Gefährdungsbeurteilung erstellen: Mit diesen 7 Schritten gelingt es Ihnen
Ein strukturierter Ablauf der Gefährdungsbeurteilung ist essenziell, um sowohl rechtliche Vorgaben zu erfüllen als auch die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten nachhaltig zu verbessern. In diesem Beitrag zeigen wir praxisnah, wie Sie eine Gefährdungsbeurteilung erstellen lassen oder selbst anhand von sieben Schritten erstellen – von der Erfassung der Arbeitsbereiche bis zur Wirksamkeitskontrolle.
Die sieben Schritte zur Gefährdungsbeurteilung
Wenn Sie eine Gefährdungsbeurteilung erstellen möchten, benötigen Sie einen klar strukturierten Prozess. Dieser stellt sicher, dass Sie Risiken am Arbeitsplatz systematisch erfassen, bewerten und minimieren können. Die sieben Schritte der Gefährdungsbeurteilung bieten eine praktische Orientierung für Unternehmen aller Branchen. Diese sieben Schritte sind keine gesetzlich festgelegte Methodik, sondern werden von der Technischen Regel für Arbeitsstätten ASR V3 als mögliche Vorgehensweise vorgeschlagen und haben sich als Best-Practice-Ansatz etabliert.
Die folgende Grafik zeigt die sieben Schritte bis zur fertigen Gefährdungsbeurteilung nach ASR V3 auf:
1. Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen
Bevor Sie mit der eigentlichen Gefährdungsbeurteilung beginnen, ist eine sorgfältige Vorbereitung essenziell. In dieser Phase geht es darum, eine klare Struktur für den gesamten Prozess zu schaffen, Verantwortlichkeiten festzulegen und sicherzustellen, dass alle relevanten Betriebsbereiche erfasst werden. Eine gut organisierte Vorbereitung spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass die Beurteilung systematisch und lückenlos durchgeführt wird.
Der erste Schritt besteht darin, die gesamte Betriebsorganisation zu analysieren, um festzulegen, welche Arbeitsbereiche, Tätigkeiten und Prozesse in die Gefährdungsbeurteilung einbezogen werden müssen. Je nach Unternehmensstruktur können dies beispielsweise Produktionshallen, Büroarbeitsplätze, Lagerbereiche, Außendiensttätigkeiten oder Homeoffice-Arbeitsplätze sein.
Beispiel: Arbeitsbereiche, Tätigkeiten und Prozesse in einer Produktionshalle
In einer Produktionshalle werden Metallteile gefräst, geschweißt und montiert. Mehrere Maschinen wie CNC-Fräsen, Schweißgeräte und Förderbänder sind im Einsatz. Schweißer und Zerspanungsmechaniker bewegen sich zwischen Arbeitsbereichen und arbeiten teilweise mit schweren Werkstücken. Tätigkeiten z.B. des Zerspanungsmechanikers sind:
- Einspannen von Metallrohlingen in die CNC-Fräse
- Programmierung und Überwachung der Fräsvorgänge
- Entnahme und Kontrolle der gefertigten Bauteile
- Reinigung der Maschine und Entsorgung von Metallspänen
2. Gefährdung ermitteln
Überprüfen Sie für jeden Tätigkeitsbereich in Ihrem Betrieb, welche Gefährdungen und Belastungen dort auftreten können. Hilfsmittel sind Stellenbeschreibungen, Arbeits-, Verfahrens- oder Betriebsanweisungen, Mitarbeiterbefragungen.
Betrachten Sie insbesondere
- den Arbeitsplatz,
- die verwendeten Arbeitsmittel,
- die Arbeitsumgebung sowie
- die Schnittstellen zu anderen Arbeitssystemen.
Gehen Sie für jede dieser Quellen von Gefährdungen die denkbaren Gefährdungsfaktoren systematisch anhand einer Liste durch. Zum Beispiel: mechanische Gefährdung – ja, Temperaturgefährdung – nein.
