Betriebsanweisungen mühelos selbst erstellen: So geht´s

Immer wenn eine Gefährdung der Beschäftigten vorliegt, sind Unternehmen verpflichtet, eine Betriebsanweisung zu erstellen. Was Betriebsanweisungen sind, worauf Sie bei der Erstellung achten sollten und wertvolle Tipps zum Thema lesen Sie in diesem Beitrag.

Definition – was ist eine Betriebsanweisung?

In der Betriebsanweisung (Abkürzung: BA) finden Mitarbeiter kompakt auf ein bis zwei DIN-A4-Seiten Hinweise zu individuellen innerbetrieblichen Gefahren und wie sie diesen begegnen sollten. Wichtig ist die Betriebsanweisung für Mitarbeiter, die mit Gefahrstoffen, biologischen Arbeitsstoffen, Maschinen oder anderen technischen Anlagen zu tun haben.

Ziel der Betriebsanweisung ist es, Unfälle im Umgang mit Arbeitsmitteln und Stoffen zu minimieren, z.B. im Umgang mit Gefahrstoffen. Damit sind Betriebsanweisungen von zentraler Bedeutung für den Arbeitsschutz.

Unternehmen sind verpflichtet, eine Betriebsanweisung zu erstellen, wenn eine Gefährdung der Beschäftigten vorliegt. Tun sie das nicht, liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann.

Beispiele für eine Betriebsanweisung

Obwohl es thematisch viele verschiedene Arten der Betriebsanweisung gibt, weisen sie einige Gemeinsamkeiten auf. Das wird schon mit einem Blick auf unterschiedliche Betriebsanweisungen deutlich: Alle folgen in etwa demselben Aufbau und Layout, wie die unten abgebildeten Beispiele für Betriebsanweisungen zeigen. Betriebsanweisungen informieren Beschäftigte immer knapp und in schriftlicher Form über Gefährdungen und Schutzmaßnahmen an ihrem Arbeitsplatz.

Verwandte Begriffe zur Betriebsanweisung im Arbeitsschutz

Die Betriebsanweisung ist nicht mit anderen Begriffen aus dem Arbeitsschutz zu verwechseln. Wir haben für Sie daher kurz die Unterschiede zusammengefasst:

• Betriebsanleitung: Eine Betriebsanleitung wird vom Hersteller für bestimmte Anlagen und Arbeitsmittel erstellt. Informationen daraus können für die Betriebsanweisung genutzt werden.
• Arbeitsanweisung: Im Unterschied zur Betriebsanweisung steht bei der Arbeitsanweisung der Prozess der Tätigkeit im Vordergrund. Die Arbeitsanweisung soll Mitarbeitenden helfen, ihre Aufgaben sicher und qualitätsgerecht zu erledigen.
• Gefährdungsbeurteilung: Die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung bereiten Unternehmen in der Betriebsanweisung übersichtlich auf.
• Sicherheitsdatenblatt: Das ausführliche Sicherheitsdatenblatt bildet die Grundlage für die kompakte Betriebsanweisung.
• Unterweisung: Die Unterweisung dient dazu, den Mitarbeitenden die Inhalte der Betriebsanweisung zu vermitteln. So gesehen ist die Betriebsanweisung die Basis der Unterweisung.

Wann ist eine Betriebsanweisung erforderlich?

Betriebsanweisungen sind immer dann erforderlich, wenn Beschäftigte etwas zum ersten Mal verwenden. Das heißt: Bevor ein Beschäftigter mit bestimmten Arbeitsmitteln oder einem bestimmten Stoff hantiert, muss er sich mit den Gefahren, Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln vertraut machen.

Für alle anderen Bereiche ergibt sich die Notwendigkeit der Betriebsanweisung aus der Gefährdungsbeurteilung und übrigen Regelwerken.

