Wie Sie mit Fremdfirmen sicher arbeiten
Egal, ob es „nur“ um einfache Reinigungs- oder anspruchsvolle Instandhaltungsarbeiten geht: Sobald sich fremde Beschäftigte auf Ihrem Grundstück aufhalten, stellt sich die Frage nach der Arbeitssicherheit noch einmal ganz neu. Deshalb müssen unbedingt Gefährdungsbeurteilungen und Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen vorliegen und zum Bestandteil des jeweiligen Werk- oder Dienstvertrags gemacht werden. Mehr dazu im folgenden Beitrag.
Die Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen sowie die Gefährdungsbeurteilungen für Fremdfirmen sind besonders wichtig. Denn fremde Arbeitskräfte können, etwa wegen fehlender Ortskenntnis, vorhandene spezielle Gefährdungen oft nicht (er)kennen. Und auch in der Zusammenarbeit mit den eigenen Mitarbeitern kann es schnell Missverständnisse geben, weil man jeweils von anderen Voraussetzungen und „Selbstverständlichkeiten“ ausgeht.
Koordinierende Person erforderlich
In der Praxis werden die Themen „Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen“ und „Gefährdungsbeurteilungen für Fremdfirmen“ entweder direkt zwischen der auftragsverantwortlichen Person beim Auftraggeber und der verantwortlichen Person der Fremdfirma kommuniziert und abgearbeitet.
Ist das Projekt umfangreicher und/oder der Koordinationsaufwand höher, sorgt meist eine koordinierende bzw. aufsichtführende Person dafür, dass Fremdfirmenmitarbeiter sicher arbeiten können. Da die Kenntnis der Örtlichkeiten, der Ansprechpartner und der Abläufe für die Arbeit des Fremdfirmenkoordinators wichtig ist, stellt diese sinnvollerweise der Auftraggeber.
Warum die koordinierende Person weisungsbefugt sein muss
Die koordinierende Person sollte gegenüber eigenen und fremden Beschäftigten weisungsbefugt sein, um in der operativen Zusammenarbeit schnell Maßnahmen zur Steigerung der Sicherheit ergreifen zu können. Diese Weisungsbefugnisse und die Aufgaben der koordinierenden Person sollten schon im Werkvertrag genau festgelegt werden.
Wann die koordinierende Person direkt eingreifen darf
Sobald Mitarbeiter Sicherheitsmaßnahmen missachten, Arbeitsabläufe unvorhergesehen verändern oder es sich zeigt, dass die Maßnahmen nicht ausreichen, greift die koordinierende Person ein. Dies geschieht in der Regel in Kooperation mit den verantwortlichen Personen. Bei unmittelbarer Gefährdung schreitet die koordinierende Person jedoch unmittelbar ein und informiert die verantwortlichen Personen im Anschluss.
Wie gefährliche Tätigkeiten überwacht werden müssen
Werden Tätigkeiten von Beschäftigten der Fremdfirmen als besonders gefährlich eingestuft, muss eine aufsichtführende Person bestimmt werden. Eine besonders große Gefahr ist immer dann gegeben, wenn ohne die geplanten Schutzmaßnahmen mit hoher Wahrscheinlichkeit ein großer Schaden nicht abgewendet werden kann.
Die aufsichtführende Person sorgt dafür, dass die geplanten Schutzmaßnahmen realisiert werden. In der Regel ist sie vor Ort und verfügt über Weisungsbefugnis gegenüber allen Beteiligten. Auftraggeber und Fremdfirma bestimmen gemeinsam, wer diese Rolle innehat.
Warum Arbeitssicherheit schon vor der Auftragsvergabe beginnen muss
Die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Fremdfirmen sollten nicht nur darstellen, wie sie die geforderte Leistung erbringen wollen, sondern auch, wie sie dabei die Sicherheit und Gesundheit ihrer Beschäftigten und der Angestellten des Auftraggebers schützen. Dazu erstellt der Auftraggeber eine möglichst detaillierte Leistungsbeschreibung mit konkreten Anforderungen an Schutzmaßnahmen, die aus seiner Sicht notwendig sind.
Wenn möglich, findet dann die Abstimmung mit den Fremdfirmen, die sich um den Auftrag bewerben, bereits am Ort der Leistungserbringung statt. So können die potenziellen Auftragnehmer die Schutzmaßnahmen gleich in ihre Angebote einkalkulieren. Unbedingt notwendig ist eine Ortsbegehung, wenn die Entscheidung für eine Fremdfirma gefallen ist. Dann werden die Gefährdungen und die konkret durchzuführenden Schutzmaßnahmen nach dem TOP-Prinzip bestimmt.
Wie Sie die benötigten Qualifikationen festlegen
Die sichere Durchführung gerade von gefährlichen Arbeiten hängt davon ab, dass die ausführenden Personen ausreichend qualifiziert sind. Legen Sie deshalb auch fest, über welche Qualifikationen die Beschäftigten der Fremdfirma verfügen müssen. Vereinbaren Sie zusätzlich, dass diese Beschäftigten ausführlich unterwiesen werden und ihnen sichere Arbeitsmittel und/oder persönliche Schutzausrüstung zur Verfügung gestellt werden. Zwischen Auftraggeber und Fremdfirma abgestimmt werden muss auch, wer eventuell notwendige Vorsorgeuntersuchungen durchführt.
Professionell die Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen umsetzen
Wie der Arbeitsschutz im Einzelnen zu organisieren ist, handeln Auftraggeber und Fremdfirma aus. In der Regel erstellt der Auftraggeber allgemeine Arbeitsschutzregelungen für Fremdfirmen, die unabhängig vom konkreten Auftrag gelten:
- Regelungen für den Alarmfall (z.B. Notruf und Sammelstelle)
- Beschränkungen und Verbote (z.B. Zutritt zu bestimmten Teilen der Betriebsgebäude)
- Unfallverhütung (z.B. Nutzung von PSA)
- Anmeldeverfahren beim Betreten des Betriebsgeländes
- Unterweisung in den innerbetrieblichen Verkehr
- Tatbestände für Anträge und Erlaubnisscheine
