Pflicht zur Zeiterfassung: Was ändert sich gesetzlich?
Seit 2022 ist die Zeiterfassung in Deutschland Pflicht. Arbeitgeber müssen nicht nur Überstunden und Feiertagsarbeit erfassen, sondern die gesamte Arbeitszeit. Alles Wichtige über die gesetzlichen Anforderungen, mögliche Systeme zur Umsetzung und praktische Tipps für die Handhabung lesen Sie in diesem Beitrag.
Was ist unter Arbeitszeiterfassung zu verstehen?
Arbeitszeiterfassung bezeichnet die genaue Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit:
- Beginn und Ende der Arbeitszeit
- Dauer der Arbeitszeit
- Pausen
- Überstunden
Die Arbeitszeiterfassung ist ein wesentliches Element des Arbeitsmanagements, das sowohl für die Effizienz eines Unternehmens als auch für den Schutz der Arbeitnehmerrechte von großer Bedeutung ist. Darüber hinaus sind im Arbeitszeitrecht auch Höchstarbeitszeiten, Nacht- und Schichtarbeit sowie Ruhezeiten geregelt. Im Rahmen der europäischen Gesetzgebung wird das Arbeitszeitgesetz derzeit novelliert.
Ziel der Novelle ist es, den Arbeitnehmerschutz zu verbessern, indem Überstunden und Verstöße gegen die Arbeitszeitregelungen verhindert werden. Darüber hinaus soll die Gesetzesänderung zur Arbeitszeiterfassung die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeiten erhöhen, was sowohl den Arbeitnehmern als auch den Arbeitgebern zugutekommt.
Zeiterfassung ist Pflicht – Das sagt das Gesetz
Zwei Gerichtsurteile – des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) – haben dazu geführt, dass in Deutschland die Arbeitszeiterfassung ab Oktober 2022 Pflicht ist. Dies hat die bis dahin eher vage Regelung zur Zeiterfassung auf den Kopf gestellt und schafft nun neue Voraussetzungen und Nachholbedarf in der Unternehmenswelt. Doch der Reihe nach:
EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18), dass die Arbeitszeit ab der nullten Stunde genau erfasst werden muss. So sollen gesunde und sichere Arbeitsbedingungen geschaffen werden. Damit die Arbeitszeiterfassung fair abläuft, muss sie manipulationssicher organisiert werden. Voraussetzungen für das System zur Arbeitszeiterfassung sind daher:
- Objektivität: Das System muss die tatsächliche, korrekte Arbeitszeit wiedergeben.
- Verlässlichkeit: Die Arbeitszeiterfassung ist zu jeder Zeit und an jedem Ort möglich.
- Zugänglichkeit: Arbeitgeber wie Arbeitnehmer müssen auf das System zugreifen können.
Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung soll gesunde Arbeitsbedingungen schaffen – auch im Homeoffice.
BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
Nach dem EuGH-Urteil, auch als Stechuhr-Urteil bekannt, blieb der deutsche Gesetzgeber untätig. Dann kam ihm das Bundesarbeitsgericht im September 2022 zuvor und entschied: „Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann“ (Pressemitteilung des BAG; Urteil vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21). Dies bedeutet im Wesentlichen, dass jedes Unternehmen – unabhängig von Größe und Branche – der Pflicht zur Zeiterfassung nachkommen muss.
Das BAG stützt sein Urteil nicht auf das Arbeitszeitgesetz, sondern auf das Arbeitsschutzgesetz. In § 3 ArbSchG heißt es dort, dass der Arbeitgeber die „erforderlichen Mittel“ zur Verfügung stellen muss, um die Einhaltung des Arbeitsschutzes zu gewährleisten. Entsprechend sei der Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein objektives und zuverlässiges System für die ganzheitliche Arbeitszeiterfassung zu schaffen.