Beispiel: Ermittlung von Gefährdungen für das fiktive Szenario „Produktionshalle“
- mechanische Gefährdungen (Quetsch-, Schneid- oder Stoßgefahren durch Maschinen)
- elektrische Gefährdungen (offene Leitungen, defekte Schalter)
- thermische Gefahren (Hitzeentwicklung beim Schweißen)
- Stolper-, Rutsch- und Sturzgefahr (Ölreste, Metallspäne auf dem Boden)
- Lärmexposition (Maschinenlärm über Grenzwert)
- Gefährdungen durch Gefahrstoffe (Dämpfe beim Schweißen)
3. Gefährdungen beurteilen
Die Arbeitsbedingungen, wenn ein Mensch dem Gefährdungsfaktor ausgesetzt ist, werden gefahrbringende Bedingungen genannt. Für den Gefährdungsfaktor Absturz wäre diese Bedingung beispielsweise „Arbeiten auf der Leiter“. Für den Gefährdungsfaktor Schall wäre die gefahrbringende Bedingung: Kapselgehörschutz wird wegen der Hitze ungern benutzt.
Sie beurteilen die Gefährdungen, indem Sie für jeden Gefährdungsfaktor und die ihn umgebenden Arbeitsbedingungen die Risiken abschätzen und bewerten. Wie wahrscheinlich ist es, dass ein bestimmter Zustand zu einem Schaden führt? Da sich das Risiko immer einerseits aus den möglichen Folgen und andererseits aus der Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens ergibt, müssen beide Faktoren betrachtet werden.
Das Spektrum der Folgen reicht grundsätzlich von einem folgenlosen Verlauf bis hin zum Tod eines Mitarbeitenden. Die Eintrittswahrscheinlichkeit ist ohne eine statistische Grundlage (z. B. Unfallgeschehen der letzten Jahre) deutlich schwieriger abzuschätzen, da ein einzelnes Ereignis, auch wenn es sehr selten auftritt, dennoch eintreten kann.
Ein bewährtes Instrument zur Risikoabschätzung ist die Risikomatrix nach Nohl. Sie ermöglicht eine fundierte Quantifizierung der Eintrittswahrscheinlichkeit und des Schadensausmaßes.
Beispiel: Gefährdungen beurteilen im fiktiven Szenario „Produktionshalle“
Jede identifizierte Gefährdung wird hinsichtlich ihrer Wahrscheinlichkeit und Schwere bewertet:
- Lärmpegel über 85 dB(A) → Risiko für Gehörschäden → Schutzmaßnahmen notwendig
- Quetschgefahr an der CNC-Fräse → Risiko für Handverletzungen → Schutzabdeckungen prüfen
- Metallspäne auf dem Boden → Stolpergefahr → regelmäßige Reinigung notwendig
Ergebnis: Einige Gefährdungen erfordern sofortige Maßnahmen.
4. Schutzmaßnahmen ableiten
Nachdem Gefahren und Risiken identifiziert und bewertet wurden, müssen Sie geeignete Schutzmaßnahmen ableiten. Das Ziel ist es, Gefährdungen an ihrer Quelle zu beseitigen oder so weit wie möglich zu minimieren.
Ein bewährtes Prinzip zur Festlegung wirksamer Schutzmaßnahmen ist die STOP-Hierarchie. Sie beschreibt eine Rangfolge von Maßnahmen, bei der zuerst die reichweitenstärksten Maßnahmen geprüft werden, bevor weniger wirksame Methoden zum Einsatz kommen:
- S – Substitution: Die beste Methode, um Risiken zu minimieren, ist die vollständige Beseitigung der Gefahr durch den Austausch gefährlicher Stoffe, Verfahren oder Arbeitsabläufe. Ein Beispiel ist der Austausch einer offenen Flamme durch eine elektrische Heizquelle.
- T – technische Maßnahmen: Falls eine Substitution nicht möglich ist, sollten Sie prüfen, ob durch technische Schutzmaßnahmen die Gefährdung reduziert oder verhindert werden kann. Technische Maßnahmen sind besonders wirksam, da sie unabhängig von menschlichem Verhalten für Schutz sorgen. Ein Beispiel ist der Einsatz von Lärmschutzwänden, um die Geräuschbelastung zu reduzieren.
