Wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln von A bis Z erklärt
Die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln ist im Arbeitsschutz Pflicht. Maschinen, Anlagen, Werkzeuge und mehr müssen Sie im Hinblick auf deren sicheren Zustand immer wieder überprüfen. Was aber müssen Sie dabei beachten? Wie gehen Sie bei dieser Arbeitsmittelprüfung vor? Antworten auf diese und weitere zentrale Fragen (inkl. kostenloser Checkliste) finden Sie in diesem Betrag.
Was ist die wiederkehrende Prüfung der Arbeitsmittel?
Die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln bedeutet nichts anders, als dass Arbeitsmittel in einem Unternehmen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg auf ordnungsgemäße Funktion und Eignung kontrolliert werden. Denn Unternehmen müssen gewährleisten, dass die Arbeitsmittel die Sicherheit und die Gesundheit ihrer Beschäftigten nicht gefährden, sofern sie ordnungsgemäß benutzt werden. Arbeitsmittel müssen deshalb sorgfältig ausgewählt und immer wieder einer Arbeitsmittelprüfung unterzogen werden.
Was sind Arbeitsmittel?
Arbeitsmittel werden in § 2 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) wie folgt definiert:
„(1) Arbeitsmittel sind Werkzeuge, Geräte, Maschinen oder Anlagen, die für die Arbeit verwendet werden, sowie überwachungsbedürftige Anlagen.
(2) Die Verwendung von Arbeitsmitteln umfasst jegliche Tätigkeit mit diesen. Hierzu gehören insbesondere das Montieren und Installieren, Bedienen, An- oder Abschalten oder Einstellen, Gebrauchen, Betreiben, Instandhalten, Reinigen, Prüfen, Umbauen, Erproben, Demontieren, Transportieren und Überwachen.“
Was sind überwachungsbedürftige Anlagen?
Bei der Definition von überwachungsbedürftigen Anlagen wird auf das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) verwiesen.
Dieses definiert „Anlagen, die mit Rücksicht auf ihre Gefährlichkeit einer besonderen Überwachung bedürfen“ als „überwachungsbedürftige Anlagen“. Dazu gehören nach § 2 Nr. 30 ProdSG:
- Dampfkesselanlagen mit Ausnahme von Dampfkesselanlagen auf Seeschiffen
- Druckbehälteranlagen außer Dampfkessel
- Anlagen zur Abfüllung von verdichteten, verflüssigten oder unter Druck gelösten Gasen
- Leitungen unter innerem Überdruck für brennbare, ätzende oder giftige Gase, Dämpfe oder Flüssigkeiten
- Aufzugsanlagen
- Anlagen in explosionsgefährdeten Bereichen
- Getränkeschankanlagen und Anlagen zur Herstellung kohlensaurer Getränke
- Acetylenanlagen und Calciumcarbidlager
- Anlagen zur Lagerung, Abfüllung und Beförderung von brennbaren Flüssigkeiten
Zu den überwachungsbedürftigen Anlagen gehören auch Mess-, Steuer- und Regeleinrichtungen, die dem sicheren Betrieb dieser überwachungsbedürftigen Anlagen dienen.
Energieanlagen im Sinne des Energiewirtschaftsgesetzes gehören nicht zu den überwachungsbedürftigen Anlagen.
Kurz und knapp: Definition Arbeitsmittel
Arbeitsmittel sind demnach also sowohl komplexe Anlagen und Maschinen als auch einfache Handwerkzeuge. Zubehör wie Kabel und Stecker oder Alltagsgeräte wie Kaffeemaschinen gehören ebenfalls dazu. Auch Arbeitsmittel, die auf Fahrzeugen montiert sind, etwa Ladekrane, fallen wie die persönlichen Schutzausrüstungen (PSA) unter die BetrSichV.
Wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln: Welche Regelungen sollten Sie kennen?
