Wie Sie wirksam gegen Informationsüberflutung vorgehen
Um die mit Informationsüberflutung verbundene psychische Belastung zu reduzieren, müssen überflüssige Informationseinheiten eliminiert, die Informationsqualität verbessert und die Vielzahl und Unterschiedlichkeit der Informationsquellen verringert werden.
Wenn von Informationsüberflutung die Rede ist, denken viele zunächst an eine große Informationsmenge, die von den Beschäftigten zu bewältigen ist. Dabei müssen mehr Informationen aufgenommen, verstanden und interpretiert werden, als in der zur Verfügung stehenden Zeit zu verarbeiten sind. Beschäftigte, die immer wieder oder dauerhaft an ihre Verarbeitungskapazitäten geraten, sind gestresst, beginnen Fehler zu machen und empfinden dadurch noch mehr Stress.
Welche Informationen sind überhaupt nötig, und welche sind überflüssig?
Erste Gegenmaßnahmen zielen zunächst darauf zu prüfen, ob die zu verarbeitenden Informationen für die durchzuführenden Tätigkeiten wirklich erforderlich sind oder nicht.
- Die Reduzierung und Beseitigung von unnötigen Informationen kann hier Entlastung schaffen.
- Die Informationstiefe (insbesondere der Detaillierungsgrad) kann hinterfragt werden.
- Die Aufbereitung von Informationen lässt sich so gestalten, dass sie schneller aufgenommen werden können.
Lässt sich der Zeitdruck beim Zuarbeiten vermindern?
Zur Bewältigung der Informationsmenge gehört auch die Bewältigung der daraus resultierenden Folgetätigkeiten. Hier tritt insbesondere dann Stress auf, wenn der nächsten bearbeitenden Stelle unter Zeitdruck zugearbeitet werden muss.
Herrscht wirklich Arbeitssouveränität oder bloßes Reagieren?
Eine häufige Vorstellung von digitalem Arbeiten ist, dass Beschäftigte die Instrumente dieser Arbeitsweise souverän und ganz nach Bedarf nutzen.
In Wirklichkeit ist es aber häufig so, dass Beschäftigte eng getaktete Anforderungen der digitalen Prozesse (z.B. Freigaben und Eingaben) erfüllen müssen.
Dabei verursachen eingehende Informationen etwa per E-Mail, Telefon, Chat, Benachrichtigungsfenster und Signalton Ablenkung und Arbeitsunterbrechungen.
Dagegen hilft nur strukturiertes Arbeiten: Es wird vorab klar definiert, in welcher Reihenfolge und welchen Zeitabständen Informationen der jeweiligen Kanäle entgegengenommen werden.
Diese Mängel der Informationsqualität sind für viel Info-Stress verantwortlich:
- Unvollständigkeit: Es müssen fehlende Informationen nachgefragt werden.
- Uneinheitlichkeit: Beschäftigte erhalten die Informationen über viele unterschiedliche Kanäle und müssen diese zusammenführen.
- Falsche zeitliche Passung: Informationen werden zu früh oder zu spät zur Verfügung gestellt oder liegen nicht in der erforderlichen Aktualität vor.
- Fehlende Abgrenzung: Informationen lassen sich erst nach genauer Prüfung abgrenzen, was Mehrarbeit verursacht.
- Mangelnde Abrufbarkeit: Benötigte Informationen sind unstrukturiert abgespeichert, was immer wieder zu Suchaufwand führt.
- Komplexität: Informationen sind unnötig komplex kodiert und müssen für die Verarbeitung erst dekodiert werden.
Wenn es Ihnen gelingt, hier für Verbesserungen der Qualität zu sorgen, ist bereits ein großer Schritt getan, um Informationsüberflutung abzubauen bzw. gar nicht erst aufkommen zu lassen.
