Rechtskataster erstellen: Tipps und Beispiele für effizientere Compliance

Stellen Sie sich vor, ein Auditor steht vor Ihnen und fragt: „Wie können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen alle relevanten gesetzlichen Vorgaben einhält?“ Ohne ein strukturiertes Rechtskataster kann die Antwort schnell zur Herausforderung werden. Ein gut gepflegtes Rechtskataster hilft Ihnen, den Überblick über geltende Vorschriften zu behalten, rechtliche Risiken zu minimieren und Ihre Compliance effizient zu managen. Auf dieser Seite finden Sie praxisnahe Beispiele und wertvolle Tipps, mit denen Sie Ihr Rechtskataster nicht nur erstellen, sondern auch zeitsparend und effizient pflegen können.

Rechtskataster erstellen – eine Mammutaufgabe. Jedes Jahr werden unter Umständen hunderte neue Gesetze und Verordnungen erlassen. Viele davon sind sprachlich unklar und aus ihnen Rechtspflichten für ein Kataster herzuleiten ist dadurch schwierig. Deshalb ist praxisorientierte Hilfe rund um das Thema Rechtskataster so wichtig.

Viele Unternehmen greifen sinnvollerweise für die Erstellung und Pflege des Rechtskatasters auf externe Dienstleister zurück. Sofern ausreichend Wissen und Ressourcen in Ihrem Betrieb vorhanden sind, kann er auch in Eigenregie ein Rechtskataster pflegen. Die folgenden Beispiele und Hinweise helfen dabei.

Was ist ein Rechtskataster und warum ist es wichtig?

Rechtssicherheit und Rechtskonformität bedeuten auch, dass Ihr Unternehmen jederzeit nachweisen kann, dass es gesetzliche Vorgaben einhält. Ein gutes Mittel für diesen Nachweis: Das Rechtskataster. Das ist eine Übersicht über alle für ein Unternehmen geltenden Gesetze, Richtlinien, Verordnungen, Normen, Verträge, Satzungen und sonstigen bindenden Verpflichtungen. Idealerweise ist es stets aktuell.

Für Ihre Compliance ist das Rechtskataster ein bewährtes Werkzeug, ermöglicht es doch, die Einhaltung der Rechtsanforderungen zu bewerten, und es dokumentiert die Umsetzung. Generell gesehen gehört die Kenntnis einschlägiger Vorschriften zu den Grundpflichten einer jeden Geschäftsleitung

Rechtskataster erstellen: die einzelnen Schritte

Um ein Rechtskataster zu erstellen,

1. sollten Sie zunächst die relevanten Rechtsgebiete identifizieren, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind.
2. Anschließend erfassen Sie die spezifischen Vorschriften und Gesetze, die Ihre Geschäftsprozesse betreffen.
3. Die erfassten Rechtsquellen sollten Sie dann sortieren und in eine sinnvolle Struktur bringen.
4. Dann leiten Sie aus den Rechtsquellen spezifische Rechtspflichten in Ihrem Kataster ab und legen Verantwortlichkeiten fest.
5. Sie brauchen ferner einen Prozess, um Ihr Gesetzeskataster regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.

Im Folgenden betrachten wir jeden dieser einzelnen Schritte einmal genauer.

1. Relevante Rechtsbereiche für das Rechtskataster herausfiltern

Am Anfang Ihres Weges hin zum Rechtskataster steht die Frage: Welche Tätigkeiten führt Ihr Unternehmen durch? Die Antwort auf diese Frage zeigt, in welchen Bereichen Sie sich auf die Suche nach den relevanten Rechtsquellen begeben sollten. Eine solche Auflistung der Tätigkeiten könnte für ein Rechtskataster zum Beispiel so aussehen:

Einfach wird es, wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Managementsystem haben wie ein Arbeitsschutzmanagementsystem nach ISO 45001 oder ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001. Dann ist klar, dass Sie diese Bereiche in Ihrem Rechtskataster auch abdecken sollten,

• in einem Rechtskataster Arbeitsschutz
• oder in einem Rechtskataster nach ISO 50001 usw.

Übrigens: Auch Unternehmen mit mehreren Managementsystemen führen am besten nur ein Rechtskataster.

2. Rechtsquellen erfassen

Ihr zweiter Schritt, wenn Sie ein Rechtskataster erstellen müssen, ist die Auflistung aller wichtigen Rechtsquellen wie Gesetze, Verordnung etc. Berücksichtigen Sie nicht nur Rechtsquellen auf Bundes- und Landesebene, sondern auch regionale und lokale, wie z.B. die Abwassersatzungen der Städte.