Relevante Details sind im BAG-Urteil jedoch noch nicht geklärt. Unklar ist,
- ob der pauschale Abzug von Pausen zulässig ist,
- ob die Zeiterfassung elektronisch erfolgen muss,
- inwiefern leitende Angestellte von der Pflicht zur Zeiterfassung betroffen sind,
- wie Vertrauensarbeitszeit geregelt wird und
- welche Sanktionen bei Nichtbeachtung auf Arbeitgeber zukommen.
Zeiterfassung im Mindestlohngesetz
Im Oktober 2022, nur kurz nach dem BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung, wurde außerdem das Mindestlohngesetz novelliert, das jetzt eine Pflicht zur Zeiterfassung bei geringfügig Beschäftigten beinhaltet. Arbeitgeber, die in bestimmten Branchen tätig sind, müssen außerdem die Arbeitszeiten aller Beschäftigten aufzeichnen. Betroffene Branchen sind:
- das Baugewerbe
- das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- das Personenbeförderungsgewerbe
- Betriebe im Bereich Transport, Spedition und Logistik
- Prostitutionsbetriebe
- das Wach- und Sicherheitsgewerbe
- Schaustellerbetriebe
- Gebäudereinigungen
- Forstwirtschaftsbetriebe
- Betriebe im Bereich Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
- Betriebe im Bereich Fleischwirtschaft
Hintergrund der Änderung des Mindestlohngesetzes ist, dass die Arbeitszeit prinzipiell ein Hebel sein kann, um den Mindestlohn zu unterlaufen. So ist es beispielsweise möglich, den nominell geltenden Mindestlohn zu zahlen, ihn aber faktisch zu unterschreiten, indem nicht alle geleisteten Stunden bezahlt werden. Diese Praxis einiger „schwarzer Schafe“ soll mit der seit dem 01.10.2022 geltenden Vorschrift zur Arbeitszeiterfassung der Vergangenheit angehören.
In der Baubranche läutet die Pflicht zur Zeiterfassung eine neue Ära ein. Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure und über flexible Arbeitszeitmodelle im Handwerk.
Referentenentwurf zur Zeiterfassung
Im April 2023 legte die Regierung endlich einen Referentenentwurf zur Anpassung des Arbeitsrechts an die vorausgegangenen Gerichtsurteile vor. Die Pflicht zur Zeiterfassung wird darin mit zahlreichen Details unterfüttert. Obgleich das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) noch nicht geändert wurde, gibt der Entwurf bereits Hinweise, worauf der Gesetzgeber achtet.
So sieht der Referentenentwurf u.a. die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor, sodass Stundenzettel in Papierform nur noch in Ausnahmefällen möglich sein sollen. Arbeitgeber sollen die Aufzeichnung der Arbeitszeiterfassung für mindestens zwei Jahre aufbewahren. Außerdem soll die Zeiterfassung noch am Tag der Arbeitsleistung und Beginn, Ende sowie Dauer der Arbeitszeit beinhalten.
Darüber hinaus enthält der Referentenentwurf eine Regelung zur Vertrauensarbeitszeit, die mit einer neuen Definition weiterhin möglich sein soll. Dabei handelt es sich um ein Arbeitszeitmodell, bei dem der Arbeitnehmer flexibel entscheidet, wann er seine Arbeit verrichtet, aber auch verpflichtet ist, seine Arbeitszeit zu erfassen.
Die Novellierung des Arbeitszeitgesetzes soll noch dieses Jahr, also 2024 kommen, sodass Unternehmen bereits jetzt handeln und der Verpflichtung aus dem BAG-Urteil nachkommen sollten.
