Die häufigsten Fehler bei Abrechnung und Zahlung
Jetzt werden Sie als Auftraggeber gezielt auf die häufigsten Fehler bei Abrechnungen und Zahlungen aufmerksam gemacht, denn in kaum einem anderen Bereich unterlaufen Auftraggebern und ihren Vertretern derartig viele schwerwiegende Fehler. Häufig sind solche Fehler verhängnisvoll und nachträglich nicht mehr zu korrigieren, deswegen werden Sie jetzt darauf aufmerksam gemacht, damit Ihnen diese Fehler nie mehr passieren!
Folgende Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:
Der Auftraggeber folgt einer Einladung zum gemeinsamen Aufmaß nicht
Nach § 14 Abs. 2 VOB/B sind die zur Abrechnung notwendigen Feststellungen – also insbesondere Aufmaße – möglichst gemeinsam vorzunehmen. Der Bundesgerichtshof (BGH) vertritt dazu die Ansicht, dass der Auftragnehmer einen Anspruch auf ein gemeinsames Aufmaß habe. Deshalb muss der Auftraggeber (bzw. sein bevollmächtigter Architekt/Ingenieur) auf eine Einladung des Auftragnehmers zu einem gemeinsamen Aufmaß unbedingt reagieren.
Tut er dies nicht, so kann der Auftragnehmer ein einseitiges Aufmaß nehmen. Es kommt dann zu einer Beweislastumkehr: Nunmehr muss der Auftraggeber beweisen, dass das vom Auftragnehmer genommene Aufmaß falsch ist. Das stellt deshalb eine entscheidende Schlechterstellung des Auftraggebers dar, weil normalerweise der Auftragnehmer die Richtigkeit seines Aufmaßes beweisen muss.
Höchst problematisch ist diese Beweislastumkehr immer dann, wenn sich die Richtigkeit des Aufmaßes nicht oder nicht ohne erheblichen Aufwand prüfen lässt (z.B. Verlegung von Grundleitungen oder von Kabeln oberhalb einer geschlossenen Zwischendecke).
Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Auftraggeber die Fehlerhaftigkeit des Auftragnehmer-Aufmaßes nicht beweisen kann und im Ergebnis Leistungen bezahlen muss, die tatsächlich gar nicht erbracht wurden.
Der Auftraggeber schickt die Schlussrechnung ungeprüft zurück
Häufig schicken Auftraggeber Schlussrechnungen an den Auftragnehmer zurück, weil angeblich die Voraussetzungen der Schlussrechnungslegung noch nicht vorliegen. Dabei meint der Auftraggeber, er könne sich durch bloße Rücksendung der Schlussrechnung der Zahlungspflicht entledigen.
Das ist häufig rechtsirrig. Wird die Schlussrechnung z.B. vor der Abnahme gelegt, so ist dies für sich genommen kein Grund, die Schlussrechnung zurückzusenden. Der Auftragnehmer darf Schlussrechnung legen, sobald er seine Leistungen fertiggestellt hat. Er muss nicht darauf warten, dass die fertiggestellten Leistungen auch abgenommen werden. Richtig ist zwar, dass die Schlussrechnung erst mit Abnahme fällig wird; das ändert aber nichts daran, dass er die Rechnung schon vor der Abnahme legen kann und die Prüffrist für die Schlussrechnung schon mit Rechnungszugang zu laufen beginnt.
Deshalb muss der Auftraggeber eine vor Abnahme zugegangene Schlussrechnung auch bereits prüfen. Er muss sie zwar nicht vor Abnahme zahlen. Prüfen muss er sie aber dennoch. Tut er dies nicht, so kann dies zu zwei nicht unerheblichen Nachteilen führen:
- Zum einen verliert der Auftraggeber nach Ablauf der Prüffrist den Einwand der mangelnden Prüfbarkeit (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 S. 3 VOB/B).
- Zudem gerät der Auftraggeber nach Ablauf der Prüffrist nach der VOB/B 2012 automatisch in Zahlungsverzug (§ 16 Abs. 5 Nr. 3 S. 3 VOB/B). Er muss insoweit Verzugszinsen und auch einen etwaigen Verzugsschaden des Auftragnehmers (z.B. Rechtsanwaltskosten) zahlen.
