Was ist eine Personalratssitzung?
Das ist keine banale Frage, denn nicht jede Zusammenkunft von Personalratsmitgliedern ist zugleich eine Personalratssitzung im Sinne des Personalvertretungsrechts. So gehören Zusammenkünfte in Ausschüssen, Arbeitskreisen oder Personalversammlungen nicht dazu.
An Personalratssitzungen sind besondere gesetzliche Vorgaben geknüpft
Sie müssen beachtet werden, wenn der Personalrat ordnungsgemäße Beschlüsse fassen will. Andernfalls sind die Beschlüsse unwirksam.
- Einberufung durch den Vorsitzenden
- Ort und Zeit der Sitzung
- Teilnahmeberechtigung
- Tagesordnung
- Nichtöffentlichkeit
- Niederschrift
Es kommt hinzu, dass bindende Beschlüsse nur in Personalratssitzungen gefasst werden dürfen.
Wer leitet die Sitzung und worauf ist zu achten?
Die Personalratssitzung wird von dem Vorsitzenden geleitet. Dies gilt auch für den Fall, dass die Dienststellenleitung an der Sitzung teilnimmt. Eine Übertragung der Leitung auf andere Personalratsmitglieder ist unzulässig.
Bei ungebührlichem Verhalten eines Personalratsmitglieds hat der Vorsitzende die Möglichkeit, die Sitzung vorzeitig zu beenden.
Aufgaben der Sitzungsleitung
- Eröffnung der Sitzung
- Feststellung der Anwesenheit
- Aufrufen und Beenden des jeweiligen TOP
- Führen der Rednerliste
- Worterteilung
- Vornahme der Beschlussfassung (Abstimmung)
- Aufnahme der Sitzungsniederschrift
- Schließen oder Unterbrechen der Sitzung
Vertretung
Ist der Vorsitzende objektiv verhindert, wird die Sitzung von dem nächsten stellvertretenden Vorsitzenden geleitet. Erst wenn alle Stellvertreter verhindert sind, leitet das lebensälteste Mitglied die Sitzung. Die anwesenden Personalratsmitglieder haben aber unverzüglich durch Mehrheitsbeschluss aus ihrer Mitte einen Sitzungsleiter zu bestimmen.
Nichtöffentlichkeit
Für jede Sitzung der Personalvertretung (dazu zählt nicht das Monats- oder Vierteljahresgespräch) gilt der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit. Darauf zu achten ist Aufgabe des Vorsitzenden. Oftmals wird im Fertigen der Niederschrift eine zulässige Ausnahme gesehen. Im Streitfall ist aber das Personalvertretungsgesetz zu beachten. Erst vereinzelt ist es gesetzlich zulässig, dass eine Büro- oder Schreibkraft zur Protokollführung während einer Sitzung oder zur Anfertigung von Sitzungsniederschriften herangezogen wird.
Anwesenheitsliste
Damit eine ständige Übersicht darüber besteht, welches Personalratsmitglied an einer Personalratssitzung teilgenommen hat, ist das Führen einer Anwesenheitsliste personalvertretungsgesetzlich vorgeschrieben. Die Liste führt Ort, Datum und Uhrzeit der betreffenden Personalratssitzung auf. In sie haben sich alle Personalratsmitglieder eigenhändig einzutragen, vereinzelt wird sogar die Unterschrift verlangt. Verlässt ein Mitglied die Personalratssitzung oder kommt erst zu einem späteren Tagesordnungspunkt ein Mitglied hinzu, ist dies unter Angabe der Uhrzeit und des TOP in die Liste einzutragen.
Die Anwesenheitsliste ist als Anlage der Sitzungsniederschrift beizufügen und mit dieser für die vorgeschriebene Dauer aufzubewahren.
Sitzungseröffnung und Tagesordnung
Worauf werden Sie zu Beginn der Sitzung achten?
Stellen Sie fest, ob zur Tagesordnung Einwendungen geltend gemacht werden und ob es Änderungs- oder Ergänzungswünsche gibt. Solche Wünsche waren bisher nach der Rechtsprechung (OVG NRW, Beschluss vom 13.12.2011 – Az: 20 A 10/10) nur zulässig, wenn alle Mitglieder vollzählig erschienen und ausnahmslos mit der Änderung oder Ergänzung einverstanden waren. Nunmehr erklärte das BAG (BAG, Beschluss vom 22.01.2014 – Az: 7 AS 6/13) zu den vergleichbaren Vorschriften des BetrVG es für ausreichend, wenn alle erschienenen Mitglieder – einschließlich erforderlicher Ersatzmitglieder – für den Fall, rechtzeitig zur Sitzung geladen worden und beschlussfähig zu sein –, in der Sitzung eine Ergänzung oder sogar die Erstellung der Tagesordnung einstimmig beschließen.
