Was ist die Kernbotschaft?

Sicherlich flattern auch bei Ihnen tagtäglich unzählige Mails, Briefe, Mitteilungen, Aktennotizen und lesenswerte Berichte auf den Schreibtisch. Wie wird man dieser Flut Herr? Selektives Lesen, Überstunden, Mut zur Lücke? Bei hausinternen Mitteilungen lasse ich den Autor selbst für mich zusammenfassen …

Vollständigkeit ist wichtig

Wenn aus einem Fachbereich eine Mitteilung an den Gemeindevorstand über den letzten Prüfbericht der Kläranlage, den Sachstand der Anschaffung des Digitalfunks für die Feuerwehr oder eine Vertragsanpassung im Lichtliefervertrag verfasst wird, dann legt man dort in der Regel großen Wert auf Vollständigkeit. Der Ansatz ist grundsätzlich völlig in Ordnung. Mitteilungen über mehrere DinA4-Seiten sind im Ergebnis jedoch leider keine Ausnahme. Oft erfährt man erst auf Seite zwei oder drei, worum es denn eigentlich geht, da vorher nochmals „kurz“ über die Historie des Projekts und seine Einbettung in den gesellschaftlichen Kontext berichtet wird.

Worum geht’s?

Daher haben meine Mitarbeiter die Anordnung erhalten, vor den Text der Mitteilung eine maximal drei kurze Sätze umfassende Zusammenfassung zu stellen. Geht nicht, meinen Sie? Das meinten auch viele meiner Mitarbeiter. Wenn man offen herangeht und sich der Aufgabe stellt, dann ist das durchaus machbar. Treffe ich einen Kollegen im Flur, und er erkundigt sich nach einem Projekt, dann antworte ich doch auch nicht mit einem 15minütigen Vortrag. Fast jede Mitteilung lässt sich auf einen Botschaftskern zusammenschrumpfen. Beispiel gefällig?
„Die Sanierung des Daches des Dorfgemeinschaftshauses wurde ausgeschrieben. Den Zuschlag soll das Unternehmen Müller, Meier und Schulze aus Musterhausen erhalten, da es mit 100.000 € das günstigste Angebot unterbreitet hat. Geplant war die Maßnahme mit 105.000 €, ortsansässige Unternehmen haben sich nicht an der Ausschreibung beteiligt.“

oder

„Die Funkgeräte der Feuerwehren werden seit einigen Jahren sukzessive auf Digitalfunk umgestellt. Es fehlen noch die Funkmeldeempfänger, die sogenannten Piepser, weil noch kein passendes Gerät auf dem Markt ist. Aktuell gehen wir von deutlich geringeren Kosten aus als ursprünglich geplant.“

Funktioniert das?

Ich würde lügen, wenn ich diese Frage bejahen würde. Selbstverständlich dauert es eine Zeit lang, bis eine solche Vorgabe zufriedenstellend umgesetzt wird. Mitarbeiter, die in Verwaltungen groß geworden sind, tun sich mit einfacher Sprache sehr schwer. Komplexe Zusammenhänge auf eine Grundessenz zusammenzuschrumpfen, ist nicht leicht, aber machbar. Zu Beginn habe ich daher selbst formuliert und ein paar lange Mitteilungen zusammengefasst. Das macht durchaus Arbeit, lohnt sich aber. Denn wenn diese Vorgabe wirklich gelebt wird, dann ist Ihre tägliche Flut an Input um einen Baustein kleiner geworden.

Bei Detailfragen, Interesse oder Skepsis hält übrigens niemand Sie davon ab, nach der Zusammenfassung weiterzulesen. Das empfiehlt sich für einen Verwaltungschef leider in vielen Fällen.