Der Auftraggeber rügt die mangelnde Prüfbarkeit der Schlussrechnung erst nach Ablauf der Prüffrist
Ist der Auftraggeber der Ansicht, dass die Schlussrechnung des Auftragnehmers nicht prüfbar ist, so muss er sich darauf innerhalb der Prüffrist berufen (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 S. 3 VOB/B).
Erhebt er den Einwand nicht innerhalb der Prüfbarkeit, so kann er sich später nicht darauf berufen. Beispiel: Es ist eine Prüffrist von 30 Tagen vereinbart. Erst nach sechs Wochen rügt der Auftraggeber, dass die Schlussrechnung ohne Aufmaß vorgelegt worden sei. Darauf kommt es nach Ablauf der Prüffrist nicht mehr an. Der Auftraggeber muss dann letztlich ohne Aufmaß prüfen, ob die abgerechneten Mengen tatsächlich erbracht wurden. Das wird ihn vor erhebliche Probleme stellen.
Der Auftraggeber beachtet die verkürzten Zahlungsfristen der VOB/B 2012 nicht
Noch immer hat sich in Auftraggeberkreisen nicht endgültig herumgesprochen, dass die VOB/B 2012 neue Prüf- und Zahlungsfristen für die Schlussrechnung vorsieht. Die Frist beläuft sich nunmehr regelmäßig nur auf 30 Tage. Es besteht zwar die Möglichkeit der Verlängerung auf insgesamt 60 Tage (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 S. 1 u. 2 VOB/B). Die Verlängerung ist allerdings abhängig von der Zustimmung des Auftragnehmers.
Bittet der Auftraggeber spät (z.B. erst nach Rechnungseingang) um die Verlängerung der Prüffrist, so wird der Auftragnehmer dieser häufig nicht zustimmen. Der Auftraggeber sollte sich darauf bereits rechtzeitig einstellen und bereits in den Ausschreibungsunterlagen eine Verlängerung auf 60 Tage vorsehen. Dem Auftragnehmer bleibt dann letztlich keine Wahl, wenn er den Auftrag haben möchte.
Entscheidend für die Rechtzeitigkeit der Zahlung ist der Zahlungseingang beim Auftragnehmer
Es hat sich bis heute noch nicht herumgesprochen, dass es bereits im Jahre 2008 zu einer wesentlichen Änderung der Rechtslage im Hinblick auf Zahlungsfristen gekommen ist. Nach früherer Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes galt: Nahm der Auftraggeber die Zahlung spätestens am letzten Tag der Zahlungsfrist vor, so war sie noch rechtzeitig. Es genügte also insbesondere, am letzten Tag der Skontofrist den Überweisungsträger zur Bank zu reichen oder online eine Zahlung anzuweisen.
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat jedoch schon im Jahre 2008 entschieden, dass diese Rechtsprechung des BGH nicht mit (höherrangigem) Europäischen Recht vereinbar ist. Mittlerweile enthält auch die VOB/B in § 16 Abs. 5 Nr. 3 S. 3 VOB/B eine entsprechende Klarstellung. Danach gilt:
Die Zahlung ist nur dann rechtzeitig erfolgt, wenn die Zahlung spätestens am letzten Tag der Frist beim Auftragnehmer eingeht.
Das hat insbesondere erhebliche Folgen für Skontoabzüge. Diese werden nur gerechtfertigt sein, wenn die Zahlung tatsächlich innerhalb der Skontofrist beim Auftragnehmer eingeht. Zahlt der Auftraggeber zu spät, verliert er komplett seine Skontoberechtigung.
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Der Auftraggeber unterscheidet nicht zwischen Prüfbarkeit und inhaltlicher Richtigkeit einer Rechnung
Es kommt immer wieder vor, dass Auftraggeber (bzw. deren Bevollmächtigte) Rechnungen als nicht prüfbar zurückschicken, weil sie diese nicht prüfen können.
