Wie Sie Veränderungen erfolgreich meistern: Mit System!
Wir sind in unserem Leben immer wieder mit Veränderungen konfrontiert. Meist nicht ganz freiwillig, sorgen doch Anlässe von außen oft dafür, dass wir etwas verändern müssen.
Das gilt im Privatleben ebenso wie im Beruf. Auf den drohenden Wandel von etwas zu reagieren zu müssen, trifft Führungskräfte besonders oft – egal ob in Unternehmen oder in Verwaltungen. Sie als Bürgermeisterin oder Bürgermeister, als Chef der Verwaltungsorganisation sind dann gefordert. Aber auch aus eigenem Antrieb kann es manchmal lohnen, einen grundlegenden Wandlungsprozess anzustoßen, insbesondere dann, wenn nach Ihrem Amtsantritt oder einer Wiederwahl große Veränderungen in bestehenden Strukturen notwendig werden.
Wie also mit einer so großen Aufgabe umgehen? Zunächst gilt: Ruhe bewahren und sich sammeln. Das gelingt desto besser, wenn Sie sich eines methodischen Rasters bedienen, idealerweise unterstützt durch entsprechende Planungssoftware. Das Management von Unternehmen nutzt für solch grundlegende Veränderungen die Systematik des Wandlungsprozesses (mehr dazu in: Krüger, W.; 2006, Excellence in Change, Gabler Verlag). Sie gibt den Überblick, der Ihnen bei der Vorbereitung und Bewältigung dieses Prozesses hilft.
In der Phase der Initialisierung geht es darum, die Notwendigkeit des Wandels zu erfassen und eine Analyse aller vom Wandel betroffenen Personen durchzuführen. Hier kann die SWOT-Analyse helfen (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken), den Veränderungsbedarf zu identifizieren und gleichzeitig den Status quo zu erfassen. In der Phase der Konzipierung sind die Ziele der Neuausrichtung festzulegen, um daraus dann Maßnahmen ableiten zu können. Wichtig ist es hier, dass Sie mögliche Widerstände – sei es von außen oder von innen aus der Verwaltung heraus – antizipieren. Gleichzeitig gilt es, die Bereitschaft und die Fähigkeiten für die notwendigen Veränderungen auszuloten. Mit einem richtigen Kommunikationskonzept schließen Sie diese Phase idealerweise ab. In der Phase der Umsetzung sind die notwendigen Schritte zu definieren, mit denen der Wandlungsprozess umgesetzt werden kann. Ein Projektmanagement in Form von zeitlichen, personellen und finanziellen Ressourcen hilft, die Verwaltung auf die notwendigen Veränderungen umzustellen. Kleine arbeitsfähige Teams und der Einsatz von Projektmanagementsoftware sorgen unter Ihrer Leitung für die Umsetzung. Nicht zu vergessen ist die letzte Phase der Verstetigung. Im Sinne eines Controllings ist es notwendig, die Veränderungen auch nachhaltig umzusetzen und in das Tagesgeschäft der Verwaltung fest zu verankern, denn ansonsten war alles umsonst. Auch im Hinblick auf neue Veränderungsprozesse, die auf Sie zukommen können, ist die Sicherung der Wandlungsfähigkeit einer Organisation von zentraler Bedeutung. Denn wir alle wissen auch: Gerade als Bürgermeisterin oder Bürgermeister sollten Sie diejenigen sein, die neue Entwicklungen anstoßen und umsetzen. Um es mit einem Aphorismus von Dante Alighieri auszudrücken: „Der eine wartet, bis die Zeit sich wandelt, der andere packt sie kräftig an und handelt.“ In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Erfolg und eine glückliche Hand, damit Sie auf Ihre persönlichen und beruflichen Veränderungen systematisch reagieren zu können.