Rechtlicher Rahmen für Betriebsanweisungen

Rechtsgrundlage für die Betriebsanweisung bilden neben dem Arbeitsschutzgesetz verschiedene andere Gesetze. Wann eine Betriebsanweisung Pflicht ist, können Sie unter anderem in diesen Gesetzestexten nachlesen:

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): §§ 4, 9, 12 und 15
• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): §§ 4, 6, 9 und 12
• Gefahrstoffverordnung (GefStoffV): § 14
• PSA-Benutzungsverordnung (PSA-BV): § 3
• Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ (DGUV Vorschrift 1): §§ 2 und 4

Außerdem finden Sie die Forderung nach Betriebsanweisungen in vielen weiteren Vorschriften und Regeln wie Unfallverhütungsvorschriften, Merkblättern und Informationen, die sich speziell mit Arbeitsschutzthemen befassen.

Für welche Bereiche werden Betriebsanweisungen erstellt?

Welche Betriebsanweisungen benötigt werden, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung. Hier werden alle Gefährdungen festgehalten, die mit der Arbeit verbunden sind. Außerdem schreibt das Unternehmen in der Gefährdungsbeurteilung die Arbeitsschutzmaßnahmen für die Anwendungen nieder. Eine solche Schutzmaßnahme kann eine Betriebsanweisung sein.

Welche Arten von Betriebsanweisungen gibt es?

Im Allgemeinen unterscheidet man drei Arten von Betriebsanweisungen: für Gefahrstoffe und Arbeitsmittel, für Arbeitsverfahren und Maschinen sowie für Biostoffe. Was diese Betriebsanweisungen jeweils umfassen, haben wir Ihnen im Folgenden aufgelistet.

1.   Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe

Zu den Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe zählen beispielsweise:

• Betriebsanweisung für Reinigungsmittel
• Betriebsanweisung für Ethanol
• Betriebsanweisung für Akkusäure

2.   Betriebsanweisungen für Arbeitsmittel und Maschinen

Die Betriebsanweisungen für Arbeitsmittel und Maschinen umfassen zum Beispiel:

• Betriebsanweisung für Gabelstapler
• Betriebsanweisung für PSA
• Betriebsanweisung für Ständerbohrmaschinen
• Betriebsanweisung für Baustellenkompressoren
• Betriebsanweisung für elektrische Handwerkzeuge

3.   Betriebsanweisungen für Biostoffe

Der Arbeitgeber hat nach § 14 Abs. 1 BioStoffV Betriebsanweisungen zu erstellen. Biostoffe sind Mikroorganismen, Zellkulturen und Endoparasiten einschließlich ihrer gentechnisch veränderten Formen. Zumeist kommen diese in Laboratorien vor, oft aber auch z.B. im Gesundheitsdienst, bei Reinigungsarbeiten, in der Veterinärmedizin oder der Land-, Forst-, Abwasser- und Abfallwirtschaft.

Wer erstellt Betriebsanweisungen?

Meist wirken folgende Personen an der Erstellung von Betriebsanweisungen mit:

• Unternehmer: In der Regel erstellen Unternehmer die Betriebsanweisung nicht selbst. Sie können die Pflicht zur Erstellung einer Betriebsanweisung auf jemand anderen übertragen.
• Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte: Unternehmer lassen sich oft von Fachkräften für Arbeitssicherheit und vom Betriebsarzt unterstützen, um eine Betriebsanweisung zu erstellen.
• Vorgesetzte der Arbeitsbereiche: Meist wirken auch die Vorgesetzten der jeweiligen Arbeitsbereiche bei der Erstellung der Betriebsanweisung mit.
• Mitarbeitende: Es ist sinnvoll, die betroffenen Mitarbeiter in das Schreiben der Betriebsanweisung einzubeziehen, weil sie über besondere praktische Erfahrung verfügen.
• Betriebsrat: Auch der Betriebsrat darf bei der inhaltlichen Gestaltung der Betriebsanweisung mitbestimmen.

