Betriebsräte nach dem EuGH-Urteil: Wird die Arbeitszeit korrekt erfasst?
Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof in einem Urteil die Anforderungen an Arbeitszeiterfassung neu definiert (Az.: C-55/18). Auch wenn das Urteil noch im deutschen Arbeitsrecht verankert werden muss, ist bereits erkennbar, dass viele Unternehmen ihre Zeiterfassung anpassen müssen. Als Betriebsrat sollten Sie prüfen, ob Ihre betriebliche Arbeitszeiterfassung die neuen Anforderungen erfüllt oder ob neue Erfassungssysteme geeigneter sind. Wichtig ist deshalb, dass Sie die Merkmale der Systeme kennen und ihre Eignung für Ihr Unternehmen und seine Belegschaft bewerten können.
Mitbestimmung. Jedes Unternehmen muss festlegen, welche Tätigkeiten als zu erfassende Arbeitszeit zu bewerten sind. Dabei sollten Sie als Betriebsrat unbedingt unterscheiden zwischen Zeiten, die vergütungsrelevant sind, und solchen, die im Sinne des Arbeitsschutzes als Arbeitszeit gelten. Diese unterschiedliche Betrachtung von Zeiten kann sich beispielsweise bei bestimmten Zeiten während einer Fahrt ergeben, die aus Sicht des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) als Ruhezeit bewertet, vom Arbeitgeber aber dennoch vergütet werden. Wenn etwa ein Arbeiter im Auto eines Kollegen von der Baustelle nach Hause fährt, wird diese Zeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes in der Regel als Ruhezeit gewertet. Dennoch ist die Erfassung der Reisezeit möglicherweise relevant, weil die Erstattung des Aufwands (z. B. Auslösung) betrieblich vereinbart sein kann. Außerdem legt das Ende der Reisezeit gleichzeitig das Ende der Abwesenheit fest, aus dem sich steuerliche Ansprüche wie Verpflegungsmehraufwandspauschalen und Übernachtungspauschalen ergeben. Mit geschickter Buchungslogik in der Zeiterfassung kann man die Erfassung für alle drei Aspekte – Arbeitsrecht, Aufwandsentschädigung und Abwesenheit – gleichzeitig erledigen.
Erfassen Sie alle Tätigkeiten, die zur Arbeitszeit zählen
Jedes Unternehmen sollte deshalb im ersten Schritt die Zeitarten erfassen, die als Arbeitszeit gewertet werden könnten – aus Sicht des ArbZG, der betrieblichen Entgeltregelungen und steuerlicher Bewertungen. Im Interesse Ihrer Kollegen sollten Sie als Betriebsrat sicherstellen, dass alle Arbeitszeiten berücksichtigt werden. Typische Zeiten können sein:
- Arbeitszeit im Unternehmen (Büro, Werkstatt, Geschäft etc.)
- Arbeitszeit auf der Baustelle/beim Kunden
- Fahrzeit von/zur Baustelle/zum Kunden
- Arbeit im Homeoffice
- sonstige Arbeit auf Dienstreise (z. B. im Hotel)
Der Europäische Gerichtshof fordert in seinem Urteil ein objektives, verlässliches, zugängliches und vertrauliches System, mit dem die geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Wenn es Ihrem Unternehmen organisatorisch gelingt, die Arbeitszeiten handschriftlich zu erfassen und dabei Objektivität, Verlässlichkeit, Zugänglichkeit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, dann genügen auch Stundenzettel. Dennoch werden sich die meisten Unternehmen für eine digitale Lösung entscheiden – sie ist gegenüber der aufwendigen manuellen Erfassung und Auswertung einfach viel wirtschaftlicher.
Überblick: Anforderungen des EuGH an ein System zur Zeiterfassung
- Die Arbeitszeit muss objektiv gemäß der betrieblichen Vereinbarungen erfasst werden, unabhängig von der Person, die die Erfassung vornimmt. Sie muss manipulationssicher sein.
- Das System muss verlässlich funktionieren und sollte so zur Verfügung stehen, dass alle Arbeitszeiten an jedem Arbeitsort erfasst werden können.
- Das System muss für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen zugänglich sein, um ein ausgeglichenes Kräfteverhältnis sicherzustellen. Arbeitnehmer sollten ihre Arbeitszeitbuchungen, ihre Zeitsalden sowie ggf. Buchungen auf und von ihren Arbeitszeitkonten einsehen können.
- Die Arbeitszeitdaten müssen vertraulich verarbeitet werden. Achten Sie also darauf, dass nur berechtigte Personen Zugang haben, beispielsweise die unmittelbar Vorgesetzten und die Personalabteilung – und die Arbeitnehmer selbst.
Welche Erfassungssysteme sind geeignet?