Detailvorgaben zur Prüfung von Arbeitsmitteln enthält die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Sie regelt die Bereitstellung und sichere Benutzung von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen und setzt dabei mehrere EG-Richtlinien in nationales Recht um. Sie verpflichtet Arbeitgeber zur Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel und entsprechenden Schutzmaßnahmen. Arbeitnehmer verpflichtet sie zur korrekten Nutzung der Arbeitsmittel und Anlagen.
Weil die BetrSichV lediglich allgemeine Schutzziele vorgibt, werden diese durch die Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) ergänzt und konkretisiert.
Einschlägig sind hier:
- TRBS 1201 Prüfungen von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen
- TRBS 1111 Gefährdungsbeurteilung und sicherheitstechnische Bewertung
- TRBS 1112 Instandhaltung
- TRBS 1203 Befähigte Personen
Beachten Sie darüber hinaus auch
- das Produktsicherheitsgesetz
-
DGUV Vorschrift 1 – Grundsätze der Prävention
-
DGUV Regel 100-500 – Betreiben von Arbeitsmitteln
Wie hängen die Arbeitsmittelprüfung und die Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel zusammen?
Im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen betrieblichen Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel für Arbeitsmittel müssen Sie (bzw. der Unternehmer) ermitteln, welche Arbeitsmittel
- wann,
- wie oft,
- in welchem Umfang und
- von wem geprüft
werden müssen.
Wie sollten Sie die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln durchführen?
Das Vorgehen zur Prüfung von Arbeitsmitteln lässt sich in acht einzelne Schritte unterteilen. Es beginnt bei einer Auflistung aller Arbeitsmittel im Betrieb im sogenannten Arbeitsmittelverzeichnis und endet,wie so oft im Arbeitsschutz , mit der Dokumentation.
1. Erstellen Sie ein Arbeitsmittelkataster
Das Arbeitsmittelkataster können Sie anhand von Listen oder Datenbanken aufbauen und führen. Es ist sinnvoll, wenn Sie hier jeweils alle Aufzeichnungen zu einem Arbeitsmittel zusammenführen. Nehmen Sie alle Arbeitsmittel auf, die prüfpflichtig sind oder prüfpflichtig sein können.
Das Arbeitsmittelverzeichnis ist ein wichtiger erster Schritt, um die Prüfung von Arbeitsmitteln zu systematisieren. Gerade wenn Sie sehr viele Arbeitsmittel haben, verlieren Sie sonst schnell den Überblick.
Generell sollten Sie zu allen Arbeitsmitteln folgende Angaben in das Arbeitsmittelverzeichnis aufnehmen:
- Gegenstand
- Inventarnummer
- Ort
- Prüffrist
- Datum der letzten Prüfung
2. Betriebliche Gefährdungsbeurteilung durchführen oder auswerten
Je nachdem, ob im Rahmen der betrieblichen Gefährdungsbeurteilung bereits Daten zur Prüfung von Arbeitsmitteln erhoben wurden, können Sie diese auswerten oder Sie müssen Sie ganz neu erheben.
3. Ermitteln Sie die Rechtsgrundlage für die jeweilige Arbeitsmittelprüfung
Leider lässt sich die Notwendigkeit, das staatliche Recht und das berufsgenossenschaftliche Regelwerk daraufhin zu durchforsten, ob ein Arbeitsmittel prüfpflichtig ist, nicht aus der Welt schaffen. Neben der einschlägigen Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) kommen u.a. anlagenspezifische Rechtsgrundlagen und die technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) sowie das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) infrage.
Liegen Ihnen alle Erkenntnisse vor, können Sie für jedes Arbeitsmittel Art, Umfang, Prüffristen und Daten der erforderlichen Prüfungen festlegen.
4. Ermitteln Sie etwaige Besonderheiten bei der Prüfung von Arbeitsmitteln
Neue Technologien erfordern neue Kontrollformen. Wer innovative Arbeitsmittel einsetzt, kann bei der Prüfung zwangsläufig nicht auf die bewährten Regeln der Technik setzen, die unbekannte Technologien natürlich nicht berücksichtigen können.
