10 Tipps für sicheres Verhalten als Betriebsrat

Die meisten Patzer im Umgang mit vertraulichen Daten passieren nicht wegen großer Sicherheitslücken oder durch Ausspähen seitens des Arbeitgebers. In vielen Fällen ist es einfach Sorglosigkeit und Nachlässigkeit im Arbeitsalltag. Gewöhnen Sie sich deshalb einen konzentrierten Umgang mit sensiblen Daten an und gewinnen Sie dadurch ein höheres Maß an Datensicherheit – und an Vertrauen, das dem Betriebsrat durch dieses seriöse Verhalten entgegengebracht wird.

Abwesenheit organisieren

Geschäftsführung Betriebsrat. Lassen Sie sensible Informationen in Ihrer Abwesenheit nicht offen auf dem Tisch liegen und schließen Sie, bevor Sie in Pausen oder zu Terminen gehen, an Ihrem Computer Fenster, die Vertrauliches zeigen. Im Zeitalter von Smartphone-Fotografie sind solche Daten ganz einfach aufgenommen und befinden sich dann in fremden Händen.

Mobile Endgeräte überwachen

Lassen Sie mobile Geräte wie Smartphone und Tablet nicht unbeobachtet liegen und verleihen Sie sie auch nicht an andere. Schnell ist ein Screenshot gemacht und an eine WhatsApp- oder E-Mail-Adresse verschickt.

Verklausuliert in der Öffentlichkeit

Kommunizieren Sie beim Tür-und-Angel-Gespräch und bei Gesprächen mit dem Smartphone in der Öffentlichkeit, etwa im Zugabteil, so, dass Zuhörer mit dem Gehörten nichts anfangen können (z. B. keine Klarnamen, sondern nur den ersten Buchstaben oder Formulierungen wie „der gestrige Anrufer“). Sie können nie wissen, wer zuhört.

Vertraulich am Kopierer

Wenn Sie einen Kopierer oder ein Faxgerät benutzen, achten Sie darauf, keine Unterlagen, Kopien oder Ausdrucke an den Geräten liegen zu lassen. Am Kopierer legen Sie Originale und Kopien stets mit der Schrift nach unten auf die Ablage.

Kritisch bei scheinbar harmlosen Fragen

Will jemand von außerhalb des Betriebsrats eine Information haben, prüfen Sie kritisch, ob diese sensibel sein kann und wozu der Bittsteller sie benötigt. Im Zweifel bitten Sie ihn um Geduld, bis Sie sich mit Kollegen abgesprochen haben. Denn auch scheinbar harmlose Fragen können einem listigen Anfragenden wertvolle Hinweise geben, etwa, wie weit der Betriebsrat mit der Bearbeitung eines Themas ist oder womit er sich beschäftigt.

Kopien minimieren

Jede Kopie einer sensiblen Information erhöht das Risiko, dass sie in nicht autorisierte Hände gelangt. Minimieren Sie deshalb die Zahl der Kopien (z. B. für Sitzungen) und sammeln Sie sie nach den Terminen wieder ein.

Neugierige Fragen abwehren

Werden Sie auf sensible Inhalte angesprochen, wechseln Sie das Thema, schweigen Sie oder sagen Sie: „Es tut mir leid, das sind vertrauliche Informationen. Darüber kann ich nicht sprechen.“

Nutzen Sie einen Schredder

Wohin kommen eigentlich die Papierabfälle des Betriebsrats? Nutzen Sie standardmäßig einen Schredder, um zu verhindern, dass neugierige Personen wertvolle Informationen finden.

Klassifizieren Sie Daten

Vereinbaren Sie im Betriebsrat eine Klassifizierung von Daten, die vertraulich sind. Das kann einfach ein Post-it auf Kopien oder ein Dateinamenzusatz „_vertraulich“ sein. Dies ist vor allem wichtig bei Weiterleitungen, damit noch einmal rückgefragt werden kann, ob der Empfänger die Informationen wirklich erhalten darf.

Keine Auskünfte an Außenstehende

Die Kommunikation mit Personen außerhalb des Betriebes sollte stets sehr vorsichtig geführt werden: keine Informationsweitergabe über das Telefon an unbekannte Personen und kein Versand von Unterlagen an unbekannte Adressen.