BEM-Verfahren rechtssicher gestalten
Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin ist insgesamt länger als sechs Wochen in den vergangenen zwölf Monaten krank? Spätestens jetzt wird es Zeit, Ihrer gesetzlichen Pflicht nachzukommen und der betreffenden Person das Verfahren einer betrieblichen Wiedereingliederung (BEM-Verfahren) anzubieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Das Ziel dabei ist die Wiederherstellung, Erhaltung oder Förderung der Arbeitsfähigkeit.
Sichern Sie sich unbedingt den großen Vorteil eines rechtssicher durchgeführten BEM-Verfahrens:
Das große Thema „Datenschutz“ im BEM-Verfahren
Personenbezogene Gesundheitsdaten dürfen nur dann verarbeitet werden, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt. Eine solche stellt in der Regel die Einwilligung der betroffenen Beschäftigten dar. Sie muss schriftlich erfolgen und ist eigenhändig oder mit elektronischer Signatur zu unterschreiben. Die Einwilligungserklärung ist einzuholen, bevor mit der Datenverarbeitung begonnen wird. Ein Widerruf der Einwilligung, der zu jedem Zeitpunkt des BEM-Verfahrens erfolgen kann, führt zum unmittelbaren Stopp der Verarbeitung. Wichtig: Die Daten dürfen keinesfalls in der Personalakte gespeichert werden, vielmehr ist eine eigene BEM-Akte anzulegen.
Wichtig: Diagnosen müssen nicht offengelegt werden!
Beschäftigte, die einem BEM-Verfahren zustimmen, müssen keine Diagnosen oder Krankheitsursachen offenbaren. Auch besteht keine Pflicht, behandelnde Ärzte von ihrer Schweigepflicht zu entbinden.
Datensparsamkeit gilt auch im BEM-Verfahren
Die Speicherung personenbezogener Daten der betroffenen Beschäftigten ist auf das erforderliche Maß zu beschränken. Nicht erlaubt sind etwa detaillierte Listen über die Dauer und die Lage von Fehlzeiten, wenn es dafür keinen konkreten Anlass gibt. Jede Form der Verarbeitung – wozu auch die elektronische Erfassung der Daten gehört – muss einen Zweck für das BEM-Verfahren erfüllen, damit sie rechtmäßig ist.
Und wie sieht es mit der Löschung aus?
Gespeicherte personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, sobald sie für den Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind. Alternativ kann auf eine Löschung verzichtet werden, wenn eine Zuordnung der Daten zu den Betroffenen nicht mehr möglich ist. Wann eine BEM-Akte nach Abschluss eines BEM-Verfahrens gelöscht werden muss, ist nicht eindeutig festgelegt. Allerdings ist davon auszugehen, dass nach Ende des BEM-Verfahrens der Zweck der Datenverarbeitung hinfällig ist – und folglich gelöscht werden muss.
Viele Unternehmen haben dafür ein Löschkonzept entwickelt. In der Praxis hat es sich bewährt, BEM-Akten nach durchgeführtem Verfahren für drei Jahre aufzubewahren und dann zu löschen. Wird das BEM-Verfahren abgelehnt oder zu einem späteren Zeitpunkt widerrufen, sind die bis zu diesem Zeitpunkt verarbeiteten Daten unmittelbar zu löschen. Zu diesem Zweck werden Löschregeln aufgestellt: Sie beinhalten den Zeitraum, nach dessen Ablauf zu löschen ist (z.B. drei Jahre), sowie den Zeitpunkt, ab dem diese Frist zu laufen beginnt (z.B. Ende des BEM-Verfahrens).
Warum Unternehmen ein BEM-Verfahren nie einseitig beenden sollten
Ein BEM-Verfahren ist nur dann rechtmäßig verlaufen, wenn es rechtskonform beendet wurde. Dazu hat das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 18.11.2021, Az.: 2 AZR 138/21) entschieden, dass das Unternehmen ein BEM-Verfahren nicht einseitig beenden darf. Vielmehr ist dieses nur unter den folgenden Umständen abgeschlossen:
- Der oder die betroffene Beschäftigte einigt sich mit dem Arbeitgeber, dass der Suchprozess nicht weiter durchgeführt werden soll.
- Auch in diesem Fall müssen erst die weiteren beteiligten Stellen (z.B. Betriebsratsmitglieder, Inklusionsstellen) keine verfolgenswerten Ansätze für einen Suchprozess mehr sehen. Das Unternehmen gibt diesen Stellen mit Fristsetzung Gelegenheit, dazu Stellung zu nehmen.
- Ein durch eine Einladung gestartetes BEM-Verfahren gilt auch dann als abgeschlossen, wenn der oder die eingeladene Beschäftigte keine Zustimmung erteilt oder diese widerruft.
Die Beendigung der BEM-Maßnahme muss schriftlich in der BEM-Akte und im Maßnahmenplan festgehalten werden.
BEM-Daten dürfen nicht für eine krankheitsbedingte Kündigung verwendet werden!
Wenn das BEM-Verfahren abgeschlossen ist, ohne dass eine Verbesserung der Situation eintritt, möchten viele Betriebe das Arbeitsverhältnis krankheitsbedingt kündigen. Für diesen Zweck wurden jedoch die Daten des BEM-Verfahrens nicht erhoben und sie dürfen deshalb dafür auch nicht verwendet werden. Deshalb ist in der Kündigungsbegründung nur anzugeben, ob ein BEM-Verfahren durchgeführt wurde und, wenn nein, warum nicht. Ein Zugriff auf die Inhalte der BEM-Akte ist unzulässig.