Eine zuverlässige und fachkundige Person darf Betriebsanweisungen erstellen, wenn sie vom Unternehmer damit beauftragt wurde. Wie genau das funktioniert, lesen Sie in unserem Artikel zur Übertragung von Unternehmerpflichten.

Betriebsanweisung erstellen – wie geht das?

Schreiben Sie eine Betriebsanweisung, muss diese auf die individuellen Arbeitsplätze ausgerichtet sein; so kommt es je nach Art der Betriebsanweisung zu leichten Unterschieden. Die folgenden Tipps zu Inhalt, Aufbau und Co. sind jedoch allgemeingültig.

Aufbau – Die elf Bestandteile einer Betriebsanweisung

Was die möglichen Bestandteile einer Betriebsanweisung sind, haben wir im Folgenden für Sie aufgelistet. Dabei ist der Aufbau nicht zwingend vorgeschrieben, die folgenden elf Gliederungspunkte haben sich jedoch bewährt.

1. Der „Kopf“ der Betriebsanweisung

Achten Sie darauf, dass am Beginn Ihrer Betriebsanweisung folgende Informationen deutlich zu erkennen sind:

• laufende Nummer oder anderes Einteilungsmerkmal
• Datum zur Unterscheidung verschiedener Versionen
• Verantwortlicher bzw., falls identisch, Name des Erstellers
• Arbeitsbereich, für den die Betriebsanweisung gilt

2. Arbeitsbereich oder Tätigkeit

Im nächsten Abschnitt der Betriebsanweisung beschreiben Sie die folgenden Punkte möglichst präzise:

• Betriebsbereiche
• Tätigkeitsbereiche
• Arbeitsmittel
• Arbeitsstoffe
• Arbeitsverfahren

Sinnvoll kann es auch sein, dass Sie hier Adressaten nennen, die bestimmte Tätigkeiten ausführen. So können Sie beispielsweise die Qualifikationen für bestimmte Aufgaben festlegen.

Als Arbeitgeber können Sie an dieser Stelle außerdem Eingrenzungen vornehmen, z.B. um eine begrenzte Gültigkeit einer Betriebsanweisung für Reparatur- oder Instandhaltungsaufgaben festzulegen.

3. Gefahren für Mensch und Umwelt

Um die Mitarbeiter an die Bedeutung sicherheitsgerechten Verhaltens zu erinnern, müssen Sie an dieser Stelle in der Betriebsanweisung die wichtigsten Unfall- und Gesundheitsgefahren nennen. Dabei kann es notwendig sein, auf Gefahren für Sachwerte und für die Umwelt einzugehen.

4. Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln

Im nächsten Schritt sieht der Aufbau der Betriebsanweisung Handlungsanleitungen vor, die der Beschäftigte konkret umsetzen kann. Sie müssen Folgendes benennen:

• Schutzmaßnahmen: etwa die Pflicht zum Tragen von Schutzhelmen
• Verhaltensregeln: etwa Schutzeinrichtungen an Maschinen nicht zu manipulieren
• persönliche Schutzausrüstungen (PSA) – soweit erforderlich: Gegebenenfalls sind für PSA separate Betriebsanweisungen zu erstellen.

5. Verhalten bei Störungen

Zu den häufigsten Unfallursachen zählen Störungen oder die Versuche, Störungen zu beseitigen. Daher sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf die erforderlichen Maßnahmen legen.

Meistens kann eine Störung nicht im laufenden Betrieb beseitigt werden. Deshalb ist die Anweisung wichtig, das Arbeitsmittel sicher stillzusetzen. Erst im Stillstand beseitigen Mitarbeiter oder spezielle Instandhalter die Störung.

