Zwischen Disziplin und chaotischem Universalgenie – wie Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren

Immer mehr Aufgaben und immer weniger Zeit – so sieht der Alltag in der Kommunalpolitik aus. Doch was hilft dabei? Sollten Sie sich immer auf eine Aufgabe konzentrieren oder das kreative Chaos nutzen und an zahlreichen Projekten gezwungenermaßen gleichzeitig arbeiten? Eine Antwort liefert kein Geringerer als Michelangelo.

In Ihrem Beruf als Bürgermeister in einer Kommune werden Sie immer wieder damit konfrontiert werden, dass zahlreiche Projekte, Anfragen und Aufgaben gleichzeitig Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Dabei ist wichtig, zu entscheiden, welche Projekte schnell, welche gründlich und welche kreativ bearbeitet werden können. Wie Sie eine Strategie wählen, die zum Erfolg führt, erfahren Sie hier.

Immer mehr, immer weniger

Egal ob im Rathaus oder in einem Ehrenamt: Reden vorbereiten, Statements schreiben, Presseanfragen beantworten oder das Social-Network-Profil pflegen – immer mehr Aufgaben müssen in immer weniger Zeit erledigt werden. Dabei ist immer fraglich, welche Aufgaben zuerst betrachtet werden müssen und welche eher auf die kreative Werkbank geschoben werden können. Orientieren Sie sich dabei an einem, der es wissen muss: Michelangelo. Der berühmte Bildhauer lies immer wieder wissen: Als Bildhauer arbeite ich immer einen Auftrag ab und widme mich dann dem nächsten. Was so manchen Papst und Geistlichen zur Verzweiflung gebracht hat, kann für Sie Richtschnur werden: Arbeiten Sie möglichst lange an einem Projekt, widmen Sie alle Aufmerksamkeit einer Aufgabe und schließen Sie diese dann erfolgreich ab.

Das Wichtige zuerst

Betrachten Sie Ihre Aufgaben immer unter der Frage, was für Sie, Ihre Organisation und Ihre Mitarbeiter das Wichtigste ist. Strukturieren Sie Ihre Aufgaben immer nach Wichtigkeit: Was muss zuerst erledigt werden, um Schaden abzuwenden und um zu verhindern, dass Ihre Mitarbeiter ins Hintertreffen geraten? Richten Sie Ihre Aufgaben zuerst nach dieser Maxime aus und ordnen Sie danach die Aufgaben nach Kreativität und Strategie.

Große Blöcke, große Hilfe

Fassen Sie danach immer eine möglichst große und lange Zeit zu einem Arbeitsblock zusammen und widmen Sie danach all Ihre Energie auf die Erledigung einer Aufgabe. Nutzen Sie hier auch parallel das Prinzip der Stapelkommunikation: Schalten Sie die Synchronisation Ihres E-Mail-Programms aus, leiten Sie Ihren Telefonanschluss weiter und arbeiten Sie ausschließlich an einer Aufgabe. Sie werden erkennen: Mehr Blöcke, mehr Zeit heißt mehr und bessere Erledigung einer Aufgabe.

Quelle/Literaturtipp:
Arnold, Frank: Management. Von den besten lernen. München 2012