Strategietipp
Die Personalratssitzung ist eröffnet und es soll mit der Beratung begonnen werden. Worauf werden Sie bei dem Aufrufen der einzelnen Tagesordnungspunkte achten?
Bei vielen TOPs stellen sich Fragen, die geklärt und erörtert werden müssen. Sie können den Vorsitzenden bitten, zunächst in die Thematik kurz einzuführen, und Auskunft darüber erbitten, ob die Beratungsangelegenheit der Mitbestimmung, der Mitwirkung oder der Anhörung unterliegt (Frage nach förmlichen Beteiligungsrechten).
Es sollte in der Beratung auch über Auswirkungen auf andere Bereiche gesprochen werden, sofern der TOP dafür geeignet ist. Jedes Personalratsmitglied muss Gelegenheit haben, seine Meinung zu der Angelegenheit und deren Auswirkungen auf die Beschäftigten mitzuteilen. Machen Sie sich Notizen über die Zusammenfassung des Beratungsergebnisses und bündeln Sie dabei die Meinungen während der Aussprache.
Nachträgliches Ändern der Tagesordnung
Antrag auf Schluss der Debatte
Es kommt in der Praxis nicht selten vor, dass sich erst im Verlauf der Sitzung ein Thema ergibt, über das bereits eine Beratung begonnen hat, ohne dass dies nach der Tagesordnung vorgesehen war. Gegen eine kurze Aussprache wird wohl kein Mitglied Bedenken haben. Kommen Sie sich aber „überrumpelt“ vor oder nimmt die Beratung eine längere Zeit in Anspruch, können Sie einen Debattenschluss beantragen mit der Begründung, dass das Thema nicht Gegenstand der Tagesordnung ist.
Keine Änderung nach Eintritt in die Tagesordnung
Sollte ein Personalratsmitglied auf den Gedanken kommen, im Verlauf der Sitzung ein Thema nachträglich auf die Tagesordnung setzen lassen zu wollen, ist dies rechtlich unzulässig. Nach Annahme der Tagesordnung durch die Personalratsmitglieder zu Beginn der Sitzung ist ein Ändern nicht mehr erlaubt. Dies würde auch zulasten einer guten Vorbereitung der Beratung vor der Sitzung gehen, worauf jedes Mitglied ein Anrecht hat.
Beratung der einzelnen Tagesordnungspunkte
Jedes Personalratsmitglied muss Gelegenheit haben, seine Meinung zu der Angelegenheit und die von ihm gesehenen Auswirkungen auf die Beschäftigten mitzuteilen. Es sollte in der Beratung auch über Auswirkungen auf andere Bereiche gesprochen werden, sofern der TOP dafür geeignet ist.
Fünf-Schritte-Vorgehensweise
Bei der Beratung der einzelnen Angelegenheiten kann jeweils eine sogenannte Fünf-Schritt-Vorgehensweise angewandt werden, wodurch ein relativ fehlerfreies Agieren des Gremiums erreicht werden kann.
1. Schritt: Personalratsposition feststellen
- Für den Fall, dass sich die Dienststelle an den Personalrat mit einem Beteiligungsantrag gewandt hat, stellen Sie die Personalratsposition fest, also:
– die Angabe der Beteiligungsart (Mitbestimmung, Mitwirkung, Anhörung)
– deren Voraussetzungen und
– die Mitbestimmungsgrenzen - Es kann auch der Fall vorliegen, dass Sie durch eine Beschwerde auf eine bestimmte Entwicklung in der Dienststelle aufmerksam gemacht werden. Jedenfalls haben Sie den Wahrheitsgehalt über „zu Ohren gekommene“, für den Personalrat wichtige Entwicklungen oder besondere Informationen zu klären.
- Eine dritte Möglichkeit ist die Bekanntgabe eines Schreibens der Dienststelle im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit (Kenntnisnahme).
2. Schritt: Beteiligungsmängel feststellen
Die Personalratsmitglieder überprüfen den gesamten Sachverhalt zunächst darauf, ob bei der Vorlage der Dienststelle Beteiligungsmängel ersichtlich sind. Ein solches Ergebnis können Sie bereits bei Ihren Vorbereitungen erzielt haben. In einem solchen Fall sollten Sie das spätestens jetzt den anderen Personalratsmitgliedern mitteilen.