Dabei ist allerdings zu beachten: Die Rechnung ist nur dann nicht prüfbar, wenn die fehlende Prüfbarkeit auf eine nicht nachvollziehbare Abrechnung zurückgeht. Dagegen betreffen tatsächliche Schwierigkeiten bei der Rechnungsprüfung nicht die Prüfbarkeit.
Dazu folgendes Beispiel: Der Auftragnehmer soll Abrissarbeiten erbringen. Er hat durch Benennung konkreter Achsen und konkreter Maße dargelegt, wo er welche Bauteile abgerissen haben will. Der Auftraggeber meint, die Rechnung nicht prüfen zu können, da er nicht wisse, ob die Bauteile in der abgerechneten Menge ursprünglich tatsächlich vorhanden waren.
Hier erhebt der Auftraggeber nicht den Einwand der mangelnden Prüfbarkeit, sondern stellt allenfalls die Richtigkeit der Rechnung in Zweifel. Die Prüfbarkeit wäre nur dann betroffen, wenn der Auftraggeber der Rechnung nicht hätte entnehmen können, welche Arbeiten der Auftragnehmer erbracht haben will bzw. abrechnet (Beispiel: Er gibt keinerlei Achsen o.Ä. an). Darum geht es hier aber nicht, sondern darum, ob die Bauteile ursprünglich überhaupt vorhanden waren. Das ist eine Frage der inhaltlichen Richtigkeit der Rechnung.
Das bedeutet: Zur Prüfbarkeit einer Rechnung genügt es, wenn der Auftragnehmer nachvollziehbar darlegt, welche Leistungen er erbracht haben will. Ob die Leistungen dann tatsächlich erbracht wurden, ist eine Frage der inhaltlichen Richtigkeit.
Die Unterscheidung zwischen Prüfbarkeit und inhaltlicher Richtigkeit einer Rechnung spielt insbesondere in Bezug auf die Prüffrist eine Rolle: Wie bereits weiter oben dargelegt, muss der Auftraggeber sich grundsätzlich innerhalb der Prüffrist für die Schlussrechnung auf eine etwaig fehlende Prüfbarkeit berufen. Die Behauptung, die Rechnung sei inhaltlich falsch, ist dagegen an keine Frist gebunden.
Mit Schlussrechnungsreife entfallen Abschlagsforderungen
Nach ständiger Rechtsprechung kann der Auftragnehmer im Moment der sog. Schlussrechnungsreife keine Abschlagszahlungen mehr verlangen. Das bedeutet:
Sobald der Auftragnehmer seine Leistungen fertiggestellt hat, muss er die Schlussrechnung legen. Ab diesem Zeitpunkt (spätestens aber mit Abnahme) kann der Auftragnehmer keine Abschlagszahlungen mehr fordern. Er kann nur noch die Zahlung auf die Schlussrechnung (die sog. Schlusszahlung) verlangen.
Das bedeutet auch, dass etwaige im Moment der Fertigstellung noch offene Abschlagsrechnungen nicht mehr bezahlt werden müssen. Vielmehr muss der Auftragnehmer quasi auf die Schlussrechnung umstellen und den noch nicht gezahlten Werklohn dort abrechnen. Dementsprechend kann der Auftragnehmer mit Schlussrechnungsreife auch keine Zinsen für eine zu diesem Zeitpunkt noch nicht beglichene Abschlagsrechnung verlangen. Zinsen können allenfalls für die Vergangenheit geltend gemacht werden.
Beispiel:
Der Auftraggeber ist mit der Zahlung einer Abschlagsrechnung am 01.10.2014 in Verzug geraten. Am 01.11.2014 erfolgt die Fertigstellung und Abnahme der Bauleistungen des Auftragnehmers. Für die offene Abschlagsrechnung kann der Auftragnehmer zwar Zinsen für den Zeitraum vom 01. bis 30.10.2014 fordern. Nicht jedoch für den Zeitraum hiernach, denn mit der sodann eingetretenen Schlussrechnungsreife endete das Recht auf Zahlung von Abschlagsrechnungen. Weitere Zahlungen kann der Auftragnehmer erst nach Legung der Schlussrechnung und Ablauf der diesbezüglichen Zahlungsfrist verlangen.