- O – organisatorische Maßnahmen: Falls technische Maßnahmen nicht ausreichen, können organisatorische Schutzmaßnahmen helfen, Gefahren zu verringern. Diese betreffen die Arbeitsorganisation, die Unterweisung und die Ausbildung. Ein Beispiel ist die Begrenzung der Arbeitszeit in gefährlichen Bereichen.
- P – persönliche Schutzmaßnahmen: Wenn sich Risiken nicht durch die vorherigen Maßnahmen beseitigen lassen, müssen persönliche Schutzmaßnahmen angewendet werden. Diese schützen den Einzelnen, aber nicht die allgemeine Arbeitsumgebung. Beispiele sind der Gehörschutz in lauten Arbeitsbereichen oder Schutzbrillen gegen Funkenflug und Chemikalienspritzer.
Wichtig: Persönliche Schutzausrüstungen sollten nur als letztes Mittel eingesetzt werden, wenn Sie Gefährdungen nicht durch andere Maßnahmen beseitigen können. Außerdem müssen sie regelmäßig gewartet und auf ihre Schutzwirkung überprüft werden.
In unserem fiktiven Beispiel der Produktionshalle könnten folgende Maßnahmen als geeignet definiert werden:
- technische Maßnahmen: Schutzeinhausungen an Maschinen, Absaugvorrichtungen für Schweißrauch
- organisatorische Maßnahmen: Einführung von Reinigungsplänen, Kennzeichnung von Gefahrenbereichen
- persönliche Schutzmaßnahmen: Gehörschutz, Sicherheitsschuhe, Schutzbrillen für Mitarbeiter
5. Maßnahmen umsetzen
Hat der Arbeitgeber die Wahl zwischen verschiedenen Schutzmaßnahmen getroffen, müssen diese von den Führungskräften und den Beschäftigten umgesetzt werden. Ihre Rolle als Fachkraft für Arbeitssicherheit ist dabei vor allem die des Beobachters: Es kann immer sein, dass sich eine vermeintlich ausreichende Lösung am Ende als unzureichend erweist. Dies sollten Sie nach Möglichkeit frühzeitig erkennen, denn je mehr Kosten bereits entstanden sind, desto schwieriger ist es natürlich, eine Maßnahme wieder zu stoppen.
Beispiel: Umsetzung der Maßnahmen im Szenario „Produktionshalle“
Die festgelegten Maßnahmen werden umgesetzt:
- Installation von Schutzvorrichtungen an Maschinen
- Kennzeichnung von Gefahrenstellen mit Warnhinweisen
- Beschaffung von PSA
- Schulung der Mitarbeiter zu sicherem Arbeiten und Notfallmaßnahmen
6. Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen
Alle umgesetzten Maßnahmen überprüfen Sie auf ihre Wirksamkeit. Kommt der Arbeitgeber mit Ihrer Unterstützung als Fachkraft für Arbeitssicherheit zu dem Schluss, dass das erreichte Niveau an Sicherheit und Gesundheitsschutz nicht erreicht wurde, beginnt der Handlungszyklus mit einer erneuten Gefährdungsbeurteilung von vorn.
Ein neuer Handlungszyklus beginnt auch dann, wenn die getroffene Maßnahme an anderer Stelle dazu führt, dass das Sicherheitsniveau absinkt. Da im Unternehmen in aller Regel viele Prozesse zusammenspielen, tritt dieser Fall gar nicht so selten ein.
Beispiel: Überprüfung der Maßnahmen im Szenario Produktionshalle
Nach einer gewissen Zeit wird überprüft, ob die Maßnahmen greifen:
- Lärmpegelmessung nach Einführung neuer Schallschutzmaßnahmen
- Beobachtung des Maschinenbetriebs, ob Schutzvorrichtungen korrekt verwendet werden
- Feedback von Mitarbeitern zu neuen Arbeitsabläufen und PSA
7. Dokumentation und Fortschreibung
Dokumentieren Sie den gesamten Prozess der Gefährdungsbeurteilung. Ob Sie die Gefährdungsbeurteilung auf Papier oder im Computer dokumentieren, bleibt Ihnen überlassen. Wenn die Aufsichtsperson daraus leicht erkennen kann, dass Sie wie oben beschrieben vorgegangen sind, ist das schon die halbe Miete. Die Gefährdungsbeurteilung muss Ihrer betrieblichen Realität entsprechen und aktuell sein.
