Was Sie alles für ein funktionierendes Alarmmanagement brauchen

Die Praxis zeigt, dass immer wieder falsche Alarme ausgelöst werden, ein Alarm unterbleibt oder ein einzelner Anlass gleich eine ganze Alarmflut auslöst. Außerdem muss aus jeder Alarmierung eine klar definierte Handlung folgen, die den Alarmierten auch klar sein muss. Deshalb gilt: Ohne ein ausgearbeitetes Alarmmanagement gehen Sie hohe Risiken ein. Der folgende Beitrag informiert Sie über die Grundlagen eines praktikablen Alarmmanagements und gibt Ihnen konkrete Tipps dazu.

Schwierigkeiten im Alarmmanagement

Unabhängig von ihrer primären Warnfunktion können Alarmsysteme wertvolle Frühindikatoren für das mögliche Auftreten kritischer Situationen sein. Deshalb sollten sie ausreichend sensibel eingestellt sein und frühzeitig Alarme auslösen. Auf der anderen Seite sollten Fehlalarme durch zu sensible Einstellungen möglichst vermieden werden, weil dadurch Ressourcen gebunden werden und Mitarbeiter dann womöglich einen echten Alarm nicht mehr ernstnehmen. Der „goldene Mittelweg“ findet sich in der Regel erst durch praktische Erfahrungen im Alarmmanagement.

Alarmierung – und wie geht es dann weiter?

Bei Alarmierungen muss allen betroffenen Personen und Institutionen unmittelbar klar sein, was sie jetzt zu tun haben (bzw. welche Handlungen in jedem Fall zu unterlassen sind). Häufig ist die geforderte Handlung – wie etwa beim Brandschutz – das Verlassen des Gebäudes und das Sammeln an einem sichereren Ort.

Gibt es keine immer gleiche „Standardhandlung“ müssen die verschiedenen Handlungen auch durch die Art der Alarmierung deutlich voneinander unterscheidbar sein.

Dies ist neben regelmäßig stattfindenden Übungen vor allem durch „sprechende“ Alarmierungen zu gewährleisten. So kann durch große Lautsprecher nicht nur der Alarm selbst, sondern auch die konkrete Handlungsaufforderung („Nutzen Sie die ausgeschilderten Fluchtwege“) kommuniziert werden.

Bei jeder Alarmierung stellt sich auch die Frage der Voll- oder Teilalarmierung: Sind alle Beschäftigten eines Betriebes oder Betriebsgebäudes betroffen oder nur einige davon?

Bei einem abseits- und alleinstehenden Teilbetriebsgebäude müssen wahrscheinlich Beschäftigte in anderen Gebäuden nicht alarmiert werden und eine Teilalarmierung reicht aus. Sind in diesem Gebäude allerdings Gefahrstoffe gelagert, die ggf. austreten können, kann eine Vollalarmierung jedoch nötig sein.

7 wichtige Prinzipien für ein funktionierendes Alarmmanagement

Das oberste Ziel muss sein, Alarme zeitgerecht und mit dem passenden Informationsgehalt an die richtigen Personen und Institutionen zu melden. Durch die Einhaltung der folgenden sieben Prinzipien für Ihr Alarmmanagement sichern Sie die Erreichung dieses Ziels:

1. Einmaligkeit: Jeder Alarmierungsgrund wird nur einmalig, nicht mehrmals gemeldet.
2. Relevanz: Der Alarmierungsgrund (z. B. Brand) muss sicher eingetreten sein.
3. Echtzeit: Der Alarm soll unmittelbar dann erfolgen, wenn die Auslösungskriterien erfüllt sind.
4. Priorisierung: Wenn mehrere Alarme auftreten, sollten diese in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert sein, damit der Alarmempfänger sie sinnvoll abarbeiten kann.
5. Alarmadressaten: Wer wird bei welchem Alarmierungsgrund wie alarmiert?
6. Eskalationsstufen: Wer wird zusätzlich alarmiert, wenn die definierten Alarmempfänger nicht reagieren?
7. Qualifiziert: Alarme sollen möglichst Hinweise zur Problemlösung enthalten.

8. Prinzip: Warum Ihr Alarmmanagement flexibel und schnell veränderbar sein muss

Beim Alarmmanagement besteht ein Grundproblem darin, dass die Auslösebedingungen zumeist statisch definiert sind und keine Rücksicht auf Änderungen im Betriebsmodus oder bei den Betriebsverhältnissen nehmen. Insbesondere berücksichtigen sie keine Sonderbedingungen wie etwa das wartungsbedingte Abschalten von Maschinen oder das Anfahren von betrieblichen Prozessen.

Hinzu kommt, dass bei strukturellen Veränderungen (veränderter Einsatz von Maschinen, Zusammenlegung von Betriebsbereichen) die Alarmsysteme nicht angepasst werden und deshalb wertlos sind.

Damit genau dies nicht passiert, muss Ihr Alarmsystem jederzeit mit geringem Aufwand und zentral veränderbar sein und konsequent gemanagt werden.