Zu den Beteiligungsmängeln zählt die Feststellung,
- ob Ihr Gremium für die Angelegenheit wirklich zuständig ist,
- ob die Dienststelle die richtige Beteiligungsart ermittelt und den entsprechenden Antrag gestellt hat (bei der Mitbestimmung wird ein Antrag auf Zustimmung gestellt, bei der Mitwirkung wird nach etwaigen Einwendungen gefragt),
- ob Ihr Informationsanspruch von der Dienststelle in ausreichendem Maße berücksichtigt worden ist.
Auch der Abbruch eines Beteiligungsverfahrens oder lediglich die Kenntnisgabe der Maßnahme durch die Dienststelle im Falle einer beteiligungspflichtigen Angelegenheit sind Beteiligungsmängel.
3. Schritt: Beratung, Zusammenfassung der Ergebnisse und Bekanntgabe der Handlungsabsichten
Während der Beratung im Personalrat – bei der Sie auch auf die gesetzlich vorgegebene Äußerungspflicht achten werden – sprechen Sie die Auswirkungen der Maßnahme auf den betreffenden Beschäftigten mit Blick auf bestehende Schutzvorschriften, die Auswirkungen auf andere Beschäftigte, auf organisatorische Angelegenheiten und eventuell auf den Betriebsfrieden an.
Der Dienststelle sollte in der Sitzung Gelegenheit zur Verhandlung eventueller streitiger oder unklarer Punkte gegeben werden. Das gilt besonders für den Fall, dass sich nach dem bisherigen Beratungsstand eine Zustimmungsverweigerung zur Maßnahme abzeichnet. Wenn kein Informationsbedarf mehr besteht, sollte der Vorsitzende die Handlungsabsicht bekannt geben, damit der Personalrat ein Votum abgeben kann.
4. Schritt: Das Gremium trägt seine in der Beratung ermittelten Feststellungen zusammen und kommt zu einer Beschlussempfehlung.
5. Schritt: Der Personalrat trifft ein Votum durch Abstimmung (Beschluss).
Erläuterungen der einzelnen Schritte
Zur Personalratsposition
Sie haben schon bei Ihren Vorbereitungen zur Personalratssitzung im Zusammenhang mit Ihrer Ermittlung der Handlungsmöglichkeiten des Gremiums die Personalratsposition eingeschätzt. Ratsam ist, alle mit der Maßnahme unmittelbar oder mittelbar verbundenen Beteiligungstatbestände zu ermitteln.
Bedenken Sie, dass oftmals eine Maßnahme im Zusammenhang mit einer anderen steht oder sie wirkt sich auf sie aus. Gleichwohl handelt es sich dabei um verschiedene Maßnahmen, die betroffen sein können und bei denen die jeweilige Mitbestimmung unterschiedlichen Schutzzwecken dienen kann. Das gilt auch dann, wenn beide Maßnahmen zeitgleich getroffen werden. Allerdings muss die auf den Einzelfall bezogene, spezifische Zielrichtung auch beim Anführen eines anderen Beteiligungstatbestands bestehen.
Zum Beteiligungsmangel „Sachstand“
Die Maßnahme muss noch beabsichtigt und darf nicht – auch nicht teilweise – vollzogen sein. Deshalb ist für den Personalrat der Sachstand des Vorhabens von grundlegender Bedeutung. Hat die Dienststelle mit dem Vollzug der Maßnahme bereits begonnen oder ihn sogar abgeschlossen, besteht für den Personalrat im Grunde keine Mitgestaltungsmöglichkeit mehr. Dies aber ist der Kern der Personalratsbeteiligung. Es bleibt in einem solchen Fall nur die Kenntnisnahme. Eine rückwirkende Zustimmung sollte ein Personalrat nicht geben. Sie wäre sowieso rechtlich unwirksam, wenn es zu einer gerichtlichen Klärung der Maßnahme käme. Ein vorweggenommener Vollzug einer beteiligungspflichtigen Maßnahme bedeutet rechtlich die Nichtbeteiligung des Personalrats.
Strategietipp
Fragen Sie die Dienststelle immer nach dem Sachstand der beabsichtigten Handlung, wenn Ihr Gremium um Zustimmung zu einer mitbestimmungspflichtigen Maßnahme gebeten wird.
Zum Beteiligungsmangel „Formelle Mängel“
Hat die Dienststelle vom Personalrat ein Votum beantragt, sollten Sie zuerst prüfen, ob die Dienststelle formell richtig gehandelt hat oder Fehler/Mängel bereits beim Verfahren vorliegen.
