Datenpannen mit Excel vermeiden

Von den vielfältigen Möglichkeiten von Excel wissen die meisten Nutzer kaum etwas. Gerade das kann zu Datenpannen führen. Ein Ratgeber des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz zu diesem Thema lässt sich in weniger als einer halben Stunde durcharbeiten.

DATENSCHUTZAUFSICHT

Das ist das typische Problem bei Excel

Viele benutzen Excel mehr oder weniger instinktiv, ohne dass sie jemals eine Schulung für dieses Programm erhalten hätten. Anlass dafür ist oft schlicht, dass die Spaltenzahl in Word für eine Aufgabenstellung nicht mehr ausreicht. Also greift man alternativ zur Excel. Dass bestimmte Vorgehensweisen bei diesem Programm Datenpannen verursachen können, ist dabei nicht bewusst. Ziel muss es sein, solche unerwünschten Nebenwirkungen zu vermeiden.

Deshalb ist es für alle DSB wichtig

Ein sicher auch allen Datenschutzbeauftragten (DSB) bekanntes Sprichwort sagt, dass das eigentliche Problem bei Datenpannen oft zwischen dem Bildschirm und der Stuhllehne sitzt. Das ist nicht besonders freundlich formuliert, trifft aber erstaunlich oft den Kern. Wer mit einem Instrument nicht sachgerecht umgehen kann, richtet damit oft Schäden an. Das liegt dann nicht am Instrument, sondern an dem, der es benutzt.

Das ist ein typisches Praxisbeispiel

Als Eingangsbeispiel verwendet der Landesbeauftragte einen Fall, der sich real in einer bayerischen Behörde abgespielt hat:

• „Sie haben von Ihrer Vorgängerin oder Ihrem Vorgänger mit der Sachgebietsleitung auch eine Excel-Datei mit den dienstlichen Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernommen.
• Diese Datei – genaugenommen: das zuletzt geänderte Arbeitsblatt – befindet sich auf dem Bildschirm gerade vor Ihnen. Es ist die Kontaktliste.
• Sie tragen Ihre eigenen Daten ein und löschen die Ihrer Vorgängerin oder Ihres Vorgängers. Dann leiten Sie die Datei den Beschäftigten im Sachgebiet per E-Mail zu.
• Leider hatte sich Ihre Vorgängerin oder Ihr Vorgänger auf dem zweiten, gerade nicht sichtbaren Arbeitsblatt zu allen „Kontakten“ Notizen für die nächste dienstliche Beurteilung gemacht.
• Weil Sie das zweite Arbeitsblatt übersehen haben, sind diese Notizen jetzt im Sachgebiet öffentlich.“

Das zeigt dieses Beispiel

Der „Täter“ war sich in keiner Weise darüber im Klaren, wie Excel aufgebaut ist. Vermutlich dachte er, mit dem Arbeitsblatt hätte er etwas vor sich, das mit einem Word-Dokument vergleichbar ist. Irgendwelche bösen Absichten verfolgte er nicht. Er ist arglos in eine Falle hineingetappt.

Im Folgenden geht der Landesbeauftragte dann unter anderem auf diese Punkte näher ein: Am Anfang steht die Unterscheidung zwischen Arbeitsmappe und Arbeitsblätter. Darauf folgt die Unterscheidung zwischen sichtbaren und unsichtbaren Arbeitsblättern. Arbeitsblätter können bei Excel buchstäblich der vollständige Inhalt von Arbeitsblättern effektiv darstellen lässt. Die Darstellung weiterer typischer Excel-Fallstricke schließt sich an.

Das leistet die Darstellung nicht

Der Landesbeauftragte stellt eine Kurzanleitung zur Verfügung, die typische Pannen vermeiden soll. Dies ersetzt weder eine allgemeine Schulung in Excel noch kann die Anleitung sicherstellen, dass die Mitarbeitenden alle denkbaren Datenpannen vermeiden. Zu empfehlen ist, sie in allgemeine Excel-Schulungen oder Datenschutz-Schulungen als Modul einzubauen.

Das ist die Quelle

Die Aktuelle Kurz-Information (AKI) 46: Datenpannen mit Microsoft Excel verursachen und vermeiden (Stand: 1. Februar 2023) des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz ist abrufbar unter https://www.datenschutz-bayern.de/datenschutzreform2018/aki46.html.

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz ist zuständig für den Datenschutz bei öffentlichen Stellen in Bayern, nicht für den Datenschutz in der Privatwirtschaft. Deshalb knüpft die Kurz-Information an Beispiele aus Behörden an. Sie sind jedoch eins zu eins auf die Privatwirtschaft übertragbar.