6. Verhalten bei Unfällen

Klare Anweisungen in Belastungssituationen helfen, auch bei Panik das Richtige zu tun. An dieser Stelle der Betriebsanweisung sollten Sie daher auf Folgendes eingehen:

• Verhalten bei Personenunfällen
• Angaben zu Löschmitteln im Brandfall
• Angaben zu zusätzlich erforderlicher persönlicher Schutzausrüstung

7. Erste-Hilfe-Maßnahmen

Im Abschnitt zur Ersten Hilfe im Betrieb sind folgende Angaben in der Betriebsanweisung wichtig:

• wie Mitarbeiter betriebliche Ersthelfer, Ärzte, Vorgesetzte oder externe Rettungskräfte informieren – jeweils mit Angabe der Rufnummer
• wie eine Unfallstelle gesichert wird
• wie Mitarbeiter Verletzte bergen

Gibt es allgemeine Erste-Hilfe-Anweisungen und eine regelmäßige Unterweisung in Erster Hilfe, kann das Kapitel kurz gehalten werden. Sie sollten dann nur zusätzliche Verhaltensregeln nennen, die sich auf das bestimmte Arbeitsmittel beziehen.

8. Instandhaltung

Bezüglich der Instandhaltung können Sie in der Betriebsanweisung die Angaben der Betriebsanleitung ergänzen. Sind die Maßnahmen besonders komplex, sollten Sie eine eigene Betriebsanweisung zur Instandhaltung erstellen.

9. Entsorgung

Oft müssen Arbeitsmittel fachgerecht entsorgt werden. Deshalb sind Hinweise auf Sammelstellen oder zuständige Mitarbeiter sinnvoll.

10. Folgen der Nichtbeachtung

An dieser Stelle der Betriebsanweisung können Sie in Ergänzung zum oben bereits genannten Teil „Gefahren für Mensch und Umwelt“ weiterführende Angaben zu möglichen Risiken machen.

Das sollten Sie vermeiden: „Wenn Sie nicht alle oben genannten Punkte einhalten, fliegen Sie.“ – eine solche Drohung nutzt niemandem und schädigt das Arbeitsklima. Formulieren Sie die Anweisungen daher besser neutral.

11. Die Fußzeile der Betriebsanweisung

Zum Schluss der Betriebsanweisung kann die Unterschrift des Verantwortlichen gesetzt werden. Damit ist die erstellte Betriebsanweisung freigegeben.

Inhalte – was in einer Betriebsanweisung steht

Aus dem Aufbau ergeben sich im Wesentlichen bereits die Inhalte einer Betriebsanweisung. Grundsätzlich gilt außerdem:

• Betriebsanweisungen müssen auf die individuellen Arbeitsplätze ausgerichtet sein.
• Betriebsanweisungen sollten alle nötigen Hinweise enthalten, die Beschäftigte brauchen, um Gefahren abzuwehren.

Gefährdungsbeurteilung als Basis der Betriebsanweisung

Was in einer Betriebsanweisung stehen muss, können Sie der Gefährdungsbeurteilung entnehmen. Sie sollten beispielsweise auf die Unfall- und Gesundheitsgefahren und die Schutzmaßnahmen eingehen, die in der Gefährdungsbeurteilung aufgeführt werden.

Weitere Quellen zur Erstellung der Betriebsanweisung

Neben der Gefährdungsbeurteilung sollten Sie folgende Quellen für die Betriebsanweisung berücksichtigen:

• Arbeitsschutzvorschriften
• Unfallverhütungsvorschriften
• Betriebsanleitungen mit Angaben der Hersteller
• Sicherheitsdatenblätter
• Sicherheitstechnische Regelungen
• Arbeitsmedizinische Regelungen

Formale Anforderungen an Betriebsanweisungen

Es gibt einige weitere Anforderungen, die an Betriebsanweisungen gestellt werden. So gilt:

1. Betriebsanweisungen müssen niedergeschrieben werden

Betriebsanweisungen müssen Sie schriftlich ausformulieren und so den Beschäftigten zugänglich machen. Mündliche Anweisungen können diese verpflichtende Forderung nicht erfüllen – obwohl mündliche Sicherheitsanweisungen natürlich sehr sinnvoll sind.