Es ergeben sich zwei Ebenen, auf denen Sie nach Rechtsquellen suchen müssen:

Abbildung 1: Zwei Ebenen der Quellensuche

Bei der Auflistung der einschlägigen Rechtsquellen helfen Ihnen folgende Stellen oder Einrichtungen weiter:

• Unternehmensberatungen
• Industrie- und Handelskammern
• Internetseiten behördlicher Stellen, z.B. Umweltbundesamt oder Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin
• Berufsgenossenschaften
• Interessenverbände
• kommerzielle Benachrichtigungs- und Informationsdienste
• Zeitschriften
• Portale oder Software für Rechtskataster

Unsere Empfehlung

Passgenaue Rechtsquellen für Ihre Bereiche

Bei der Auflistung relevanter Rechtsquellen hilft Ihnen der WEKA-Vorschriftendienst weiter. Sie können hier Rechtsquellen für Ihr Rechtskataster entweder individuell aus der riesigen Vorschriftensammlung auswählen. Oder Sie greifen auf Katastervorlagen zurück. Diese enthalten bereits die wichtigsten Vorschriften aus einzelnen Rechtsbereichen.

Mehr über den WEKA-Vorschriftendienst erfahren

3. Rechtsquellen sortieren

Sortieren Sie die anzuwendenden Rechtsquellen in passende Kategorien und Gebiete sowie nach Normgeber, um eine spätere Suche zu erleichtern. Das könnte im Rechtskataster zum Beispiel so aussehen:

4. Rechtspflichten im Kataster ableiten und Verantwortlichkeiten festlegen

Durchsuchen Sie die Rechtsquellen auf alle Anforderungen hin, die Ihr Unternehmen einhalten muss. Auch diese Rechtspflichten halten Sie dann in Ihrem Kataster fest.

Aber Pflichten allein helfen noch nicht weiter – Sie müssen diese für eine lückenlose Compliance auch umsetzen. Wichtig ist deshalb, dass Sie Verantwortlichkeiten zuordnen und festgelegte Fristen und Datumsangaben zur Umsetzung machen.

Am Beispiel der Störfall-Verordnung lässt sich darstellen, wie Sie Rechtsquellen behandeln sollten, die verschiedene Pflichten beinhalten. Im Gegensatz hierzu steht z.B. die Verordnung über Emissionserklärungen (11. BImSchV), die ja zusammenfassend nur eine grundlegende Pflicht mit sich bringt, nämlich die fristgerechte Erstellung und Abgabe der Emissionserklärung.

5. Rechtskataster überprüfen und aktualisieren

Sind alle Rechtsquellen und Rechtspflichten in einem Kataster gelistet, müssen Sie einen Prozess aufsetzen, damit diese auf einem aktuellen Stand gehalten werden.

Hierzu sollten Sie zunächst zwei entscheidende Datumsangaben erfassen:

• Tag des Inkrafttretens (dies muss nicht unbedingt die Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt – BGBl. – sein)
• und Tag der letzten Änderung.

Legen Sie dann den für Sie geeigneten Überprüfungsturnus (monatlich, quartalsmäßig, jährlich) fest.

In eine Aktualisierung des Rechtskatasters müssen auch sich verändernde Gegebenheiten im Unternehmen mit einfließen, die eine Auswirkung auf das Rechtskataster haben könnten.

Die oben beschriebenen Stellen und Einrichtungen, die bei der Erstaufstellung helfen, unterstützen auch bei der regelmäßigen Aktualisierung des Rechtskatasters.

Strukturierung des Rechtskatasters

Hier sind einige Hinweise für eine übersichtliche und klare Strukturierung des Rechtskatasters:

1. Gliederung nach Rechtsgebieten: Ordnen Sie die Informationen nach unterschiedlichen Rechtsbereichen wie Zivilrecht, Strafrecht, Verwaltungsrecht etc. Dies erleichtert die Navigation für Nutzer, die nach spezifischen Rechtsinformationen suchen.
2. Hierarchische Struktur: Verwenden Sie eine hierarchische Struktur, die die Informationen von allgemeinen zu spezifischen Themen organisiert. Beginnen Sie mit Hauptkategorien und unterteilen Sie diese in spezifischere Unterkategorien.
3. Verwendung von Schlagworten: Nutzen Sie Schlagworte oder Tags, um einzelne Einträge zu kennzeichnen. Dies ermöglicht eine schnelle Filterung und Suche nach relevanten Informationen.
4. Numerische Kodierung: Implementieren Sie ein numerisches Kodierungssystem, das jede Einheit des Rechtskatasters eindeutig identifiziert.
5. Visuelle Hilfsmittel: Nutzen Sie Diagramme, Flussdiagramme oder Mindmaps, um komplexe rechtliche Strukturen visuell darzustellen. Dies kann helfen, die Beziehungen zwischen verschiedenen Rechtsvorschriften zu verdeutlichen.
6. Querverweise und Links: Implementieren Sie Querverweise und Hyperlinks zwischen verwandten Dokumenten und Informationen, um die Vernetzung im Rechtskataster zu fördern und die Recherche zu erleichtern. Verlinken Sie die Vorschrift im Originalwortlaut.

