Unterweisungsvorbereitung: in 10 Schritten zum Erfolg
Lesen Sie, welche Fragen und Entscheidungen Sie klären müssen, um Ihre Unterweisung richtig gut vorzubereiten. Denn eins ist klar: Um Ihr Team wirksam zu informieren, müssen Sie einiges an Energie in die richtige Unterweisungsvorbereitung stecken. Schlimmstenfalls fühlen sich Ihre Mitarbeiter sonst gering wertgeschätzt..
Eine gute Unterweisungsvorbereitung die halbe Miete für den Unterweisungserfolg. Wer gut vorbereitet ist, reagiert souverän und sicher und hat alle Rahmenbedingungen so gesetzt, dass sie Teilnehmer animieren. Um Ihre Unterweisung richtig vorbereiten zu können, helfen Ihnen insbesondere die folgenden zehn Punkte:
1. Thema auswählen
Das Thema Ihrer Arbeitssicherheitsunterweisung legt einen ersten, noch groben Rahmen fest. Fassen Sie das Thema nicht zu weit. Es lohnt sich, statt einer langen Unterweisung mehrere kurze durchzuführen.
2. Klären, wer die Teilnehmer sind
Überlegen Sie, ob das Thema wirklich für all die Mitarbeiter relevant ist, die Sie zur Unterweisung eingeladen haben. Machen Sie sich auch Gedanken über den Kenntnisstand der Teilnehmer: Wenn Sie ständig bei Adam und Eva anfangen, langweilen Sie nur. Optimal arbeiten lässt sich übrigens in kleineren Gruppen von bis zu acht Personen.
3. Ziele für die Unterweisungsvorbereitung klarmachen
Wenn Sie Ihre Unterweisung vorbereiten, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie erreichen wollen. Welches Verhalten wird von den Teilnehmern nach der Unterweisung erwartet?
Folgende drei Ziele bieten sich an:
- Wissen steigern: Die Teilnehmer kennen nach der Unterweisung die Gefährdungen und die entsprechenden Schutzmaßnahmen.
- Kompetenz steigern: Die Teilnehmer können besprochene Schutzmaßnahmen effizient anwenden.
- Motivation steigern: Die Teilnehmer wollen die erarbeiteten Maßnahmen tatsächlich einhalten.
Anhand dieser drei Ziele sollten Sie im Nachgang auch den Unterweisungserfolg messen.
4. Inhalte der Unterweisung festlegen
Weniger ist mehr. Es sollten in einer Unterweisung nur das besprochen werden, was zum Thema gehört, zum Erreichen der Lernziele nötig und für alle Teilnehmer wichtig sind. Dinge, die nur einzelne oder wenige Mitarbeiter betreffen, gehören nicht in die Unterweisung. Sie sollten sie gesondert besprechen.
Hinweis: Chatbots wie ChatGPT können Ihnen dabei helfen, Ideen zu finden, praktische Übungen zu entwerfen oder (Gesetztes)texte vorzustrukturieren. Lesen Sie hinter dem Link mehr zum Einsatz von KI in Unterweisungen.
5. Sich für Unterweisungsmethoden entscheiden
Je mehr Sinne der Teilnehmenden (Auge, Ohr, Gefühl) angesprochen werden und je mehr sie Gelegenheit haben, sich selbst mündlich oder schriftlich zu äußern und selbst etwas zu tun, desto größer wird der Lernerfolg sein.
Hintergrund: So lernen Menschen
Die Spielregeln für eine gelungene Unterweisungsvorbereitung hängen damit zusammen, wie Menschen lernen. Studien zeigen: Wenn Lernende zum passiven Zuhörer degradiert werden, merken sie sich nur rund 20 % von dem, was ihnen erzählt wird. Spricht der „Lehrer“ jedoch mehrere Sinne an (Auge, Ohr, Gefühl) oder gibt er seinen Teilnehmern gar die Gelegenheit, selbst aktiv zu werden, steigert sich der Lernerfolg erheblich:
Beziehen Sie Unterweisungsteilnehmer aktiv mit ein
Sie sollten Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten deshalb so vermitteln, dass sich Ihre Mitarbeiter persönlich einbezogen fühlen, z.B. mit Unterweisungsmethoden wie Diskussionen, Übungen, Aufgabenstellungen.