Beispiele für formelle Mängel:
- Hat die Dienststelle überhaupt einen Antrag auf Beteiligung des Personalrats gestellt oder die Angelegenheit nur zur Kenntnis gegeben?
- Ist die Dienststelle für die Maßnahme eigenverantwortlich zuständig?
- Ist der Unterzeichner des Antrags befugt, das Beteiligungsverfahren beim Personalrat einzuleiten? Mängel bei der Unterzeichnung oder bei der Zuständigkeit hat der Personalrat innerhalb der Äußerungsfrist zu rügen.
- Hat die Dienststelle den Personalrat rechtzeitig und umfassend informiert? Ob die Dienststelle den Personalrat rechtzeitig und umfassend informiert hat, wird sich ebenfalls erst im Zuge der Beratung herausstellen. Sie werden sich bereits bei Ihren Vorbereitungen auf die Sitzung mit der Thematik „Informationsanspruch“ näher befasst haben. Das Thema ist im Abschnitt „Vorbereitungen“ näher beschrieben worden.
- Ist eventuell eine Stellungnahme eines anderen Personalrats (wenn der Beschäftigte in jener Dienststelle tätig ist) erforderlich und liegt diese vor?
- Sind von der Maßnahme besondere Schutzregeln (z.B. nach SGB IX – Schwerbehinderung) oder Förderungsnotwendigkeiten (z.B. Gleichstellungs-/Frauenfördergesetz) tangiert und sind die betreffenden Gremien beteiligt worden? Liegen deren Stellungnahmen vor?
- Ist Ihr Gremium formal nicht beteiligt worden (Dienststelle stellt keinen Antrag), obwohl es nach dem PersVG hätte beteiligt werden müssen?
- Ist die richtige Beteiligung beantragt und ausreichend informiert worden?
Ist die richtige Beteiligungsart beantragt worden?
Es ist ein großer Unterschied, ob die Dienststelle beim Personalrat nur die Mitwirkung beantragt oder die Mitbestimmung, wie das Personalvertretungsrecht es bei diesem Regelungsgegenstand vorsieht. Nicht selten kommt es vor, dass in Anträgen der Dienststelle die Formulierung verwendet wird „leite ich Ihnen zu Ihrer Mitwirkung zu.“ Das kann zu Irrtümern führen. Legen Sie Wert darauf, dass die Dienststelle die richtige Beteiligungsart beantragt. Es bestehen folgende Beteiligungsarten:
- Mitbestimmung
- Mitwirkung
- Anhörung
Die richtige Beteiligungsart herauszufinden erfordert Ihrerseits Grundkenntnisse des Personalvertretungsrechts. Schwieriger wird es werden, wenn in der Beratung über die einzelnen Befugnisse bei der Beteiligung zu sprechen ist. Mehr dazu können Sie in Abschnitt 3.8 lesen.
Vorschläge zur Beratung des Personalrats?
Wie die Aussprache im Personalrat geführt wird, müssen die Personalratsmitglieder von Sitzung zu Sitzung festlegen und richtet sich letztlich nach den unterschiedlichen Beratungsfällen. Bei Ihrem Vorgehen können Sie bei dem Einzelthema die Methode „vom Allgemeinen zum Besonderen“ anwenden.
Je nach Art der Information und Handlungsbereitschaft hat der Personalrat zusätzlich die Möglichkeit, durch gesetzlich vorgesehene Gespräche mit der Dienststellenleitung weitere Informationen zu beschaffen. Besteht Dringlichkeit, kann die Dienststellenleitung oder deren Vertretung zur Personalratssitzung gebeten werden.
Nach dem Zusammentragen aller Informationen sollte eine Aussprache über den Handlungsbedarf geführt und dabei festgestellt werden, welche Gestaltungs- oder Einwirkungsmöglichkeiten der Personalrat hat. Dabei spielt natürlich die richtige Beteiligungsart eine Rolle.
Strategietipp
Zunächst sollten in der Aussprache die bei den einzelnen Personalratsmitgliedern bestehenden Informationen zusammengetragen werden. Deren Informationen können auf Gesprächen, Telefonaten oder Aussprachen mit Betroffenen oder im Kollegenkreis beruhen. Erst dann sollten die von der Dienststelle gegebenen Informationen allen Personalratsmitgliedern bekannt gegeben werden, falls dies nicht schon bei der Übersendung der Tagesordnung geschehen ist.