Das Recht auf eine Bauhandwerkersicherheit ist ein äußerst scharfes Schwert
Der Bauunternehmer kann (außer von der öffentlichen Hand und privaten Häuslebauern) grundsätzlich eine Sicherheit für seine Vergütungsansprüche verlangen (§ 648a BGB). Eine entsprechende Forderung sollte der Auftraggeber niemals unterschätzen. Stellt er nämlich die Sicherheit nicht, so kann der Auftragnehmer die Sicherheit einklagen, die Arbeiten einstellen bzw. den Vertrag kündigen.
Nicht zuletzt die drohende Vertragskündigung ist für den Auftraggeber regelmäßig höchst gefährlich. Dies aus folgenden Gründen: Erfolgt die Kündigung in der Bauphase, so muss der Auftraggeber natürlich die bereits erbrachten Leistungen bezahlen. Aber auch für die (kündigungsbedingt) nicht erbrachten Leistungen schuldet er jedenfalls einen ganz erheblichen Teil der Vergütung. Der Auftragnehmer kann nämlich grundsätzlich die volle vereinbarte Vergütung in Rechnung stellen und muss sich nur ersparte Aufwendungen und Füllaufträge anrechnen lassen.
Aber selbst nach Vornahme der entsprechenden Abzüge steht dem Auftragnehmer dann regelmäßig noch ein Vergütungsanteil im Bereich von etwa 1/3 bis sogar 2/3 der ursprünglich vereinbarten Vergütung zu. Das kann also im Extremfall dazu führen, dass der Auftraggeber für eine tatsächlich nicht erbrachte Bauleistung dennoch die Vergütung zu guten Teilen bezahlen muss.
Deshalb muss auf die Aufforderungen einer Sicherheit gemäß § 648a BGB unbedingt reagiert werden. Entweder wird die Sicherheit gestellt oder der Auftraggeber sollte sich jedenfalls in Gespräche oder Verhandlungen mit dem Auftragnehmer begeben. Gegebenenfalls lässt sich der Auftragnehmer von seinem Sicherheitsverlangen abbringen, wenn man ihm an anderer Stelle entgegenkommt.
Sicherheiten für den Auftraggeber müssen vereinbart werden
Viele Auftraggeber nehmen an, dass allein durch Abschluss eines Bauvertrags oder allein durch Einbeziehung der VOB/B in den Bauvertrag bereits das Recht auf eine Sicherheit für die Vertragserfüllung oder die Gewährleistung bestehe. Das ist jedoch falsch.
Ein automatisches (gesetzliches) Recht auf eine Sicherheitsleistung steht nur dem Verbraucher zu (§ 632a Abs. 3 BGB). Dagegen haben alle anderen Auftraggeber (insbesondere die öffentliche Hand und privatwirtschaftliche Auftraggeber) kein automatisches/gesetzliches Recht auf eine Sicherheit, weder bezüglich der Vertragserfüllung noch der Gewährleistung.
Ein Vertragserfüllungs- oder Gewährleistungseinbehalt ist bei solchen Auftraggebern nur dann möglich, wenn dieser im Bauvertrag ausdrücklich vereinbart wurde. Daran ändert auch die VOB/B nichts. Diese nämlich statuiert nicht selbst eine Pflicht zur Sicherheitsleistung, sondern enthält nur Regelungen für den Fall, dass eine Sicherheitsleistung vereinbart wurde. Das ergibt sich eindeutig aus dem Wortlaut des § 17 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B: „Wenn Sicherheitsleistung vereinbart ist, gelten …“
TippHinweis für die Praxis:
- Der Auftraggeber sollte die Pflicht zur Einzahlung des Sicherheitseinbehalts auf ein Sperrkonto ausschließen. Anderenfalls läuft er Gefahr, den Sicherheitseinbehalt zu verlieren, wenn der Auftragnehmer fruchtlos eine Frist zur Einzahlung des Sicherheitseinbehalts auf ein Sperrkonto setzt (vgl. § 17 Abs. 6 Nr. 3 VOB/B).
