Abnahmeprotokoll: Ablauf
Im BGB existieren keine gesetzlichen Vorschriften über die Durchführung der Abnahme. Nur der Ablauf der förmlichen Abnahme ist in der VOB/B im Detail geregelt (§ 12 Abs. 4 VOB/B). Gemäß § 12 Abs. 4 Nr. 1 Satz 3 VOB/B muss der angetroffene Zustand des Bauwerks in gemeinsamer Verhandlung schriftlich niedergelegt werden, womit ein Abnahmeprotokoll erstellt werden muss.
Das Abnahmeprotokoll ist ein Bestandteil der sogenannten förmlichen Abnahme. Darin wird der Bauwerkszustand gemeinsam schriftlich festgehalten. Die förmliche Abnahme ist erst dann abgeschlossen, wenn das Protokoll erstellt und von beiden Vertragspartnern oder ihren hierzu ausdrücklich bevollmächtigten Vertretern unterzeichnet worden ist.
Wenn auch für die Durchführung sonstiger (formloser) Abnahmen keine Vorschriften existieren, empfiehlt es sich trotzdem, die Grundsätze einer förmlichen Abnahme einzuhalten.
Durchführung der förmlichen Abnahme
Die VOB/B geht grundsätzlich von der Teilnahme beider Vertragspartner an der förmlichen Abnahme aus.
Hinzuziehung eines Sachverständigen
Jede Vertragspartei ist berechtigt, auf eigene Kosten einen Sachverständigen hinzuzuziehen (§ 12 Abs. 4 Nr. 1 Satz 2 VOB/B). Das ist vornehmlich im Streitfall sinnvoll. Dann sollte auf einen öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen zurückgegriffen werden. Zu beachten ist allerdings, dass es sich bei diesem Sachverständigen um eine Hilfsperson der Partei handelt, die ihn bestellt hat. Seine Erkenntnisse und Feststellungen sind daher für den anderen Vertragspartner nicht verbindlich.
Praxis-Tipp
Der Auftraggeber muss zwar einen Sachverständigen selbst bezahlen, wenn er diesen allein zur Begleitung der Abnahme beauftragt. Geht es dagegen darum, dass der Sachverständige bereits festgestellte Mängel beweiskräftig dokumentieren soll, so hat der Auftragnehmer regelmäßig die Kosten der Einholung des Gutachtens zu tragen. Dieser Anspruch ergibt sich vor der Abnahme der Bauleistung aus § 4 Abs. 7 Satz 2 VOB/B, nach der Abnahme aus § 13 Abs. 7 Nr. 2 VOB/B.
Abnahmeprotokoll: Erstellung
Der angetroffene Zustand des Bauwerks ist gemäß § 12 Abs. 4 Nr. 1 Satz 3 VOB/B in gemeinsamer Verhandlung schriftlich niederzulegen. Dies bedeutet nichts anderes, als dass ein sog. Abnahmeprotokoll zu erstellen ist.
Das Abnahmeprotokoll nach VOB ist Bestandteil der förmlichen Abnahme. Diese ist erst dann abgeschlossen, wenn das Abnahmeprotokoll erstellt worden ist.
Hinweis für die Praxis
Architekt bzw. örtlicher Bauleiter sind im Normalfall als Hilfspersonen aufseiten des Bauherrn nur mit technischen Aufgaben betraut. Daraus folgt, dass ein Architekt, der die örtliche Bauleitung oder Objektüberwachung ausübt, ohne eine besondere Vollmacht nicht berechtigt ist, für den Bauherrn die Abnahme zu erklären.
Abnahmeprotokoll: Inhalt
Das Abnahmeprotokoll kann und sollte enthalten:
- welche Leistung abgenommen wurde,
- wann sie stattfand,
- wer an der Abnahme teilgenommen hat,
- was festgestellt wurde und
- welche Einwendungen seitens des Auftragnehmers bzw. seines Sachverständigen erhoben wurden
(zum Beispiel in Form einer Mängelliste).
Möchte der Auftraggeber durch die Abnahme keine Rechte verlieren, dann muss das Bauabnahmeprotokoll folgendes enthalten (§ 12 Abs. 4 Nr. 1 Satz 4 VOB/B):
- die Vorbehalte des Auftraggebers wegen bekannter Mängel (§ 640 Abs. 2 BGB)
- den Vorbehalt des Auftraggebers wegen der Vertragsstrafe, falls eine solche vereinbart und angefallen ist (§ 11 Abs. 4 VOB/B)
- und eine etwaige Abnahmeverweigerung unter Angabe konkreter Gründe (Mängel).
Die beiden erstgenannten Vorbehalte sind nur dann wirksam, wenn sie im Protokoll stehen; fehlen sie dort, so gelten sie als nicht erhoben.
