Ein Fall für den Betriebsrat: Neue Mitarbeiter auf Empfehlung

Angesichts der zunehmenden Schwierigkeiten, geeignete Fachkräfte für die Betriebe zu gewinnen, führen immer mehr Arbeitgeber sogenannte Mitarbeiterempfehlungsprogramme (MEPs ein): Arbeitnehmer, die eine Person empfehlen, mit der dann ein Arbeitsvertrag geschlossen wird, erhalten eine Prämie. Der Betriebsrat kann hier mitreden – und sollte darauf achten, dass kein Druck auf die Arbeitnehmer ausgeübt wird.

Geschäftsführung Betriebsrat. Ist ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm (MEP) geplant, sollte der Betriebsrat seine Rolle als Kooperationspartner begreifen, zumindest dann, wenn er frühzeitig einbezogen wird. Denn unbesetzte Stellen belasten die Kollegen und die Besetzung mit weniger qualifizierten Mitarbeitern ergibt später Folgeprobleme durch Überforderung und Konflikte mit den Führungskräften. Entsprechend kann der Betriebsrat der Einführung eines MEPs aufgeschlossen gegenüberstehen. Auf die Bremse treten sollte er dagegen dann, wenn schon alles fertig organisiert und eine Software bestellt oder gar bereits eingeführt ist. Denn die Einführung eines Empfehlungsprogramms wirft Probleme auf, die vor dem Start diskutiert werden müssen.

Datenschutz beachten

In der Regel wird der Arbeitgeber eine Software anschaffen wollen, über die Empfehlungen organisiert werden. Je komplexer die Struktur des Unternehmens ist (z. B. mit Filialen und vielen Reisenden), desto eher ist dies angeraten. Doch ergeben sich aus der Digitalisierung auch Probleme. So sollen ja die Arbeitnehmer Personen aus ihrem persönlichen Umfeld als denkbare Kandidaten ins Gespräch bringen und nach Möglichkeit den Kontakt vermitteln.

Deshalb muss transparent sein: Wie werden diese Daten gespeichert? Es ist sicherzustellen, dass Daten nur so lange gespeichert werden, wie der Kandidat im Rennen ist oder bis das übliche Bewerbungsszenario in Gang kommt. Ist ein Mitarbeiter eingestellt und die Prämie bezahlt, sollten nur die Daten der Vermittlung (solange theoretisch noch Rechtsansprüche eines Arbeitnehmers zu seiner Prämienzahlung bestehen können), nicht aber personenbezogene Daten der vermittelten Person in Bezug auf das Empfehlungsverfahren gespeichert werden. Kommt ein Kandidat nicht oder nicht mehr in Betracht, müssen die Daten selbstverständlich sofort gelöscht werden.

Prinzip der Freiwilligkeit bewahren

Natürlich soll die Teilnahme am MEP freiwillig sein – man kann, muss aber keine Kandidaten vorschlagen. Damit nicht dennoch indirekt Druck auf Arbeitnehmer ausgeübt werden kann, dürfen keine personenbezogenen Auswertungen im System vorgenommen werden, die Rückschlüsse auf das Empfehlungsverhalten zulassen. Insbesondere muss klargestellt sein, dass es kein Ranking gibt, auch nicht in größerem Rahmen (etwa nach Abteilungen). Ansonsten geben die bewerteten Teams den Druck an die Einzelnen weiter.

Arbeitnehmer im MEP schulen

Auch wenn eine Empfehlungssoftware nicht allzu komplex in der Bedienung ist, müssen die Arbeitnehmer im Umgang damit geschult werden. Dies hat vor allem den Zweck, die nötige Aufmerksamkeit für die Aktion zu erzielen und Fragen – z. B. zum Datenschutz oder zu den genauen Modalitäten, wann eine Prämie bezahlt wird – zu beantworten. Bei den Schulungen muss auch abgefragt werden, ob jeder Zugriff zu einem Rechner hat oder ob gegebenenfalls über das Internet und von zuhause aus Zugriff genommen werden kann. Dies ist unumgänglich, wenn auch Betriebsfremde (z. B. Mitarbeiter bei Lieferanten und Kunden) teilnehmen dürfen. Setzen Sie sich auch für jene Arbeitnehmer ein, die keinen digitalen Zugriff haben. Für diese sollte eine Empfehlung auf Papier möglich sein.