So prüfen Aufsichtsbeamte die Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen
Allgemein sollten Sie bereits an die Prüfung durch den Aufsichtsbeamten denken, während Sie Ihre Gefährdungsbeurteilung erstellen lassen oder selbst erstellen. Wenn Sie wissen, wie die Aufsichtsbeamten bei der Überprüfung von Gefährdungsbeurteilungen vorgehen, ist dies eine sehr gute Voraussetzung, um die Überprüfung ohne Komplikationen zu bestehen.
Das prüfen Aufsichtsbeamte
Selbst den kleinsten Betrieb kann der Aufsichtsbeamte nicht komplett ansehen. Er wird sich daher auf einige Stichproben beschränken. Dabei sollte es sich um Arbeitsplätze oder Tätigkeiten handeln, die für Ihren Betrieb repräsentativ sind.
Vorinformationen der Prüfer
Die Prüfer versuchen zunächst, anhand der Betriebsakte beziehungsweise anhand der digitalen Speicherung Hinweise zu erhalten, in welche Richtung sich eine Prüfung lohnen könnte. So machen Prüfer gerne grundsätzlich gefährdende Arbeitsverfahren sowie Arbeitsplätze von werdenden Müttern und minderjährigen Auszubildenden zum Prüfgegenstand. Ist die Prüfung durch einen Unfall veranlasst, werden natürlich die möglichen Unfallursachen (Maschinen, Arbeitsverfahren, Arbeitsstätten und Arbeitszeiten) genauer untersucht.
Erstgespräch: Wie ist die Vorgehensweise?
In der Regel möchten Prüfer das Erstgespräch mit einem Mitglied der Geschäftsleitung oder einer verantwortlichen Führungskraft führen.
Nach und nach werden dann die Akteure der Arbeitssicherheit und zum Teil auch einzelne Arbeitnehmer dazugeholt oder in Einzelgesprächen befragt. Dabei handelt es sich meist um strukturierte Interviews auf der Basis der Vorinformationen. Es soll nachvollzogen werden, wie die Gefährdungsbeurteilung im Betrieb erarbeitet wurde und wie die Verantwortlichkeiten verteilt wurden.
Prüfung der Gefährdungsbeurteilungen
Die eigentliche Prüfung von einzelnen Gefährdungsbeurteilungen führt der Aufsichtsbeamte meist im Betrieb, bei größeren Umfängen oder temporär fehlenden Ansprechpartnern gelegentlich auch anhand von Unterlagen vor oder nach dem Unternehmensbesuch durch.
Dafür zieht er diese Kriterien heran:
- Gefährdungen: Haben Sie sie im Wesentlichen beurteilt und zutreffend bewertet?
- Maßnahmen: Sind sie ausreichend und geeignet? Haben Sie kontrolliert, ob sie wirksam sind?
- Gefährdungsbeurteilung: Ist sie aktuell?
- Dokumentation: Ist sie in Form und Inhalt angemessen?
Ergebnisse der Prüfung
Erfüllen Sie eines oder mehrere dieser Kriterien nicht, haben Sie die Erstellung der Gefährdungsbeurteilung nicht angemessen durchgeführt und müssen nachbessern. Wie viel Zeit Ihnen dafür bleibt, hängt von den konkreten Mängeln ab. Sie sollten aber binnen der angesetzten Frist nachbessern, um ein Bußgeld zu vermeiden.