Inwieweit Sie Interaktionen zulassen, wirkt sich auch auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Idealerweise binden Sie die Mitarbeiter bereits bei der Erarbeitung der Maßnahmen ein, damit diese vorbehaltlos akzeptiert werden und dauerhaft wirken. So sichern bzw. ändern Sie Überzeugungen und motivieren zu sicherem Verhalten.
Oft können die Mitarbeiter sich ein Thema erarbeiten, indem Sie sie zu ihren Erfahrungen am Arbeitsplatz befragen. Anhand erkannter Sicherheitslücken lässt sich dann viel leichter vermitteln, welche Schutzmaßnahmen tatsächlich erforderlich sind. Praktische Übungen sollten, wo immer sie möglich sind, zur Unterweisung gehören.
6. Medieneinsatz bei der Unterweisungsvorbereitung festlegen
Oft hilft der Einsatz von Arbeitsschutz-Filmen, Bildern oder Infografiken, um Inhalte bei den Zuhörern nachhaltig zu verfestigen. Testen Sie vor der Unterweisung, ob Filme, Bilder oder Infografiken auch so dargestellt werden, wie Sie sich das vorstellen.
7. Zeitliche Dauer und Puffer planen
Probieren Sie aus, wie lange Sie für einen Vortrag oder eine Demonstration brauchen. Legen Sie auch für Diskussionen genau fest, wie viel Zeit Sie wofür genau veranschlagen. Planen Sie Pufferzeiten ein.
Die optimale Unterweisung sollte nicht zu lang dauern, sonst sinkt die Aufmerksamkeit der Zuhörer drastisch. Im Arbeitsschutz sind Unterweisungen zwischen 5 und maximal 30 Minuten sinnvoll. Vorab sollten Sie überlegen, ob eine längere Unterweisungseinheit oder mehrere kurze Einheiten sinnvoller sind.
8. Zeitpunkt festlegen
Am Ende ihres Arbeitstags sind die Beschäftigten müde und wollen nach Hause. Auch während der Arbeit ist eine Unterweisung nicht sinnvoll. Bester Zeitpunkt ist also morgens, bevor der Arbeitsalltag alle fest im Griff hat.
Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt innerhalb einer Woche stark und ist von vielen Faktoren abhängig, etwa:
- Gesundheit und Wohlbefinden
- persönliche Erlebnisse
- Monotonie der Arbeit
Dennoch lässt sich ein durchschnittlicher Wert für die Leistungsfähigkeit eines Menschen innerhalb einer Woche bilden: Er startet Montag recht niedrig, erreicht Dienstag/Mittwoch seinen Höhepunkt und flaut dann bis zum Wochenende wieder ab.
Generell kann man sagen, je höher der „Leistungspegel“ bei der zu unterweisenden Gruppe liegt, umso erfolgreicher wird eine Unterweisung sein.
9. Ort festlegen
Viele Betriebe verfügen über eigene Schulungsräume, die speziell für diesen Zweck eingerichtet sind. Immer sollte der Raum für eine Unterweisung ruhig gelegen, gut beleuchtet und ausreichend groß sein. Den Ort müssen Sie auch Ihren Zielen anpassen. Steht der Erwerb von Fähigkeiten im Vordergrund, brauchen Sie einen Raum, der groß genug ist, sodass alle Teilnehmer Ihre praktische Demonstration sehen und dann selbst üben können.