Mögliche Systeme zur Umsetzung der Zeiterfassungspflicht
Welches System Sie zur Umsetzung der digitalen Zeiterfassungspflicht einsetzen, können Sie selbst entscheiden – sofern es sich um ein elektronisches System handelt, das die Anforderungen an die Manipulationssicherheit und an den Datenschutz erfüllt. Je nach Arbeitszeitmodell, Betriebsgröße und digitalem Organisationsgrad gibt es verschiedene Modelle, die für Ihren Betrieb geeignet sind. Die gängigsten Zeiterfassungssysteme sind:
- Digitale Zeiterfassungssysteme: Der Pflicht zur Zeiterfassung können Unternehmen recht einfach über digitale Zeiterfassungssysteme nachkommen. Dazu gehören Softwarelösungen, webbasierte Systeme oder mobile Apps, die es Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Arbeitszeiten auch unterwegs oder im Homeoffice zu erfassen.
- Stempeluhren: Sie erfordern die physische Anwesenheit der Mitarbeitenden. Klassischerweise handelt es sich um eine mechanische Uhr. Inzwischen werden auch digitale Stempeluhren verwendet, die durch Eingabe eines Codes, Chipkarte, RFID-Tags oder mit biometrischen Methoden die Arbeitszeit registrieren.
- Excel-Tabellen: Hierbei handelt es sich um eine einfache Methode, bei der die Arbeitszeiten manuell eingetragen und verwaltet werden.
- Projektzeiterfassungstools: Diese speziell für die Erfassung von Arbeitszeiten in Projekten entwickelten Tools sind häufig in Projektmanagement-Software integriert und ermöglichen eine genaue Zuordnung der Arbeitszeit zu bestimmten Projekten oder Aufgaben.
Beispiel für ein Projektzeiterfassungstool, wie es bei der Software „Zeit-Doku“ von Weka integriert ist. So können Beteiligte ihre Projekte nach Stunden auswerten, Soll/Ist vergleichen und klar überblicken.
Empfehlung: Setzen Sie auf digitale Zeiterfassung. Das bringt Ihnen viele Vorteile, denn:
- Eine digitale Zeiterfassung erleichtert Ihre Arbeitsorganisation. Handschriftliche Stundenzettel bedeuten einen erheblichen Aufwand.
- Sie müssen den Stundenzetteln und Wochenberichten nicht mehr hinterherlaufen. Tages-, Wochen- oder Monatsübersichten können Sie automatisch erstellen und übermitteln.
- Sie vermeiden manuelle Eingabefehler und Unstimmigkeiten; Funktionen wie Erinnerungen für Pausen und Arbeitszeitlimits erleichtern die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen
- Alle Daten lassen sich mit nur wenigen Klicks als Excel-Listen ausspielen.
Datenschutz und Arbeitszeiterfassung: Was gilt es zu beachten?
Der Datenschutz nach europäischer Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) muss natürlich trotz der Pflicht zur Zeiterfassung eingehalten werden. Daher gilt:
- Arbeitszeiten dürfen nur erfasst werden, um arbeitsrechtliche Vorschriften einzuhalten und um die Arbeitszeit zu kontrollieren.
- Der Zugriff auf die erfassten Arbeitszeitdaten muss streng kontrolliert Nur befugte Personen sollten Zugang zu diesen Daten haben.
- Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden transparent über die Erfassung der Arbeitszeiten, den Zweck, die Dauer der Speicherung und die Rechte der Mitarbeitenden in Bezug auf die Daten Eine biometrische Zeiterfassung etwa dürfen sie ihnen nicht aufzwingen.
- Die Daten der Arbeitszeiterfassung dürfen Sie nur so lange aufbewahren, wie es notwendig ist, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. In den meisten Fällen bedeutet dies eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren.
- Mitarbeitende haben das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten.
- Da es sich bei der Arbeitszeiterfassung um personenbezogene Daten handelt, müssen Unternehmen außerdem geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten und unbefugten Zugriff zu verhindern. Informieren Sie sich, inwiefern der Betriebsrat Einfluss auf den Datenschutz nehmen kann.
