Die Datenschutzunterweisung
Nach dem Bundesdatenschutzgesetz hat ein Datenschutzbeauftragter die Mitarbeiter, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, im Datenschutz zu unterweisen. Neben der gesetzlichen Vorgabe zeigt aber auch die Praxis, wie wichtig eine Datenschutzunterweisung ist.
Die eigenen Mitarbeiter eines Unternehmens gehören zu den größten Risiken für Datenschutz und Datensicherheit. Dabei gehen verschiedene Sicherheitsstudien davon aus, dass die Mehrzahl der Datenverluste, die die eigenen Mitarbeiter verursachen, nicht aus bösem Willen oder mit kriminellen Absichten passiert. Vielmehr sind meist Unachtsamkeit und Unwissenheit der Mitarbeiter dafür verantwortlich.
Datenschutzunterweisung als Präventionsmaßnahme
Eine Datenschutzunterweisung ist daher eine der wichtigsten Präventionsmaßnahmen, die ein Datenschutzbeauftragter ergreifen kann. Die Standard-Möglichkeit ist dabei die Präsenz-Unterweisung.
Alternativen zur frontalen Datenschutzunterweisung
Doch bei der Fülle an Datenschutzthemen und der dynamischen technischen Entwicklung mit Einfluss auf den Datenschutz sollte ein Datenschutzbeauftragter auf jeden Fall auch Alternativen vorsehen. Dazu zählen Selbstlernkurse als Computer based Training (CBT, E-Learning) oder eine Datenschutz-Mitarbeiterzeitung, die ganz aktuelle Themen und passende Datenschutz-Tipps in sich vereint.
Tipps zur Vorgehensweise
Eine Datenschutzunterweisung muss sich an den Aufgaben des Unternehmens oder der Behörde orientieren. Die Schulung sollte keine unnötigen Ballastthemen enthalten. Andernfalls würden die Mitarbeiter schnell den Blick für das Wesentliche verlieren.
Die beste Unterweisung verfehlt allerdings ihren Zweck, wenn ein Datenschutzbeauftragter nicht dazu in der Lage ist, die Mitarbeiter zu sensibilisieren und zu motivieren. Ein spannender Vortrag und eine lebendige Darstellung können sehr viel bewirken. Ohne zu übertreiben, muss der Datenschutzbeauftragte glaubhaft die Mitarbeiter von der Bedeutung des Datenschutzes für das Unternehmen und die Behörde überzeugen können.
Ein Datenschutzbeauftragter sollte jede Unterweisung dokumentieren, um später einen Nachweis über seine Tätigkeit zu haben. Im Idealfall werden die Nachweise im Datenschutzhandbuch des Unternehmens oder der Behörde gesammelt.