2. Betriebsanweisungen sind möglichst nicht länger als zwei DIN-A4-Seiten

Je konkreter und kürzer eine Anweisung ist, desto eher bleibt sie im Gedächtnis. Die Beschäftigten sollen Betriebsanweisungen zum kurzen Nachlesen verwenden. Die Neigung, dies in der betrieblichen Hektik zu tun, nimmt mit der Länge des Textes ab.

3. Betriebsanweisungen müssen objekt- und adressatenbezogen sein

Betriebsanweisungen regeln ein eingegrenztes Arbeitsfeld, zum Beispiel eine Anlage, ein Verfahren oder den Einsatz eines Gefahrstoffs.

4. Betriebsanweisungen sollen verständlich sein

Besonders wichtig ist, dass Beschäftigte den Inhalt von Betriebsanweisungen durch Form und Sprache schnell erfassen können. Außerdem müssen Betriebsanweisungen das Sprachniveau der Beschäftigten berücksichtigen, etwa indem Sie bei der Erstellung unnötige Fremdwörter und Umschreibungen meiden.

Für fremdsprachige Beschäftigte müssen Betriebsanweisungen unter Umständen übersetzt werden. Viele Berufsgenossenschaften bieten inzwischen fremdsprachige Mustertexte an, die sich leicht an betriebliche Bedürfnisse anpassen lassen.

Optische Gestaltung der Betriebsanweisung

Häufig werden Betriebsanweisungen in gängigen Formaten wie DIN A4 oder DIN A3 erstellt. Große Formate sind sinnvoll, wenn Mitarbeiter die Betriebsanweisung auch aus der Entfernung erkennen müssen. Für Betriebsanweisungen, die direkt am Arbeitsplatz aufgehängt werden, reicht ein kleineres Format aus.

Betriebsanweisungen sollten einfach, klar und grafisch einheitlich gestaltet sein. Piktogramme und Symbole helfen Mitarbeitern dabei, Informationen schnell zu verstehen. Deshalb finden sich in Betriebsanweisungen oft Verbots-, Gebots- oder Hinweisschilder.

Bedeutung von Farben bei Betriebsanweisungen

Es hat sich durchgesetzt, Betriebsanweisungen mit einem farbigen Rahmen zu umgeben. Üblich sind heute folgende Farben für die Betriebsanweisung:

• Gelb oder Orange für Gefahrstoffe
• Blau für Maschinen, Arbeitsmittel und Geräte
• Grün für persönliche Schutzausrüstungen und biologische Arbeitsstoffe
• Rot für Instandhaltung und Reparatur

Ein farbiger Rahmen der Betriebsanweisung hat einige Vorteile:

• Er signalisiert, dass es sich bei dem vorliegenden Schriftstück um eine Betriebsanweisung handelt.
• Er sorgt dafür, dass Betriebsanweisungen auffallen.
• Er gibt dem Verfasser Hilfe bei der Strukturierung von Betriebsanweisungen.
• Er hilft, keinen Inhaltspunkt zu vergessen.

Betriebsanweisungen erstellen leicht gemacht – dank Muster oder Software

Mit Hilfe von Vorlagen oder gar ganzen Muster-Betriebsanweisungen fangen Sie bei der Erstellung nicht bei Null an und haben es einfacher. Noch leichter machen Sie es sich mit einer Software, die speziell für das Erstellen von Betriebsanweisungen konzipiert wurde.

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In den vorherigen Abschnitten haben Sie zahlreiche Tipps zur Erstellung von Betriebsanweisungen erhalten. Sie können Ihren Weg zur fertigen Betriebsanweisung jedoch abkürzen: Vorlagen bieten Ihnen wertvolle Anregung. Eine Auswahl an kostenlosen Vordrucken erhalten Sie in unserem Artikel Muster für Betriebsanweisungen.