FAQ: Die wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
In diesem Bereich beantworten wir häufig gestellte Fragen zum Thema Arbeitszeiterfassung und bieten Arbeitgebern wertvolle Informationen und praktische Tipps für einen effizienten und rechtssicheren Umgang mit dem Arbeitszeitgesetz.
Ab wann gilt die Pflicht zur Zeiterfassung?
Da das Bundesarbeitsgericht bereits entschieden hat, dass eine Pflicht zur Zeiterfassung besteht, gilt diese seit spätestens September 2022. Details wie die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung, Ausnahmen und Sonderregelungen sind jedoch noch offen.
Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der Zeiterfassungspflicht?
Verstoßen Arbeitgeber gegen die Vorgaben zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten oder setzen sie diese nicht um, begehen sie seit Oktober 2022 eine Ordnungswidrigkeit, die die zuständige Aufsichtsbehörde mit einem Bußgeld ahndet.
Ist Vertrauenszeitarbeit weiterhin möglich?
Ja, Vertrauenszeitarbeit, bei der Mitarbeitende ihre Arbeitszeit weitgehend selbstständig und flexibel einteilen können, wird auch nach dem Gesetz zur Zeiterfassung möglich sein. Dennoch: Auf die Arbeitszeiterfassung verzichten dürfen Arbeitgeber auch bei diesem Modell nicht.
Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Zeiterfassung?
Das BAG hat ausdrücklich verneint, dass der Betriebsrat bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems ein Initiativrecht hat – ganz einfach aus dem Grund, weil der Betrieb sowieso schon gesetzlich dazu verpflichtet ist.
Festzuhalten bleibt: Zur Frage, „ob“ der Betrieb überhaupt eine Zeiterfassung für alle Arbeitnehmer einführen soll, gibt es weder ein Mitbestimmungs- noch ein Initiativrecht des Betriebsrats. Was allerdings die konkrete Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems anbelangt, ist der Betriebsrat nach aktueller Rechtslage zu beteiligen. Erfahren Sie mehr über die Rechte und Pflichten des Personalrats bei der Arbeitszeiterfassung.
Welche Ausnahmen gibt es bei der Pflicht zur Zeiterfassung?
Die Pflicht zur Zeiterfassung lässt nur wenige Ausnahmen zu. Im Referentenentwurf werden beispielhaft Führungskräfte, bestimmte Experten und Wissenschaftler genannt. Ansonsten gilt die Pflicht zur Zeiterfassung für alle Mitarbeitenden in jeder Branche und Position (im Übrigen auch für die Betriebsratsarbeit).
Besteht die Pflicht zur Zeiterfassung auch für Kleinbetriebe?
Ja, auch Kleinbetriebe sind zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Der einzige Unterschied zu größeren Betrieben (mit mehr als zehn Mitarbeitenden) besteht – nach dem aktuellen Gesetzesentwurf – darin, dass keine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung besteht. Stundenzettel aus Papier sind weiterhin erlaubt. Es ist jedoch denkbar, dass sich im Laufe der Entwicklung der Gesetzesnovelle noch weitere Sonderregelungen ergeben.
Machen Sie sich die Pflicht zur Zeiterfassung zunutze
Die detaillierte Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung bleibt bis zur Verabschiedung und Veröffentlichung der Gesetzesnovelle abzuwarten. Fest steht jedoch, dass die umfassende und verpflichtende Zeiterfassung alle Unternehmen betrifft. Wir empfehlen Arbeitgebern daher, sich frühzeitig mit den verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung auseinanderzusetzen und die datenschutzrechtlichen und branchenspezifischen Fragen zu klären.
Das System, das in vielen deutschen Betrieben noch zu finden ist, sind die klassischen Stundenzettel. Dabei gehen handschriftliche Notizen schnell verloren und Excel-Tabellen werden nicht ordentlich gepflegt oder abgelegt. Die Lösung: eine digitale Zeiterfassung. Damit sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite, denn Sie können die gesamte Arbeitszeit leicht und sicher erfassen.