Social Media: nicht ohne den Betriebsrat
Viele Unternehmen setzen zunehmend soziale Medien und Netzwerke zu Marketing-/ Kundenpflege- und anderen Zwecken ein. Das erfordert nicht selten die Beteiligung der Mitarbeiter, indem sie etwa Statusmeldungen oder Bilder des Unternehmens in ihren Accounts teilen, auf Events aufmerksam machen oder auch nur den RSS-Feed des Corporate Blog in ihre persönlichen Neuigkeiten auf XING einfließen lassen.
Mitbestimmung. Social-Media-Guidelines sind oft dann gar nicht nötig, wenn für die Beschäftigten klar ist, dass es sich um eine rein berufliche Kommunikation handelt. Problematischer sind die Situationen, in denen sich private und berufliche Grenzen vermischen. Denn hier ist längst nicht jedem Mitarbeiter klar, dass in diesen Fällen durchaus auch die Unternehmenskommunikation betroffen ist. Ein Beispiel hierfür wäre etwa das Besprechen eines dienstlichen Vorfalls mit Facebook-Freunden oder auf Instagram. Genau in dieser Grauzone muss bei der Belegschaft das Bewusstsein geschaffen werden, welche Auswirkungen ihr Verhalten haben kann.
Guidelines sollen Sicherheit geben
Die Social-Media-Guidelines sollen in erster Linie den Mitarbeitern und Managern des Unternehmens Sicherheit im Umgang mit den sozialen Medien geben. In zweiter Linie helfen Guidelines, vermeidbare Kommunikationskrisen zu vermeiden sowie rechtlichen Problemen verschiedenster Art vorzubeugen. Die Ausgangsprämisse für diese Guidelines könnte lauten: Fast alle Mitarbeiter nutzen Social Media, aber meist ohne sich größere Gedanken um die Auswirkungen, aber auch Potenziale dieser Medien zu machen. Wer sich bei Facebook anmeldet, um mit dem eigenen Freundeskreis zu kommunizieren, ist sich oft gar nicht im Klaren darüber, wie schnell Aussagen, Bilder oder sonstige Inhalte diesen eigentlich privaten Rahmen verlassen und an die Öffentlichkeit dringen. Insbesondere, aber längst nicht nur, jüngeren Mitarbeitern sind die möglichen Auswirkungen ihrer Äußerungen in den sozialen Medien oft nicht bewusst.
Was einmal irgendwo in einem digitalen Medium niedergeschrieben und anschließend geteilt oder geliked wurde, wabert erst einmal durch die Weiten des Internet. Ein solcher Post ist damit unendlich schwieriger aus der Welt zu schaffen als eine mündliche Bemerkung zwischen Teeküche und Besprechungsraum, selbst dann, wenn er ebenso beiläufig gemeint war. Selbst private Texte bei Instagram oder WhatsApp lassen sich problemlos abfotografieren und dann weiterverteilen oder sogar veröffentlichen. Immer dort, wo ein Beschäftigter in seinem Profil oder als Person als Arbeitnehmer eines Unternehmens unmittelbar oder mittelbar erkennbar ist, tangiert dies stets auch das Unternehmen selbst – zumindest in irgendeiner Form. Das gilt nicht nur bei unmittelbaren Äußerungen über Berufliches, sondern auch beim Verhalten insgesamt.
Schaffen Sie als Betriebsrat das nötige Bewusstsein bei der Belegschaft
Vertrauliche Informationen in Unternehmen gibt es zuhauf – und das war schon immer so. Während diese früher fast zwangsläufig nur einem sehr kleinen Kreis bekannt wurden bzw. zugänglich waren, hat sich dies massiv verändert: Heute ist es ein Leichtes, interne Details etwa in privaten WhatsApp-Gruppen auszutauschen, die so niemals hätten weitergegeben werden dürfen. Doch solch ein unzweifelhaft falsches Verhalten geschieht in den meisten Fällen nicht aus Böswilligkeit, sondern aus fehlender Sensibilisierung für das Thema. Die Beschäftigten machen sich oft nicht klar, dass beispielsweise gegen eine Geheimhaltungsvereinbarung verstoßen wird oder dass eine bestimmte Äußerung die arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt. Hier sollte die interne Kommunikation Bewusstsein schaffen und Hilfestellung leisten – unter anderem durch die Social-Media-Guidelines, aber auch durch Informationsveranstaltungen und Schulungen.