Die Zeit der Stech und Stempeluhren ist in den meisten Betrieben vorbei. Heutzutage identifizieren sich Arbeitnehmer mit RFID oder Magnetkarten, ihrem Fingerabdruck, ihrem Gesicht oder ihrer Iris an Zeiterfassungsterminals. Die Zeitstempel werden auf dem Terminal oder einem Server im Haus gespeichert. Für mobile Arbeitsplätze gibt es Terminals für das Auto und die Baustelle sowie Apps für Smartphones. Allein in Google Play, dem AppStore für AndroidSmartphones, liefert der Suchbegriff „Mobile Zeiterfassung“ über 200 Treffer. Ausschlaggebend für die geeignete Hard und Software sind die Arbeitsorte der Arbeitnehmer. Sollen Arbeitszeiten nur im Büro oder der Werkstatt erfasst werden, eignen sich stationäre Terminals. Arbeiten Arbeitnehmer auch außerhalb des eigenen Unternehmens, sind meist webbasierte Lösungen erforderlich.
Darauf sollten Sie als Betriebsrat bei der Zeiterfassung achten
Nachdem geklärt ist, welche Zeiten an welchen Arbeitsorten erfasst werden sollen, kann man eine geeignete Software auswählen. Klassische stationäre Zeiterfassungsterminals erfassen nur „Kommen“ – „Gehen“ – „Dienstgang“. Zeitgemäße Lösungen bieten auch die Erfassung von Dienstreisen, Arbeitszeiten im Hotel oder Homeoffice, Fahrzeiten als Fahrer oder Mitfahrer und vieles mehr an.
Webbasierte Lösungen auf dem Vormarsch
Einfache Apps erlauben die Zeiterfassung auf Smartphones. Andere Lösungen bieten die Zeiterfassung über verschiedene Erfassungsgeräte an (PC, Smartphone, Terminal). Das Leistungsspektrum reicht von der simplen Stoppuhr für Arbeitszeiten, deren Stundensummen manuell übertragen werden müssen, bis zu komplexen Lösungen, die auch Urlaubs und Fehlzeitenverwaltung, Stundenzettel, die automatische Berechnung von Überstundenzuschlägen, Zeit- und Erschwerniszulagen, Reisekosten, Auslösung, Spesen, sowie die Bebuchung von Arbeitszeitkonten und den Export zur Lohnsoftware anbieten. Werden die Zeitstempel auf den Endgeräten gespeichert oder live auf die Server übertragen? Wie funktioniert die Zeiterfassung im Funkloch? Werden die Zeiten mit der Uhr des Endgeräts erfasst und auf dem Gerät zwischengespeichert und können sie deshalb durch den Nutzer manipuliert werden?
Expertentipp: Tauschen Sie sich mit anderen Betriebsräten aus
Die wahre Eignung einer Zeiterfassung zeigt sich häufig erst im Regelbetrieb. Erkundigen Sie sich bei Betriebsräten anderer Unternehmen nach deren Erfahrungen mit einem bestimmten Zeiterfassungssystem.
Die richtige Hardware für die Zeiterfassung
Die geeignete Erfassungstechnik hängt davon ab, wo die Arbeitszeiten erfasst werden müssen:
- Am festen Arbeitsplatz (Büro, Werkstatt): Arbeitnehmer melden sich an Terminals im Eingangsbereich oder an ihrem ArbeitsplatzPC an und ab.
- Im Homeoffice: Arbeitnehmer verwenden ihr Smartphone oder den PC zur Zeiterfassung.
- Auf der Baustelle: Auf längerdauernden Baustellen können robuste Terminals installiert werden.
- Unterwegs, beim Kunden oder auf wechselnden Baustellen: Arbeitnehmer nutzen ihr Smartphone zur Zeiterfassung.
Praxistipp: Schließen Sie eine Betriebsvereinbarung
Schließen Sie eine Betriebsvereinbarung über die Zeiterfassung, in der alle Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern, Betriebsrat, Vorgesetzten, Personalabteilung etc. geregelt sind. Legen Sie den Umfang der Zeiterfassung und den sonstigen Funktionsumfang fest, zulässige und unzulässige Auswertungen und Datenschutz bzw. Privatsphäre-Regelungen. Bestehen Sie auf eine geeignete Anleitung und Dokumentation, Einarbeitung oder Schulung aller Beteiligten.
Datenschutz: Der Betriebsrat kontrolliert den Arbeitgeber
Achten Sie im Rahmen Ihres Überwachungsrechts nach § 80 Abs. 1 Satz 1 BetrVG bei der Bewertung eines Zeiterfassungssystems unbedingt auf den Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO! Bei webbasierten Lösungen schließt Ihr Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab. Prüfen Sie dabei die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Anbieters – sie sind Bestandteil des Vertrags:
- Sind die Maßnahmen angemessen?
- Verfügt der Anbieter über Zertifizierungen oder andere Nachweise seiner Eignung?
- Ist der Umgang mit personenbezogenen Daten zulässig? Insbesondere die Speicherung von Fingerabdrücken und IrisScans auf Servern des Anbieters sollte hinterfragt werden!
- Welche Standortdaten dürfen erfasst werden?
Das Urteil des EuGH verlangt Zugänglichkeit des Systems. Das bedeutet, dass Ihre Kollegen einen eigenen Zugang zu ihren Daten haben sollen, beispielsweise zu ihren Stempelzeiten, ihren Auswertungen und den im System über sie gespeicherten Stammdaten.