In diesem Fall ist der Arbeitgeber gehalten, eine befähigte Person mit spezifischen Fachkenntnissen damit zu betrauen, die erforderliche Prüfart, den Prüfumfang, die Prüftiefe usw. festzulegen, die Prüfungen zu begleiten und zu dokumentieren.
5. Beauftragen Sie eine befähigte Person für die Durchführung der Arbeitsmittelprüfung
Der Unternehmer muss eine Person mit der Prüfung beauftragen, die für diese Aufgabe qualifiziert ist, in der Regel eine sogenannte „befähigte Person“ nach der Technischen Regel für Betriebssicherheit TRBS 1203. Die Beauftragung muss in Schriftform erfolgen.
6. Erstellen Sie eine Checkliste „Arbeitsmittelprüfung“
- Spalte „Arbeitsmittel“: Hier ist Platz für die Listung aller Arbeitsmittel, die geprüft werden müssen.
- Spalte „Prüfumfang“: In Kurzform werden hier Prüfverfahren und Prüftiefe vermerkt.
- Spalte „Nächster Prüftermin“: Hier werden der konkrete Termin und das festgelegte Prüfintervall für das Arbeitsmittel eingetragen.
- Spalte „Prüfer“: Hier wird vermerkt, welcher Prüfer beauftragt werden soll und welche Befähigung er braucht (befähigte Person, Elektrofachkraft, unterwiesene Person für einfache Prüfaufgaben).
| Arbeitsmittel | Prüfumfang | Nächster Prüftermin | Prüfer | Rechtsgrundlage | Dokumentation |
7. Organisieren Sie die Arbeitsmittelprüfung
In der Praxis übernimmt meist die Fachkraft für Arbeitssicherheit die organisatorische Steuerung aller Prozesse rund um die betrieblichen Arbeitsmittelprüfungen, schließlich muss jede einzelne Prüfung rechtzeitig geplant, durchgeführt und dokumentiert werden. Lässt ein Betrieb sich durch eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit betreuen, sollte zusätzlich ein betriebsinterner Ansprechpartner für alle Prüfungsabläufe benannt werden.
8. Dokumentieren Sie die Arbeitsmittelprüfung
Nach der Prüfung können je nach Art des Arbeitsmittels und der Prüfung zwei Formen von Aufzeichnungen notwendig sein:
- die schriftliche Protokollierung aller Prüfschritte, nach BetrSichV „Aufzeichnungen“ genannt,
- oder das Ausstellen von Prüfbescheinigungen.
Weil Prüfbescheinigungen nach BetrSichV am Betriebsort der überwachungsbedürftigen Anlage aufbewahrt werden müssen, ist es sinnvoll, den Dokumentationsunterlagen eine Kopie beizufügen.
Welche Fallstricke gibt es beim Arbeitsmittelverzeichnis zu beachten?
Ganz am Anfang der Arbeitsmittelprüfung steht das umfassende Verzeichnis aller Arbeitsmittel (von A wie Anschlagmittel bis Z wie Zurrgurte) im Betrieb – siehe das oben beschriebene Vorgehen. Wichtig beim Arbeitsmittelkataster ist vor allem, dass Sie tatsächlich alle Arbeitsmittel des Betriebs berücksichtigen. Dazu gehören auch geliehene oder gemietete Arbeitsmittel sowie private Arbeitsmittel der Arbeitnehmer.
1. Arbeitsmittel des Unternehmens
Selbstverständlich ist, dass alle vom Unternehmen selbst beschafften Arbeitsmittel in das Arbeitsmittelverzeichnis gehören.
2. Arbeitsmittel der Mitarbeiter
In Einzelfällen verwenden die Mitarbeiter aber auch mitgebrachte Arbeitsmittel – eigene Werkzeuge oder die vom Kollegen von zu Hause geholte Kaffeemaschine. Verursacht diese dann einen Kurzschluss, stellt sich unter Umständen ein Haftungsproblem, wenn sie nicht – wie alle Arbeitsmittel – auf ihre Funktionsfähigkeit geprüft wurde.
