Tipps und Tricks für den Betriebsrat: Aktenführung

Viele Betriebsräte tun sich mit einer sinnvollen Archivierung ihres „Schriftkrams“ schwer. Hier ein paar Tipps, wie man Protokolle, Betriebsvereinbarungen und Gerichtsakten sinnvoll aufbewahrt.

Geschäftsführung Betriebsrat. Ordnung ist das halbe Leben – sagt der Volksmund. Ganz falsch ist das sicher nicht. Auch nicht für den Betriebsrat. Im Lauf der Zeit kann sich selbst in einem kleineren Betriebsrat ganz schön viel Papierkram ansammeln: Schriftverkehr mit Arbeitgeber, Gewerkschaften, Anwälten, Schichtpläne, Sitzungsprotokolle und vieles mehr. Da stellt sich schon die Frage, wie man das alles sinnvoll strukturiert ablegt, damit man es auch wiederfindet, wenn man es braucht.

Kein papierloses Betriebsratsbüro

Da bietet zum einen die moderne elektronische Datenverarbeitung tolle Möglichkeiten der digitalen Archivierung. Einige größere Betriebsräte nutzen so etwas auch schon, aber die meisten (noch) nicht. Außerdem ist das Betriebsverfassungsgesetz noch nicht so weit, dass es das komplett papierlose Betriebsratsbüro ermöglicht. Sitzungsprotokolle, Anwesenheitslisten, Betriebsvereinbarungen müssen zwingend eigenhändige Unterschriften tragen; da wird Papier auf jeden Fall noch gebraucht.

Strukturierte Ablage für den Betriebsrat

Legen Sie in einem Ordner alle Unterlagen ab, die zu einer Betriebsratssitzung gehören. In diesen Ordner gehören

• eine Abschrift der Ladung der Betriebsratsmitglieder,
• die Tagesordnung,
• die Anwesenheitsliste,
• das Sitzungsprotokoll,
• gegebenenfalls die dazugehörigen Beschlussprotokolle und
• eventuelle weitere Anlagen.

All dies legen Sie in einem Ordner ab. Bei mehreren Sitzungen in einem Ordner verwenden Sie entsprechend Trennblätter. Wenn Sie dies alles in chronologischer Reihenfolge abheften, behalten Sie stets den Überblick und das selbst noch nach Jahren.

In einem weiteren Ordner legen Sie die Originale sämtlicher abgeschlossener Betriebsvereinbarungen. Beachten Sie: die Originale – sie tragen die Unterschriften der Betriebsparteien – Ihrer Betriebsvereinbarungen sind wichtige Dokumente und unter Umständen für die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bares Geld wert. Bewahren Sie diese also bitte sorgfältig auf.

In einem dritten Ordner legen Sie Kopien sämtlicher abgeschlossener Betriebsvereinbarungen. Diesen Ordner benutzen Sie fortan für Ihre tägliche Arbeit. So bleiben die Originale der Betriebsvereinbarungen auf jeden Fall geschützt, werden nicht beschädigt und können nicht so leicht verloren gehen.

In einem vierten Ordner legen Sie die sonstige Korrespondenz mit dem Arbeitgeber oder mit Arbeitnehmern etc. ab.

Daneben können Sie natürlich noch weitere Ordner anlegen für besondere Projekte des Betriebsrates oder für Gerichtsverfahren etc.