Durch die Kombination dieser Ansätze können Sie ein Rechtskataster schaffen, das sowohl umfassend als auch benutzerfreundlich ist – zwei wichtige Voraussetzungen für Ihre Compliance.

Gratis Download

Download: Checkliste Rechtskataster

Mit Hilfe dieser Checkliste sind Sie bei der Erstellung und Überprüfung Ihres firmeninternen Rechtskatasters auf der sicheren Seite. Hier finden Sie alle Punkte, die Sie dabei beachten müssen.

Jetzt herunterladen

Zugänglichkeit des Rechtskatasters

Die Zugänglichkeit ist ein weiterer wesentlicher Gesichtspunkt, der über Wirksamkeit oder Unwirksamkeit des Katasters entscheidet. Verantwortliche Personen und Abteilungen müssen das Rechtskataster als Informationsquelle nutzen können, nicht zuletzt, um feststellen zu können, ob die für sie vorgesehenen Aufgaben erfüllt sind oder ob weitere Aufgaben hinzugekommen sind.

Externe Unterstützung nutzen

Nicht nur aufgrund des hohen Aufwands, sondern auch wegen der Risiken bei Verstößen (Strafzahlungen, Unterbrechungen des Produktionsbetriebs) greifen viele Unternehmen für ihr Rechtskataster auf Software oder externe Dienstleister zurück.

1) Rechtskataster online – Rechtskataster Software

Zum einen gibt es zahlungspflichtige Portale (Online-Zugang oder als Software) für Rechtskataster, die Sie bei der Erstellung und Aktualisierung unterstützen: beispielsweise durch automatisierte Benachrichtigungen, Vorlagen für Rechtskataster und vieles Mehr. Hier darf der Verweis auf den WEKA-Vorschriftendienst nicht fehlen.

Unsere Empfehlung

Rechtskataster erstellen? Der WEKA Vorschriftendienst hilft!

Ihre Vorteile mit dem WEKA-Vorschriftendienst:

1. Sie erhalten Zugang zu einer stets aktuellen Rechtsdatenbank und lesen dort die Vorschriften im Original.
2. Sie haben Vorlagen für die einzelnen Vorschriftenbereiche (Rechtskataster zur Arbeitssicherheit, Umweltmanagement Rechtskataster usw.) bereits zur Hand.
3. Sie werden automatisch, z.B. per E-Mail, über neue Gesetze und Gesetzesänderungen informiert.
4. Mit der Notizfunktion halten Sie Aufgaben, Rechercheergebnisse oder Empfehlungen fest. Jede Vorschriftenänderung können Sie nach ihrer Relevanz bewerten oder wichtige Personengruppen verständigen.
5. Änderungen in einer Vorschriften sind direkt im Vorschriftentext farblich markiert – sowohl vergangene als auch zukünftig geplante. So haben Sie einen schnellen Überblick über Umfang und Art der Neuerungen.

Mehr Details zum Vorschriftendienst

2) Unterstützung durch Rechtsanwälte

Eine weitere Möglichkeit ist eine direkte Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten, die ein Rechtskataster in enger Abstimmung auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zuschneiden und erstellen. Oft werden auch die relevanten Maßnahmenpakete angeboten, um die Rechtspflichten einzuhalten.

Zusammenfassung: die wichtigsten Punkte für die Erstellung eines Rechtskatasters

Ein Rechtskataster ist eine Übersicht aller relevanten Gesetze, Verordnungen und Normen, die für ein Unternehmen gelten. Es dient der Sicherstellung der Compliance und dem Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Obwohl es keine gesetzliche Pflicht gibt, erleichtert ein Rechtskataster die systematische Erfassung und Umsetzung von Rechtspflichten.

Für die Erstellung identifizieren Sie

1. relevante Rechtsbereiche, basierend auf den Unternehmensprozessen.
2. Anschließend erfassen Sie die einschlägigen Rechtsquellen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene und
3. strukturieren diese.
4. Daraus leiten Sie konkrete Rechtspflichten ab und legen Verantwortlichkeiten und Fristen fest.
5. Ein Rechtskataster muss regelmäßig aktualisiert werden.

Eine digitale Bereitstellung verbessert die Zugänglichkeit und Nutzung. Viele Unternehmen setzen auf Softwarelösungen oder externe Experten, um Aktualisierungen zu automatisieren und Gesetzesverstöße zu vermeiden. Ein gut gepflegtes Rechtskataster minimiert Risiken und stellt die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen sicher.