10. Ohne Übung nutzt die beste Unterweisungsvorbereitung nichts
Gehen Sie die einzelnen Punkte Ihrer Unterweisung vorher durch. Überlegen Sie sich mögliche Fragen sowie Ihre Reaktion darauf. Prüfen Sie, ob Ihr geplanter Medieneinsatz auch funktioniert, machen Sie vor praktischen Demonstrationen Trockenübungen.
Unterweisung vorbereiten: der Aufbau
Wie bauen Sie nun den Ablauf einer Unterweisung Arbeitsschutz auf?
- Stellen Sie zunächst eine persönliche Ebene zwischen Ihnen als Unterweisendem und Ihren Mitarbeitern her.
Dies geschieht durch eine freundliche Begrüßung und eine klar umschriebene Bekanntgabe des Themas. Stellen Sie dabei eine möglichst konkrete Verbindung zur betrieblichen Praxis her. Lassen Sie Ihre Zuhörer auch nicht darüber im Unklaren, wie sich Ihre Unterweisung gliedern wird. - Vermitteln Sie dann das notwendige Wissen mithilfe diverser hilfreicher Medien.
Auch Videos oder Selbstlernprogramme sind erlaubt. Sinnvoll eingesetzt, unterstützt diese Art der Präsentation eine besonders erfolgreiche Vermittlung der Lerninhalte, macht komplexe Informationen anschaulich und gestaltet zudem den Ablauf der Unterweisung besonders abwechslungsreich. Visualisieren Sie Zwischenziele und bauen Sie praktische Übungen ein, wenn es sich anbietet. - Binden Sie dabei das bereits bestehende Wissen sowie die Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter mit ein.
Regen Sie zu Diskussionen an, damit die Beteiligten eigene Erlebnisse darlegen können. Sprechen Sie im Anschluss die geforderte Verhaltensweise in der jeweiligen konkreten Situation an. So ergeben sich verbindliche Regeln und Vereinbarungen, die durch Ihre Mitarbeiter in der Praxis umgesetzt werden sollen. Durch entsprechende Erfolgskontrollen stellen Sie fest, ob alle Vereinbarungen im Arbeitsalltag greifen und von allen Beteiligten auch eingehalten werden.
Rhetorik in der Unterweisungsvorbereitung
Auch ohne umfangreiche Rhetorikübungen können Sie einige Punkte bei Ihren Unterweisungen leicht beherzigen, die Ihre Rhetorik gleich enorm verbessern.
- Achten Sie auf kompakte Sätze. Schachtelsätze und lange Ausführungen gehören nicht in eine Unterweisung.
- Nutzen Sie Beispiele zur Veranschaulichung.
- Sprechen Sie langsam, ruhig und gelassen. Machen Sie zwischen zwei Sätzen gerne auch eine längere Pause.
- Eine gute Rhetorik lebt vom Dialog. Stellen Sie Fragen, geben Sie Denkanstöße oder kleine Aufgaben.
- Überlegen Sie sich einen packenden Einstieg, damit Ihre Zuhörer von Beginn an dabei sind.
- Stellen Sie sich gleich von Anfang an aufrecht hin: Kopf über der Wirbelsäule, Schulterblätter nach hinten, Bauch etwas anspannen. Sie wirken dann gleich viel selbstbewusster und sprechen lauter.
Fazit zur Unterweisungsvorbereitung
Für eine erfolgreiche Arbeitssicherheitsunterweisung sind ein interaktives Konzept, Ihre Rhetorik und eine umfassende Unterweisungsvorbereitung wichtig! Spielen Sie die Unterweisung im Vorfeld durch. Das gibt Sicherheit und Sie werden sich Ihrer Rhetorik bewusst. Eine unkomplizierte, klare Sprache kommt bei Ihren Mitarbeitern an und setzt sich in deren Gedächtnis fest.
Mehr über die Durchführung und die rechtlichen Verpflichtungen lesen Sie in unserem umfassenden Beitrag zur Sicherheitsunterweisung.
