„Batch-Kommunikation“: Wie Sie unnötige Störungen in Ihrem Büro vermeiden

In Zeiten von Großraumbüros und offen gestalteten Arbeitsbereichen sind störende und unliebsame Ablenkungen nicht zu vermeiden. Egal ob ein Kollege besonders laut telefoniert, ständig Fragen stellt oder immer im „Plaudermodus“ ist: An Ablenkungen von der Arbeit mangelt es nie. Wie Sie mithilfe der „Batch-Kommunikation“ derartige Störungen vermeiden, erfahren Sie hier.

Vielleicht haben Sie die Situation auch schon mal erlebt: Sie müssen sich auf eine Aufgabe konzentrieren, es gelingt Ihnen aber nicht so richtig: Ständig klingelt das Telefon, Mails trudeln ein, und Ihre Assistentin steht gefühlt alle 3 Minuten in Ihrem Büro. Das kann auf Dauer schädlich für Ihre Arbeit und Ihre Gesundheit sein. Dabei kann das sogenannte „Stapelverfahren“, angelehnt an einen EDV-Vorgang auch „Batch-Kommunikation“ genannt, hilfreich sein, Kommunikation zu strukturieren und damit schneller, einfacher und effizienter zu gestalten.

Stapelverfahren

Vereinbaren Sie beispielsweise mit Ihrer Assistentin regelmäßige „Stapeltermine“, bestenfalls zwei Mal täglich: Sie müssen als Bürgermeister nicht über jede Einladung des Kaninchenzuchtvereins oder der Landfrauen einzeln und sofort entscheiden. Lassen Sie Anfragen, Einladungen und Bitten immer zuerst sammeln, um sie dann gebündelt zu bearbeiten. Dabei genügt ein täglicher Termin mit Ihrer Assistentin. Anrufe müssen auch nicht immer direkt zu Ihnen durchgestellt werden. Lassen Sie eine Telefonliste anlegen auf der der Anrufer, das Anliegen und die Rückrufnummer verzeichnet werden, und legen Sie eine Stunde am Tag als fixe „Telefonstunde“ fest, in der Sie sich nur um Ihre Anrufe kümmern. Das gleiche Verfahren gilt für Mails: An stürmischen Tage erhalte ich bis zu 60 elektronische Nachrichten. Gewöhnen Sie sich daher an, konsequent die Synchronisation auszuschalten wenn Sie sich für eine Stunde konzentrieren müssen. Keine Anfrage ist so wichtig, dass sie nicht 60 Minuten warten kann.

Störungen beseitigen

Klagen ihre Mitarbeiter über Störungen oder Konzentrationsschwäche, kann das an der Kommunikation in den Büros liegen! Gerade dann, wenn viele Menschen in Großraumbüros arbeiten, kann es leicht zu Störungen kommen. Auch hier kann Abhilfe geschaffen werden:

1. Schaffen Sie Ruhezonen!

Versuchen Sie, möglichst ein (kleines) Büro für Mitarbeitende freizuhalten, die regelmäßig viel telefonieren müssen. Statten Sie das Büro mit einem Telefon und einem PC aus und lassen Sie die betreffenden Kollegen von dort aus ihre zahlreichen Anrufe machen. Bestenfalls hat er oder sie diese Anrufe im Vorfeld „gestapelt“ und arbeitet sie dort ab.

2. Zeit nehmen!

Vereinbaren Sie, je nach Organisation der betreffenden Abteilung, Zeiten, in denen der Lärmpegel auf ein Minimum reduziert wird. Halten Sie in einer gemeinsamen Vereinbarung die Kollegen an, sich an diese Zeiten zu halten.

3. Setzen Sie ein Zeichen!

Niemand kann den Kolleginnen und Kollegen verwehren, ihre Bürotüren zu schließen oder ein „Bitte nicht stören“-Schild daran zu platzieren, wenn eine Aufgabe besondere Aufmerksamkeit benötigt. In einem Großraumbüro kann das aber auch das Aufsetzen von Kopfhörern sein, um zu signalisieren: „Jetzt erst mal nicht stören!“. Wenn Sie diese Tipps beherzigen, kann das Klima in Ihrem Rathaus wesentlich entspannter werden.