Abnahmeprotokoll als Ergebnis gemeinsamer Verhandlung
Beide Vertragspartner sollen bei der schriftlichen Niederlegung der Ergebnisse gleichberechtigt zu Wort zu kommen (§ 12 Abs. 4 Nr. 1 Satz 3 VOB/B). Der Auftraggeber ist gehalten, bei Streitigkeiten den Auftragnehmer anzuhören und dessen Auffassung nicht nur entgegenzunehmen, sondern diese auch entsprechend in das Protokoll aufzunehmen.
Praxis-Tipps
- Da das Abnahmeprotokoll häufig vom Auftraggeber geführt wird, sind die Möglichkeiten der Einflussnahme des Auftragnehmers naturgemäß geringer.
- Dennoch sollte der Auftragnehmer den Auftraggeber darum bitten, auch dessen Einwendungen (insbesondere gegen angebliche Mängel) zu protokollieren.
- Sollte der Auftraggeber dazu nicht bereit sein, dann sollte der Auftragnehmer die Abnahme daran nicht scheitern lassen. Allerdings sollte dann ein zweites Protokoll geführt werden. Dem Auftraggeber sollte nach der Abnahme eine Abschrift des zweiten Protokolls zur Verfügung werden.
Wirkung der Unterschrift beim Abnahmeprotokoll
Ob das Protokoll zu seiner Gültigkeit von beiden Vertragspartnern unterschrieben sein muss, ist umstritten.
Mit der Unterschrift ist aber jedenfalls kein rechtsverbindliches Anerkenntnis der getroffenen Tatsachenfeststellungen verbunden. Vielmehr wird mit der Unterzeichnung nur die gegenseitige Kenntnisnahme des Inhalts bestätigt.
Daraus folgt für den Auftragnehmer insbesondere, dass er die vom Auftraggeber in das Protokoll aufgenommenen Mängel zwar zur Kenntnis genommen, aber nicht anerkannt hat. Er kann auch später Einwendungen gegen behauptete Mängel erheben.
Beispiel
Der Auftraggeber rügt bei der Abnahme, dass der Auftragnehmer ein Bauteil außerhalb der zulässigen Toleranzen eingebaut habe. Der Auftragnehmer unterzeichnet das Protokoll. Nachträglich behauptet er, das Bauteil sei mangelfrei, insbesondere innerhalb der zulässigen Toleranzen errichtet worden. Das ist zulässig, denn durch die Unterschrift unter das Abnahmeprotokoll hat der Auftragnehmer nur bestätigt, dass er die Mängelrüge des Auftraggebers zur Kenntnis genommen hat. Er hat sie damit inhaltlich noch nicht bestätigt.
Abnahme ohne Auftragnehmer
Die förmliche Abnahme soll in Anwesenheit beider Parteien stattfinden. Ausnahmsweise ist es nach § 12 Abs. 4 Nr. 2 VOB/B zulässig, die förmliche Abnahme in Abwesenheit des Auftragnehmers durchzuführen.
Voraussetzung ist allerdings, dass dieser nicht erscheint, obwohl der Termin vereinbart und die Einladung mit ausreichender Frist (zwölf Werktage) erfolgt ist. Dann ist der Auftraggeber auch von der Verpflichtung zur Anfertigung des Abnahmeprotokolls befreit (§ 12 Abs. 4 Nr. 2 Satz 2 VOB/B). Es genügt in diesem Fall, dass der Auftraggeber dem Auftragnehmer das Ergebnis der Abnahme alsbald formlos mitteilt. Alsbald bedeutet dabei nach allgemeiner Auffassung binnen zwölf Werktagen.
Abnahme ohne Auftraggeber unzulässig
Die Durchführung einer förmlichen Abnahme ohne den Auftraggeber bzw. dessen bevollmächtigten Vertreter ist nicht möglich.
Erscheint aber der Auftraggeber zur Abnahme nicht, so kann der Auftragnehmer ihn durch Setzung einer Nachfrist in Verzug setzen. In diesem Fall gilt die Abnahme nach Fristablauf als erfolgt (§ 640 Abs. 1 Satz 3 BGB).
Durchführung sonstiger Abnahmen
Wenn auch für die Durchführung sonstiger (formloser) Abnahmen keine Vorschriften existieren, empfiehlt es sich, die dargestellten Grundsätze einer förmlichen Abnahme einzuhalten. Die Anfertigung eines Abnahmeprotokolls bringt immer Sicherheit darüber, wer wann welche Leistungen abgenommen hat. Das liegt im Interesse beider Vertragsparteien.
Ausfertigungen des Abnahmeprotokolls
Jede Partei hat Anspruch auf Aushändigung einer Originalausfertigung des Protokolls, nicht nur auf eine Kopie. Dies folgt aus § 12 Abs. 4 Nr. 1 Satz 5 VOB/B.
