Einführung der eAU – wo stehen wir heute?
Seit über einem Jahr, konkret Anfang 2023, gilt die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU. Mit ihr müssen Arbeitnehmende ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr dem Arbeitgeber aushändigen. Stattdessen stellen die Krankenkassen die entsprechenden Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch zur Verfügung, die die Arbeitgeber schließlich abrufen. Grundsätzlich hat sich die eAU mittlerweile durchgesetzt, aber in der Praxis kommen immer wieder Fälle vor, in denen noch auf die ausgedruckte Variante zurückgegriffen werden muss.
Elektronische Datenübermittlung an die Krankenkasse
Vor der Implementierung des digitalen Wegs mussten Mitarbeitende bei Krankmeldung die lange geltende gelbe Bescheinigung beim Arbeitgeber abgeben. Dies soll nun durch das elektronische Verfahren vereinfacht werden. Seit 01.01.2022 bereits müssen Vertragsärzte und -ärztinnen, die technisch dazu in der Lage sind, bei Feststellen einer Arbeitsunfähigkeit (AU) eines Arbeitnehmenden die Daten elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermitteln. Bis zum Ende der eAU-Pilotphase für Arbeitgeber am 31.12.2022 mussten die Arztpraxen zudem die AU-Daten an die Krankenkassen per Papierbescheinigung weitergeben, damit der Patient oder die Patientin diese an den Arbeitgeber weiterleiten konnte.
Informationspflicht bleibt bestehen
Arbeitnehmende informieren nach wie vor ihren Arbeitgeber. Dazu händigen sie diesem jedoch nicht mehr die Papierbescheinigung aus, sondern der Arbeitgeber ruft die Daten bei der Krankenkasse elektronisch ab. Diese Informationen beinhalten den Namen des/der Beschäftigten, den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und die Angabe darüber, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.
Was unverändert gilt, ist, dass Mitarbeitende weiterhin die Pflicht haben, dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit zu melden und diese ärztlich diagnostizieren zu lassen. Auch müssen Beschäftigte nach § 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG nach dem dritten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Neu ist nun, dass diese Pflicht des Arbeitnehmenden zur Vorlage der AU künftig wegfällt. Dies könnte Vorteile bringen, da es bisher immer wieder in der Praxis zu Auseinandersetzungen darüber gekommen ist, ob die AU-Bescheinigung pünktlich vorgelegt wurde.
Aber dennoch kein Ende des Papiers
Aber die AU auf Papier bleibt weiterhin bestehen. Denn auch nach Ablauf der eAU-Pilotphase haben Arbeitnehmende weiterhin Anspruch darauf, dass die Arztpraxis ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papier ausstellt. Diese bleibt auch als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel erhalten. Denn bei technischen Störfällen wie einer fehlgeschlagenen elektronischen Übermittlung beispielsweise kann die Papier-AU weiterhin als Nachweis für die Arbeitsunfähigkeit als Voraussetzung der Entgeltfortzahlung dienen. An der Papierbescheinigung solle laut Gesetzgeber festgehalten werden, bis ein für den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit geeignetes elektronisches Äquivalent mit gleich hohem Beweiswert zur Verfügung steht.
Arbeitgebende oder Steuerkanzleien müssen zudem berücksichtigen, dass trotz der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung das bisherige Verfahren in bestimmten Fällen weiterhin bestehen bleibt, so für privat krankenversicherte Arbeitnehmende oder bei Minijobs in Privathaushalten.