- Zudem sollte unbedingt auch der Rückgabezeitpunkt für die Sicherheit geregelt werden. Das ist insbesondere im Hinblick auf § 17 Abs. 8 Nr. 2 VOB/B wichtig. Wenn nämlich nichts anderes im Bauvertrag vereinbart wird, dann muss der Auftraggeber die Gewährleistungssicherheit bei einem VOB/B-Vertrag bereits nach zwei Jahren zurückgeben.
- Das gilt auch dann, wenn eine viel längere Gewährleistungsfrist (z.B. vier oder fünf Jahre) vereinbart wurde. Der Auftraggeber läuft also Gefahr, auch bei einer vier- oder fünfjährigen Gewährleistungsfrist die Gewährleistungssicherheit schon nach zwei Jahren zurückgeben zu müssen. Das sollte er unbedingt in seinem eigenen Interesse im Bauvertrag anderslautend regeln. Es sollte dort klargestellt werden, dass die Gewährleistungssicherheit für die Dauer der Gewährleistungsfrist zu stellen ist.
Die Schlusszahlungserklärung hat kaum noch praktische Bedeutung
Die VOB/B sieht in § 16 Abs. 3 Nr. 2 bis Nr. 6 die Möglichkeit einer sog. Schlusszahlungserklärung vor. Danach muss der Auftragnehmer einer von ihm nicht akzeptierten abschließenden Zahlung widersprechen, ansonsten verliert er weitergehende Ansprüche.
Dazu ein Beispiel: Der Auftragnehmer hat eine Schlussrechnung in Höhe von 30.000 € Der Auftraggeber hat diese auf einen Betrag in Höhe von 20.000 € gekürzt: Er gibt eine ordnungsgemäße Schlusszahlungserklärung ab und kündigt an, als letzte Zahlung 20.000 € anzuweisen, mehr aber nicht. Erklärt nun der Auftragnehmer nicht fristgemäß dagegen einen Vorbehalt (bzw. begründet ihn nicht fristgemäß), dann sind Nachforderungen ausgeschlossen. Der Auftragnehmer kann dann keine über 20.000 € hinausgehende Zahlung mehr fordern. Dies gilt selbst dann, wenn seine Rechnung ursprünglich tatsächlich in voller Höhe berechtigt gewesen wäre. Allein durch den Fristablauf sind weitere Forderungen (im Beispiel immerhin 10.000 €) ausgeschlossen.
Der BGH hat die Schlusszahlungserklärung indes in der Praxis deutlich entwertet. Er ist der Ansicht, dass sich der Auftraggeber nur noch dann auf eine Schlusszahlungserklärung stützen kann, wenn er ansonsten im Bauvertrag die VOB ohne jede Änderung vereinbart hat. Voraussetzung für den Ausschluss von Nachforderungen sei es also, dass die VOB „als Ganzes“ vereinbart wurde.
Die VOB/B wird heute nur noch in sehr seltenen Ausnahmefällen „als Ganzes“ und damit völlig unverändert vereinbart. Es ist mittlerweile – auch bei Aufträgen der öffentlichen Hand – üblich, dass der Auftraggeber zusätzliche Vertragsbedingungen stellt, in denen Abweichungen von der VOB/B enthalten sind.
Denkbar sind hier insbesondere Schriftformklauseln für Nachträge oder Stundenlohnleistungen. Viele Auftraggeber schließen im Rahmen der Vereinbarung eines Sicherheitseinbehalts auch die Pflicht zur Einzahlung auf ein Sperrkonto aus. Auch die Frist für die Rückgabe der Gewährleistungssicherheit (§ 17 Abs. 8 Nr. 2 VOB/B) wird häufig von zwei auf vier oder gar fünf Jahre verlängert. Nach weit verbreiteter Ansicht soll auch die Verlängerung der Gewährleistungsfrist auf fünf Jahre eine Abweichung von der VOB/B darstellen.