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Wer unterschreibt Betriebsanweisungen?

Eine Unterschrift am Ende der Betriebsanweisung ist keine Pflicht. Dennoch unterschreiben einige Vorgesetzte das Dokument, um zu zeigen, wie wichtig es ist. Gleichzeitig machen Vorgesetzte so deutlich, dass sie hinter den Inhalten der Betriebsanweisung stehen und sich als Ansprechpartner bei Fragen zur Verfügung stellen. Außerdem können die Empfänger der Betriebsanweisung durch eine Unterschrift bestätigen, dass Sie die Inhalte zur Kenntnis genommen haben.

Wie bringe ich Mitarbeitenden die Betriebsanweisung näher?

Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung, wie Sie die Inhalte der Betriebsanweisung kommunizieren können: Sie sollten zum einen die Betriebsanweisung aushängen und zum anderen die Inhalte der Betriebsanweisung in einer Unterweisung vorstellen.

1. Betriebsanweisung aushängen oder aushändigen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Betriebsanweisung überreichen, können Sie den Empfang durch eine Unterschrift bestätigen lassen. Allerdings können Sie so dennoch nicht wissen, ob die Mitarbeiter die Betriebsanweisung wirklich lesen, den Inhalt verstehen und die Anweisungen in die Tat umsetzen wollen.

2. Betriebsanweisung in einer Unterweisung vorstellen

Sie können die Betriebsanweisung zur Grundlage einer Unterweisung machen, ihren Inhalt dort detailliert durchsprechen und das Verständnis abfragen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Betriebsanweisung erhalten, zur Kenntnis genommen und verstanden haben.

Wo müssen Betriebsanweisungen aushängen?

Machen Sie es ihren Mitarbeitern so leicht wie möglich und befestigen Sie den Aushang mit der Betriebsanweisung am besten in der Nähe ihres Arbeitsplatzes. Außerdem können Sie die Betriebsanweisung am schwarzen Brett oder in Gemeinschaftsräumen aushängen.

Wann müssen Sie die Betriebsanweisung aktualisieren?

Betriebsanweisungen gelten unbegrenzt lange. Trotzdem müssen Sie sie regelmäßig auf den neusten Stand bringen. In spezifischen Fällen sind Betriebsanweisungen auch für kurzzeitige Tätigkeiten denkbar, etwa für Instandsetzungs- oder Reinigungsarbeiten.

Am besten legen Sie direkt bei der Freigabe der Betriebsanweisung einen Termin zur regelmäßigen Überprüfung fest. Der Überprüfungstermin entbindet Sie jedoch nicht von der Pflicht die Betriebsanweisung unverzüglich anzupassen, wenn sich relevante Änderungen des Arbeitsmittels oder bei der Benutzung ergeben.

Der Termin dient dazu, dass Sie sich über Änderungen informieren und Punkte ergänzen, die durch Unachtsamkeit oder Unkenntnis nicht in die Betriebsanweisung geflossen sind. Solche Änderungen können betrieblich bedingt sein oder sich durch neue Gesetze und Regelwerke ergeben.

Betriebsanweisungen sind wichtiger Teil des Arbeitsschutzes

Fassen wir nochmals zusammen: Als wichtige Maßnahme im Arbeitsschutz haben Betriebsanweisungen die Aufgabe, die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer zu garantieren. Dazu regeln sie, wie Beschäftigte sich verhalten und wie sie mit Arbeitsmitteln und Arbeitsstoffen umgehen sollen.

Um gute Betriebsanweisungen zu erstellen, werfen Sie einen Blick in unsere kostenlosen Muster für Betriebsanweisungen. Oder greifen Sie auf unsere Software Muster-Betriebsanweisungen^plus zurück. Mit ihrer Hilfe können Sie die Betriebsanweisung bequem auf ihre Bedürfnisse anpassen.