & Co. werden so Teil der Personalakte. Als Datenschutzbeauftragter sollten Sie solche Verfahren kritisch hinterfragen.
Fachkräftemangel macht erfinderisch
In vielen Branchen hat es die Personalabteilung schwer, den hohen Bedarf an qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch nur annähernd zu decken. Viele Unternehmen beschreiten deshalb neue Wege der Bewerbersuche, aber auch der Mitarbeiterentwicklung. Schließlich geht es nicht nur darum, neue Fachkräfte zu finden, sondern auch darum, das vorhandene Personal bestmöglich einzusetzen. Zu den beliebten Möglichkeiten, Neues über Personen zu erfahren und auch neue, interessant Personen zu finden, zählen die sozialen Netzwerke wie Facebook, LinkedIn und XING.
Soziale Netzwerke sind (meist) keine Karriereplattformen
Zweifellos nutzen viele Mitglieder ihre Aktivitäten in den sozialen Netzwerken zu beruflichen Zwecken, um neue Auftraggeber oder eine neue Stelle zu finden. Je nach sozialem Netzwerk überwiegt aber der private Zweck der Nutzung. Es gibt auch eine Reihe von Nutzern, die auf sozialen Netzwerken nichts mit ihren Vorgesetzten oder Kollegen zu tun haben wollen, sondern die sich rein mit persönlichen Kontakten austauschen wollen. Diesen Wunsch gilt es zu respektieren, sprich: Die Daten in den sozialen Netzwerken dürfen nicht zweckentfremdet werden.
Vorsicht bei automatischer Datenübernahme
Die Übernahme und Auswertung privater Daten aus sozialen Netzwerken kann aber schneller geschehen, als man denkt. Ähnlich wie bei CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) haben auch Softwarelösungen für Personalabteilungen zunehmend Funktionen und Schnittstellen zur Datenübernahme aus sozialen Netzwerken. Social Recruiting und Social Talent Management sind hier die typischen Bezeichnungen. Entsprechende Softwaremodule können dazu führen, dass soziale Netzwerke auf Knopfdruck Teil der Bewerberunterlagen oder der digitalen Personalakte werden.
Nutzung sozialer Netzwerke in Personalabteilungen regeln
Als Datenschutzbeauftragter sollten Sie prüfen, ob und wie Ihre Personalabteilung soziale Netzwerke einsetzt, um Bewerber zu finden und um Mitarbeiterprofile mit zusätzlichen Informationen anzureichern. Dazu gehört zum einen, die Datenquellen für die digitalen Personalakten zu hinterfragen. Gibt es zum Beispiel Schnittstellen zu sozialen Netzwerken in den Programmen, mit denen die Mitarbeiter- und Bewerberdaten verarbeitet werden?
Aber es müssen nicht zwingend technische Schnittstellen vorhanden sein, um soziale Netzwerke anzuzapfen. Es reichen auch Verfahrensschnittstellen, also Arbeitsprozesse, bei denen aktiv in sozialen Netzwerken gesucht wird, um Fachkräfte zu finden oder besser kennenzulernen. Umfragen unter Personalabteilungen zeigen, dass sich soziale Netzwerke zu wahren Multifunktionsinstrumenten in den Händen der Personaler entwickeln.
Auf Einschränkungen bei sozialen Netzwerken hinweisen
Häufig wird beim Einsatz von Facebook & Co. vergessen, dass soziale Netzwerke zweckgebunden sind und oftmals nur zu privaten Zwecken eingesetzt werden dürfen. Deshalb müssen Nutzer auch nicht damit rechnen, dass ihre Angaben in den sozialen Netzwerken zu beruflichen Zwecken ausgewertet werden. Bei rein beruflich motivierten Online-Profilen verhält sich dies anders. Allerdings dürfen die Personalmitarbeiter die interessanten Mitglieder nicht einfach anschreiben, wenn kein Interesse an Stellenangeboten signalisiert wird.