Die „Leitlinien zur Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)“ weisen außerdem darauf hin, dass der Arbeitgeber auch dann Arbeitsmittel bereitstellt, wenn er seine Beschäftigten damit beauftragt, diese Arbeitsmittel selbst aus Mitteln zu beschaffen, die er zur Verfügung stellt – wie das in einigen Branchen üblich ist.
3. Gemietete oder geliehene Arbeitsmittel
Immer mehr Betriebe leasen, leihen oder mieten spezielle Arbeitsmittel. Obwohl der Unternehmer nicht Eigentümer dieser Arbeitsmittel ist, bleibt die Prüfpflicht bei ihm. Deshalb muss er mit dem Verleiher oder dem Leasingpartner abstimmen, dass die Arbeitsmittel regelmäßig im benötigten Umfang geprüft werden. Außerdem muss er kontrollieren, dass die Prüfungen tatsächlich durchgeführt und dokumentiert werden. Das legt Abschnitt A 7.5 der Leitlinien zur Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) explizit fest:
„Grundsätzlich ist der Arbeitgeber, der ein Arbeitsmittel seinen Beschäftigten zur Verfügung stellt, für die Erfüllung der Anforderungen der BetrSichV verantwortlich, unabhängig davon, ob er das Arbeitsmittel nur gemietet, geleast oder geliehen hat. Er muss sich vergewissern, dass das Arbeitsmittel vor allem den arbeitsschutz- und sicherheitstechnischen Anforderungen entspricht. Diese können z.B. in der Bestellung bzw. Anforderung oder im Leasing- bzw. Mietvertrag vorgegeben oder vereinbart sein.“
Welche Arten der Prüfung von Arbeitsmitteln gibt es?
Bei der wiederkehrenden Prüfung der Arbeitsmittel wird zwischen zwei Arten der Prüfung unterschieden: der Ordnungsprüfung und der technischen Prüfung.
1. Ordnungsprüfung der Arbeitsmittel
Bei der Ordnungsprüfung wird festgestellt, ob
- „die zur Durchführung der Prüfung erforderlichen Unterlagen vorhanden und schlüssig sind,
- der Prüfgegenstand gemäß dem Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung eingesetzt und verwendet wird,
- die erforderlichen Prüfparameter definiert sind (Prüfumfang, Prüffrist),
- die technischen Unterlagen mit der Ausführung übereinstimmen,
- die Beschaffenheit des Prüfgegenstands oder die Betriebsbedingungen seit der letzten Prüfung geändert worden sind,
- die von der Behörde gegebenenfalls geforderten Auflagen im Erlaubnis- oder Genehmigungsbescheid eingehalten sind.“
2. Technische Prüfung von Arbeitsmitteln
Bei der technischen Prüfung dagegen werden die sicherheitstechnisch relevanten Merkmale eines Prüfgegenstands auf Zustand, Vorhandensein und gegebenenfalls Funktion am Objekt selbst mit geeigneten Verfahren geprüft. Hierzu gehören beispielsweise die folgenden Prüfarten:
- äußere oder innere Sichtprüfung
- Funktions- und Wirksamkeitsprüfung
- Prüfung mit Mess- und Prüfmitteln
- labortechnische Untersuchung
- zerstörungsfreie Prüfung
- Prüfung mit datentechnisch verknüpften Messsystemen (z.B. Online-Überwachung)
Wer darf die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln durchführen?
Wiederkehrenden Prüfungen sind generell von einer zugelassenen Überwachungsstelle (ZÜS) durchzuführen, entsprechend der festgelegten Kriterien auch von jemandem, der durch seine Berufsausbildung, Berufserfahrung und berufliche Tätigkeit über die erforderlichen Fachkenntnisse für die wiederkehrende Prüfung der Arbeitsmittel verfügt. Dabei handelt es sich um Mitarbeiter mit fundierten Fachkenntnissen im zu prüfenden Bereich oder solche, die langjährig im Unternehmen tätig sind und verantwortungsvolle Prüfaufgaben entsprechend sachkundig durchführen können.
