Tipps und Tricks für den Betriebsrat: Sichere E-Mail

Dass E-Mails kein besonders sicheres Kommunikationsmittel sind, ist eigentlich bekannt. Gleichwohl wird damit in der Praxis meist völlig sorglos umgegangen. Das sollte sich auch der Betriebsrat noch mal gut überlegen. Daher hier ein paar Tipps zum sichereren Umgang mit E-Mails.

E-Mail-Account für den Betriebsrat im Unternehmen

Üblicherweise richtet der Arbeitgeber dem Betriebsrat eine E-Mail-Adresse auf seinen eigenen Servern ein, erkennbar an dem Schema betriebsrat@firmenname.de. Das ist oft (aber nicht immer) sehr lieb gemeint, allerdings kann diese E-Mails im Zweifel jeder mitlesen, der im Firmennetzwerk mit Administratorenrechten ausgestattet ist. Das Mitlesen ist zwar nicht statthaft, aber die Justiz wäre arbeitslos, wenn alle immer nur das täten, was nicht verboten ist und bekanntlich ist unsere Justiz ganz bestimmt nicht unterbeschäftigt …

E-Mails des Betriebsrats können abgefangen werden

Auch wenn wir hier niemandem etwas Böses unterstellen wollen, aber die Erfahrung zeigt, dass Möglichkeiten, die bestehen, früher oder später auch mal „ausprobiert“ werden. Und so sollte sich der Betriebsrat überlegen, was er über diese „offizielle“ Firmen-E-Mail-Adresse verschickt, denn „abhörsicher“ ist dieses Kommunikationsmittel ganz bestimmt nicht. Ganz allgemein gilt: Schreiben Sie nichts in eine unverschlüsselte E-Mail, was Sie nicht im Zweifel auch auf eine Postkarte schreiben würden. Für jüngere Leser: Postkarten sind die meist mit hübschen Fotos bedruckten Karten, die man sich vor der Erfindung der Handykamera als Gruß aus dem Urlaub zuschickte.

Experten-Tipp: Papierkorb von Outlook-Exchange

Übrigens: wenn Sie zu Ihren Sitzungen per Outlook einladen, sollten Sie den Terminen keine Anhänge beifügen. Oder zumindest abgelaufene Termine aus dem Kalender löschen und regelmäßig den Outlook-Ordner „Gelöschte Elemente“ leeren. Sonst sammeln Sie ungewollt jede Menge Daten, die niemanden etwas angehen sollten.

Die Lösung: Betriebsrats-E-Mail über externe Services

Viel schwieriger für IT-Administratoren Ihres Betriebes ist es, eine Mail-Kommunikation abzuhören, die über externe Mail-Server abgewickelt wird. Sicher ist das zwar immer noch nicht, aber das „Mithören“ z.B. durch die betriebliche IT-Abteilung erfordert dann schon ein gehöriges Maß an krimineller Energie.

Legen Sie sich daher eine zweite E-Mail-Adresse bei einem kostenlosen E-Mail-Anbieter zu. Da liest zwar der eine oder andere Geheimdienst mit, aber mit einer gewissen Sicherheit nicht der eigene Chef. Über diese E-Mail-Adresse können Sie dann weiterhin bequem die Kommunikation innerhalb des Betriebsrats, mit Sachverständigen, Rechtsanwälten oder Gewerkschaften abwickeln. Und für absolut Vertrauliches sollten Sie E-Mail ohnehin nicht verwenden. Da sind die gute alte Post oder das Faxgerät noch immer die eindeutig sichereren Alternativen.