Gefährdungsbeurteilung erstellen: Tipps zur erfolgreichen Implementierung
Die Gefährdungsbeurteilung ist nur dann effektiv, wenn sie nicht als einmalige Pflichtübung betrachtet wird, sondern dauerhaft im Unternehmen verankert ist. Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert die aktive Beteiligung der Beschäftigten, regelmäßige Aktualisierungen und die Integration in den betrieblichen Alltag. Um dies zu gewährleisten, gibt es drei wesentliche Maßnahmen:
- Mitarbeitereinbindung: Die besten Schutzmaßnahmen sind wirkungslos, wenn die Beschäftigten nicht über Gefährdungen informiert sind oder Sicherheitsvorgaben nicht einhalten. Deshalb ist es entscheidend, die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess der Gefährdungsbeurteilung einzubeziehen. Wichtig sind auch Schulungen und Unterweisungen.
- Regelmäßige Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung: Das Erstellen einer Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Arbeitsbedingungen, Technologien und gesetzliche Anforderungen ändern sich ständig. Die Gefährdungsbeurteilung muss daher regelmäßig überprüft und angepasst werden.
- Nachhaltige Verankerung im betrieblichen Alltag: Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit müssen fester Bestandteil der Unternehmenskultur sein. Nur wenn Sicherheit als Priorität angesehen wird, können Unfälle und Gesundheitsrisiken langfristig minimiert werden. So sollten beispielsweise Vorgesetzte als Vorbilder vorangehen oder eine moderne Software etabliert werden, damit Sie eine umfassende Gefährdungsbeurteilung erstellen können.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellt und aktualisiert werden?
Nachdem Sie eine Gefährdungsbeurteilung erstellt haben, sollten Sie diese regelmäßig überprüfen und aktualisieren, insbesondere wenn sich Arbeitsbedingungen ändern. Sobald neue Maschinen, Arbeitsstoffe oder Arbeitsverfahren eingeführt werden, ist eine erneute Bewertung erforderlich. Auch nach Unfällen oder Beinaheunfällen sollte eine Überprüfung erfolgen, um mögliche Sicherheitslücken zu schließen. Gesetzliche Änderungen oder neue Vorschriften können ebenfalls eine Anpassung notwendig machen. Ein jährlicher Prüfzyklus ist eine bewährte Methode, um die Gefährdungsbeurteilung aktuell zu halten.
Tipp
Lesen Sie mehr zu den Grundlagen der Gefährdungsbeurteilung.
Welche Fehler sollten bei der Gefährdungsbeurteilung vermieden werden?
Viele Unternehmen machen den Fehler, die Gefährdungsbeurteilung als einmalige Pflichtübung zu sehen, anstatt sie als kontinuierlichen Prozess zu betrachten. Eine unvollständige oder zu allgemeine Erfassung von Gefährdungen kann dazu führen, dass relevante Risiken übersehen werden. Zudem werden Schutzmaßnahmen häufig nicht konsequent umgesetzt oder dokumentiert, was zu Sicherheitslücken führen kann. Ein weiteres Problem ist die fehlende Einbindung der Mitarbeitenden, die oft wertvolle Hinweise zu Gefahrenquellen geben können.
Wer sollte an der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung beteiligt sein?
Die Verantwortung für die Gefährdungsbeurteilung liegt beim Arbeitgeber, aber die Umsetzung sollte im Team erfolgen. Sicherheitsfachkräfte, Betriebsärzte und Führungskräfte spielen eine wichtige Rolle bei der Identifikation und Bewertung von Risiken. Besonders wertvoll ist auch die Einbeziehung der Mitarbeitenden, da sie durch ihre tägliche Arbeit oft am besten wissen, wo Gefährdungen bestehen. Betriebsräte und Sicherheitsbeauftragte unterstützen, um eine praxisnahe und effektive Umsetzung zu gewährleisten.
Welche Dokumentationspflichten gibt es für die Gefährdungsbeurteilung?
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Gefährdungsbeurteilung schriftlich zu dokumentieren, wenn dies aufgrund der Art des Betriebs erforderlich ist. Die Dokumentation sollte alle identifizierten Gefährdungen, die ergriffenen Schutzmaßnahmen, die verantwortlichen Personen sowie das Datum der letzten Überprüfung enthalten. Eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation hilft nicht nur bei behördlichen Kontrollen, sondern stellt auch sicher, dass die Schutzmaßnahmen regelmäßig überprüft und verbessert werden.