Was versteht man unter dem Umfang der Arbeitsmittelprüfung?
Als Prüfumfang bei der Arbeitsmittelprüfung wird sowohl die Auswahl der Prüfgegenstände (z.B. Komponenten, Stichproben) als auch die Tiefe der jeweiligen Prüfung definiert.
Prüffristen: Wie oft müssen Sie die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln wiederholen?
Wiederkehrende Prüfung bedeutet eben genau das: Immer wieder aufs Neue müssen Sie Prüfungen von Arbeitsmitteln festlegen und wiederholen. Die ebenfalls zu ermittelnden Prüffristen werden als festgelegte Zeiträume zwischen zwei Arbeitsmittelprüfungen definiert.
Es empfiehlt sich, bei der Ermittlung der Prüffristen folgendermaßen vorzugehen:
1. Recherchieren Sie Prüffristen, z.B. in Herstellerinformationen zum Arbeitsmitteln
Prüffristen sollten Sie so festlegen, dass jeder die jeweiligen Arbeitsmittel zwischen den Prüfungen voraussichtlich sicher benutzen kann.
Am Anfang steht dabei die Beschaffung der Herstellerinformationen für das Arbeitsmittel (Bedienungsanleitung, Datenblatt), die bereits oft Hinweise zu Prüfungen und Prüffristen enthalten.
2. Berücksichtigen Sie weitere mögliche Einflüsse auf Prüffristen
Falls in anderen Regeln (z.B. TRBS) oder Vorschriften Prüffristen vorgeschlagen werden oder vorgeschrieben sind, müssen Sie dennoch ermitteln, ob die Prüfintervalle für Ihren Betrieb ausreichen. Dazu sollten Sie
- die Betriebsart,
- die Belastung am Arbeitsplatz,
- die Umgebungsbedingungen sowie
- die Einsatzdauer der Maschine oder Anlage
heranziehen. Wenn sich aus betrieblichen Erfahrungen bzw. aus dem Stand der Technik weitere Gesichtspunkte ergeben, die für die Festlegung der Prüfintervalle relevant sind, müssen Sie diese ebenfalls berücksichtigen.
Auch Alter, Verschleißgrad und alltägliche Belastung (Dauergebrauch bei Schichtarbeit, Umgebungseinflüsse etc.) einer Maschine müssen in die Überlegungen einbezogen werden.
Nicht immer werden Maschinen oder Anlagen bestimmungsgemäß, also entsprechend den Herstellerangaben, genutzt – das kann zu besonderen Gefährdungen führen und sollte für die Zukunft unterbunden werden.
Anhand der Gefährdungsbeurteilung lässt sich abschätzen, welche Gefahren beim Ausfall sicherheitsrelevanter Bauteile oder Komponenten drohen. Wenn ein betriebliches Instandhaltungskonzept vorliegt bzw. wenn es einen Wartungsvertrag mit der Herstellerfirma gibt, ist der Austausch von Verschleißteilen meist bereits geregelt.
3. Setzen Sie eine Terminserie für Prüfungen fest
Bei der Festlegung von Prüfterminen sollten Sie sicherstellen, dass diese fortgeschrieben werden, dass also nach durchgeführter Prüfung der nächste Prüftermin automatisch festgelegt wird.
4. Begründen Sie Ihre Prüfintervalle
Sind die Prüfintervalle für alle Arbeitsmittel festgelegt, sollten Sie im Arbeitsmittelkataster nicht nur vermerken, dass Sie sich für bestimmte Prüftermine, Prüffristen und Prüfintervalle entschieden haben, sondern auch warum.
Besonders wichtig ist dies, wenn Sie von empfohlenen Prüffristen abweichen – egal, ob es sich um eine Verlängerung oder eine Verkürzung handelt. Dabei sollten Sie auch – wie in der Gefährdungsbeurteilung für die jeweiligen Arbeitsmittel – Prüfart und Prüfumfang eindeutig festlegen und begründen.
Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) fordert in § 14 Abs. 7 explizit die Aufzeichnung von Prüfergebnissen:
„Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass das Ergebnis der Prüfung nach den Absätzen 1 bis 4 aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird. Dabei hat er dafür zu sorgen, dass die Aufzeichnungen nach Satz 1 mindestens Auskunft geben über:
- Art der Prüfung,
- Prüfumfang,
- Ergebnis der Prüfung und […].
Aufzeichnungen können auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. […]“
Grundsätzlich ist es sinnvoll, die Aufzeichnungen über regelmäßige Prüfungen langfristig aufzubewahren, da sie wichtige Daten enthalten. So wird etwa die erhöhte Reparaturanfälligkeit eines Maschinentyps die Entscheidung bei der Beschaffung eines Nachfolgemodells beeinflussen.
Werden Arbeitsmittel, die geprüft wurden, außerhalb des Unternehmens eingesetzt, muss der Prüfnachweis mit der Maschine oder der Anlage weitergegeben werden. Prüfbescheinigungen für überwachungsbedürftige Anlagen müssen Sie am Betriebsort aufbewahren.
5. Kontrollieren Sie die Einhaltung von Prüfterminen
Oft ist es sinnvoll, eine zusätzliche betriebsinterne Kennzeichnung der Arbeitsmittel festzulegen, etwa mit einer simplen Farbkennung, die sofort zeigt, ob die jährliche Prüfung bereits durchgeführt wurde oder nicht. Schriftlich festhalten sollten Sie auch, wie und wer kontrolliert und sicherstellt, dass die Prüftermine und Prüfintervalle eingehalten werden.
Zusammenfassung Prüffristen für Arbeitsmittel
Unabhängig von den festgelegten Prüfintervallen müssen Sie die Prüfung von Arbeitsmitteln vor der Inbetriebnahme, nach einer Beschädigung oder nach Unfällen sowie nach der Aufstellung an einem anderen Einsatzort veranlassen.
Fazit wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln: viel Aufwand, aber ohne geht es nicht
Wer an einem Gurt hängt, will sich keine Sorgen machen müssen, dass der reißt; jeder Notausschalter muss eine Maschine stoppen können und jede ordnungsgemäß benutzte Leiter die darauf stehenden Füße sicher nach oben und unten begleiten. Die Beispiele zeigen: ohne die regelmäßig wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln kann es keine Arbeitssicherheit geben. Sie ist untrennbar mit der Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel verbunden. Dabei ist der Begriff „Arbeitsmittel“ viel weiter gefasst, als mancher auf den ersten Blick vielleicht annehmen mag.
Die folgende Grafik zeigt noch einmal den Zyklus der Arbeitsmittelprüfung auf einen Blick. Auch hier wird die Bedeutung des Wortes „wiederkehrend“ ersichtlich. Die Arbeitsmittelprüfung ist, wie so vieles im Arbeitsschutz, niemals „abgeschlossen“.
Kurz gesagt: Die Arbeitsmittelprüfung ist wichtig – aber auch ein mühseliges Geschäft. Die schiere Menge der Geräte, Maschinen, Anlagen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten regelmäßig begutachtet werden wollen, bringt auch erfahrene Organisationstalente ins Schwitzen. Obwohl die Sicherheitsfachkraft nicht in allen Fällen prüfen kann oder prüfen darf (je nach Qualifikation), müssen doch der gesamte Vorgang dokumentiert, die Prüffristen für Arbeitsmittel verwaltet, die Prüfungen organisiert werden.
Helfen kann speziell darauf ausgerichtete Software, die vorgeschriebene Prüfintervalle automatisch anzeigt, an Prüftermine erinnert und die Prüfung selbst mit zahlreichen Checklistenvorlagen (ein Beispiel finden Sie in dieser Checkliste) erleichtert.