Social Media Guidelines haben mehrere Ziele
Die Guidelines sollen den Weg aufzeigen, den das Unternehmen im Bereich Social Media gehen will, und alle Mitarbeiter auf diesen Weg einstimmen. Sie geben Sicherheit im Umgang mit den teils noch ungewohnten Kanälen und machen Lust darauf, Neues auszuprobieren und altgewohnte Pfade zu verlassen. Kurz lassen sich die Aufgaben von Social- Media-Guidelines wie folgt zusammenfassen:
- Vermeiden von Fehlern
- Begrenzen von Risiken
- Information der Mitarbeiter
- Sicherheit schaffen
- Aufzeigen von Grenzen
- Einstimmung auf eine gemeinsame Strategie
- Motivieren zur Nutzung
Übersicht: wichtige Inhalte von Social Media Guidelines
- Welche Botschaften will das Unternehmen verbreiten? Welche Ziele bzw. Statements sollten die Beschäftigten als Leitlinie bei der beruflichen Kommunikation zugrunde legen?
- Ist es gewollt, dass die Arbeitnehmer über ihre persönlichen Accounts in Bezug auf das Unternehmen oder über die Unternehmensaccounts selbst kommunizieren? Gibt es dafür verbindliche Vorgaben, die zu beachten sind (z. B. Art der Medien, Sprachregelung, formelle Anforderungen)?
- Gibt es Regelungen, wie die Beschäftigten auf ihren privaten Social-Media-Accounts kennzeichnen, was privat und was beruflich ist? Wie viel Transparenz in Bezug auf die Verfasser von Postings und Antworten soll es auf den Unternehmensaccounts selbst geben (z. B. Kennzeichnung durch die Initialen)?
- Welche privaten Postings sollten gegebenenfalls als Werbung gekennzeichnet werden, welche nicht? Vereinbaren Sie klare Vorgaben und kommunizieren Sie diese unternehmensintern.
- Gibt es Regelungen darüber, wie Arbeitnehmer reagieren können bzw. sollen, wenn sie im Internet auf Kritik am Unternehmen stoßen? Wie gehen sie mit interner Kritik um? Posten sie diese öffentlich oder gibt es auch interne Kanäle, die in solchen Fällen vielleicht sinnvoller wären?
- Was passiert bei Fehlern der Mitarbeiter?
- Welche Vorgaben gibt es in Bezug auf den Umgang miteinander? Hier sollten wahrheitsgetreue Kommunikation sowie Werte wie Respekt und Anstand Eingang in Ihre Guidelines finden.
- An welche Zielgruppen im Unternehmen richten sich die Guidelines? Brauchen unterschiedliche Zielgruppen unterschiedliche Guidelines?
Binden Sie als Betriebsrat die Beschäftigten mit ein
Um die Akzeptanz der Guidelines im Unternehmen sicherzustellen, sollte mit einem gewissen Fingerspitzengefühl vorgegangen werden. Die Einführung neuer Richtlinien stößt gerade bei „alteingesessenen“ Mitarbeitern oft auf wenig Gegenliebe. Und auch bei jüngeren Mitarbeitern baut sich Widerstand auf, wenn der Eindruck entsteht, sie würden in ihrer privaten Social-Media-Nutzung irgendwie beschnitten. Schon bei der Erstellung empfiehlt es sich daher, keinen „Top Down“-Ansatz durchzusetzen, sondern Vertreter der Belegschaft ins Boot zu holen. Wenn die Guidelines in einem gemeinsamen Workshop erarbeitet und alle Stimmen gehört werden, steigt die spätere Akzeptanz deutlich an. Insbesondere Ihnen als Betriebsrat kommt in dieser Phase eine wichtige Rolle zu.
Ohne den Betriebsrat geht es in der Regel nicht
Der Betriebsrat ist überhaupt wichtig, wenn es um Social-Media-Guidelines geht. Denn einige dieser Richtlinien unterliegen der Mitbestimmung nach dem BetrVG. Allerdings kann der Arbeitgeber alleine darüber entscheiden, ob er in den Richtlinien eine Präambel mit den Zielen des Unternehmens, der Unternehmensphilosophie oder auch allgemein gültigen Grundsätzen (wie z. B. Hinweis auf die Pflicht zur Einhaltung der Gesetze) aufnimmt. Ebenso mitbestimmungsfrei sind Regelungen die allein dem privat-persönlichen Bereich zuzurechnen sind. Aber Achtung: Wegen der Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer sollten Sie solche Vorschriften genau prüfen – vielleicht gehen sie zu weit und sind unzulässig.
Die richtige Kommunikation entscheidet über den Erfolg
Der Prozess der Einführung der Guidelines ist ebenfalls entscheidend. Ziel ist, dass alle Mitarbeiter von den Guidelines erfahren, sie verstehen, akzeptieren und die Bedeutung für ihren persönlichen Arbeitsalltag verinnerlichen. Hierfür sollten alle Möglichkeiten der internen Kommunikation genutzt werden, zum Beispiel:
- Kick-off-Veranstaltung
- Rund-E-Mails
- Beiträge im Intranet
- Aushänge
- Hinweis in internen Publikationen
Insbesondere Workshops haben sich bewährt.
